Межпортальные задачи и коллабы

«Межпортальные задачи и коллабы» связывает задачи двух порталов Битрикс24. Подрядчик, клиент или подразделения компании продолжают работать в своих порталах, а приложение создаёт связанные задачи и переносит поддерживаемые изменения в разрешённых направлениях.

Прямой доступ сотрудников к чужому порталу для этого не нужен. Администраторы определяют, какие задачи участвуют в обмене, кто отвечает за зеркальные задачи и можно ли передавать изменения от партнёра к клиенту.

Для кого подходит приложение

Приложение рассчитано на компании, которые ведут совместную работу на разных порталах Битрикс24:

• подрядчиков и клиентов;
• агентства и заказчиков;
• подразделения холдинга;
• команды, которым нельзя или неудобно выдавать сотрудникам доступ к чужому порталу.

Один портал может участвовать в нескольких связях. Настройкой занимается администратор, а сотрудники работают с обычными карточками задач своего портала.

Как выбираются задачи

Для каждой связи администратор выбирает один из двух режимов.

По проектам, рабочим группам и коллабам

На стороне партнёра и клиента сопоставляются нужные проекты, группы или коллабы. В обмен входят задачи выбранных областей.

По исполнителям

Задачи отбираются по назначенным ответственным, а не по авторам. На каждой стороне указываются наблюдаемые ответственные.

Для создаваемых зеркал можно выбрать группы-приёмники. Если группа-приёмник не указана, зеркало создаётся без проекта.

Что передаётся

Для связанных задач поддерживаются:

• название;
• описание;
• крайний срок;
• плановые даты начала и окончания;
• приоритет;
• теги;
• оценка времени.

Отдельно обрабатывается состояние задачи. Очистка поддерживаемого поля также считается изменением.

Файлы, прикреплённые к связанной задаче, копируются на другой портал. Для уже связанного файла обрабатываются изменение содержимого и переименование с учётом доступности файла и ограничений Битрикс24.

Из чата задачи передаются новые пользовательские сообщения, появившиеся после включения синхронизации. У копии сообщения указывается автор исходного текста, но приложение не входит на другой портал от имени этого сотрудника.

Направления обмена и назначение сотрудников

Перенос от клиента к партнёру работает после сохранения сопоставления и не зависит от переключателей обратного направления.

Для переноса от партнёра к клиенту предусмотрены два независимых переключателя:

• «С партнёра: менять задачу» разрешает передачу задач, поддерживаемых полей и файлов;
• «С партнёра: чат задачи» разрешает передачу новых пользовательских сообщений.

Для каждой стороны можно выбрать ответственного и постановщика зеркальных задач. Дополнительно настраиваются персональные пары сотрудников двух порталов. Персональная пара имеет приоритет над назначением по умолчанию.

Это правило применяется при создании зеркала. Приложение не синхронизирует учётные записи, оргструктуру или права сотрудников между порталами.

Как настраивается связь

1. Установите приложение на оба портала.
2. На портале партнёра откройте «Партнёрский раздел» и создайте ключ приглашения.
3. Передайте ключ администратору клиента.
4. На портале клиента откройте «Клиентский раздел», введите ключ и нажмите «Активировать».
5. На стороне партнёра выберите связь, режим отбора, направления обмена и правила назначения.
6. Сохраните сопоставление и проверьте состояния подписок на события обоих порталов.

Ключ одноразовый и действует до указанного в приложении времени. Одна активация ключа ещё не запускает обмен: необходимо сохранить сопоставление задач.

Подробная настройка и проверка описаны в инструкции по установке.

Что даёт приложение

• Сотрудникам не приходится вести одну задачу вручную на двух порталах.
• Каждая команда остаётся в привычном интерфейсе своего Битрикс24.
• Область обмена ограничивается выбранными проектами или ответственными.
• Зеркальные задачи получают заранее настроенных ответственных и постановщиков.
• Поддерживаемые поля, файлы и новые сообщения не нужно пересылать вручную.

Что происходит при выходе задачи из выбранной области

Если задача выходит из выбранного проекта или её ответственный перестаёт входить в список наблюдаемых, обмен для этой пары останавливается после обработки изменения. Связанная задача получает заметную пометку об остановке синхронизации.

Если исходная задача снова входит в выбранную область и обе связанные задачи доступны, приложение продолжает работу с прежней парой. Новое зеркало для этого создавать не нужно.

Удаление задачи не удаляет автоматически её копию с другого портала.

Реальные ограничения

Синхронизация находится в бета-версии и выполняется с задержкой. Время обработки зависит от работы обоих порталов и фоновых процессов. Кнопка «Обновить» запускает проверку сопоставления, но не гарантирует немедленную доставку каждого изменения.

Приложение должно быть установлено и активно на обоих порталах. Для чтения задач, файлов и сообщений нужны действующая авторизация и права соответствующих пользователей.

Приложение не переносит все поля и сущности задачи. В частности, не заявлена поддержка чек-листов, наблюдателей и соисполнителей.

Не следует одновременно редактировать одну задачу на обоих порталах, если важно сохранить обе версии текста. Более поздно обработанное изменение может заменить другое, но строгий порядок авторов при совпавших или отсутствующих временных отметках не гарантируется.

Для файлов действуют ограничения доступов, размеров и типов вложений. Если порядок одновременных редакций нельзя надёжно определить, автоматическое обновление файла может остановиться. Содержимое двух редакций не объединяется.

Отсоединение файла от задачи не удаляет его копию на другой стороне. Приложение не должно прикреплять отсоединённый файл повторно, но удалять копии нужно отдельно на каждом портале.

Для переписки действуют следующие ограничения:

• старая история не импортируется;
• правка исходного сообщения не меняет доставленную копию;
• удаление исходного сообщения не удаляет копию;
• системные сообщения о действиях с задачей не передаются;
• ответ может быть доставлен как обычное сообщение без связи с исходным сообщением.

Очистка конфигурации приложения удаляет его настройки и сопоставления, но не удаляет уже созданные в Битрикс24 задачи, сообщения и файлы.

Частые вопросы

Нужен ли сотрудникам доступ к чужому порталу?

Нет. Сотрудники работают с задачами своего портала. При этом у них должны быть права на соответствующие задачи, файлы и чаты на своей стороне.

Можно ли синхронизировать задачи без проекта?

Да. В режиме «По исполнителям» задачи отбираются по назначенным ответственным. Если группа-приёмник не выбрана, зеркальная задача создаётся без проекта.

Отбор в режиме «По исполнителям» выполняется по автору задачи?

Нет. Учитывается назначенный ответственный. Смена ответственного может вывести задачу из области обмена или вернуть её в эту область.

Передаются ли состояние и приоритет?

Приоритет входит в список поддерживаемых полей. Состояние задачи обрабатывается отдельно.

Какие сообщения увидит другая сторона?

Новые пользовательские сообщения, появившиеся после включения синхронизации. Старая история, последующие правки, удаления и системные сообщения не переносятся. Связь ответа с исходным сообщением может отсутствовать.

Что произойдёт после выхода задачи из выбранного проекта?

Обмен остановится после обработки изменения. Если задача вернётся в выбранную область и обе её копии доступны, приложение продолжит прежнюю пару.

Что останется после удаления приложения с полной очисткой?

Настройки и сопоставления приложения будут удалены. Задачи, сообщения и файлы, уже созданные в Битрикс24, останутся на своих порталах.

Документы

Лицензионное соглашение: https://s-webs24.ru/legal/eula/b2btasks/

Политика конфиденциальности: https://s-webs24.ru/legal/privacy/b2btasks/