Вернуться к статьям Когда подрядчик работает на своём портале, а клиент ставит задачи на другом, проекты не всегда подходят для отбора нужного потока. У клиента задачи могут создаваться без проектов, храниться в общем проекте или смешиваться с работой внутренних сотрудников. В таком случае границей обмена становится назначенный ответственный: задачу поручили выбранному исполнителю, и для неё создаётся связанная карточка на втором портале.
Этот режим доступен в приложении «Межпортальные задачи и коллабы». Оно связывает задачи двух отдельных порталов Битрикс24. Приложение должно быть установлено и оставаться активным на обеих сторонах. Сначала клиент активирует одноразовый ключ приглашения, затем партнёр сохраняет сопоставление и правила. Активация ключа сама по себе обмен задачами не запускает.
Режим подходит, когда состав работ зависит от исполнителя, а не от места, где хранится задача. До настройки стоит определить список ответственных, назначение зеркальных карточек и порядок действий при переназначении задачи.
Как работает синхронизация задач по ответственным в Битрикс24
В настройке выбирают сотрудников исходного портала, чьи задачи входят в область обмена. Отбор идёт по назначенному ответственному в карточке задачи. Автор, постановщик и участники не включают задачу в обмен сами по себе.
Руководитель может поставить задачу сотруднику отдела, но она останется на исходном портале, если этого сотрудника нет в списке. И наоборот: задача попадёт в обмен, если её автор не участвует в настройке, но ответственным назначен выбранный исполнитель.
Для новой задачи в разрешённой области приложение создаёт связанную задачу на втором портале. Это две отдельные карточки, а не общий доступ к чужому порталу. Каждый участник работает в обычной задаче своего Битрикс24 и в рамках прав, настроенных на его стороне.
Стандартный набор передаваемых данных включает:
- название и описание;
- крайний срок, плановые даты начала и окончания;
- приоритет, теги и оценку времени.
Очистка поддерживаемого значения тоже считается изменением и может передаться в связанную карточку. Состояние задачи обрабатывается отдельно, поэтому его поведение лучше проверить при тестовой настройке.
Правило отбора задач по ответственным в Битрикс24
Список ответственных задаёт границу обмена, но не определяет, кто станет ответственным в зеркальной задаче. Это разные настройки.
Для каждой стороны можно указать ответственного и постановщика по умолчанию. Если настроена персональная пара сотрудников, при создании зеркала применяется она, а не значение по умолчанию. Такое сопоставление не связывает учётные записи, оргструктуру и права пользователей двух порталов.
Что попадает в обмен задач по ответственным
В обмен входят новые задачи, у которых назначенный ответственный есть в выбранном списке. Добавление сотрудника в настройку не означает, что все его старые задачи автоматически получат зеркала. Проверять правило лучше на новой тестовой задаче после сохранения сопоставления.
Отбор по ответственному не переносит всю карточку без ограничений. Пользовательские поля сопоставляют вручную между порталами. До запуска нужно проверить типы полей и права доступа. Наблюдателей, соисполнителей, чек-листы и другие элементы не стоит считать частью обмена, пока это не подтверждено конкретной настройкой и тестом.
Файлы, прикреплённые к связанной задаче и доступные приложению, могут копироваться на другой портал. На передачу влияют права, размер, тип и доступность файла. Если удалить файл из одной карточки, его копия во второй не удаляется.
После включения соответствующего разрешения передаются новые пользовательские сообщения из чата связанной задачи. Старая история не загружается. Системные сообщения не передаются, а правка или удаление уже отправленной реплики не меняет её копию на втором портале.
Проект-приёмник для задач по ответственным в Битрикс24
На исходном портале задача может быть без проекта. Проект нужен только для размещения зеркальных карточек на втором портале. Если указать проект-приёмник, все задачи, прошедшие отбор по выбранным ответственным, будут создаваться в нём.
Такой проект помогает отделить внешний поток от внутренних задач партнёра. В нём можно настроить права и рабочее представление списка. При этом проект-приёмник не влияет на отбор у клиента: задача может находиться в любом проекте или быть созданной без него, если её ответственный входит в список.
Если проект-приёмник не указан, зеркало создаётся без проекта. Этот вариант подходит для небольшого потока, который команда ведёт в общем списке задач. До запуска стоит решить, как исполнители будут находить такие карточки: по ответственному, тегу или сохранённому фильтру.
Типовой сценарий: обращения без проектов
Условная сервисная компания принимает обращения в задачах без проектов. Часть задач назначают координатору подрядчика, остальные остаются у внутренней поддержки. В настройку включают только координатора. Новые задачи с этим ответственным создают зеркала на портале подрядчика, а обращения внутренней поддержки остаются у клиента. На стороне подрядчика карточки размещаются в проекте-приёмнике «Внешние обращения».
Типовой сценарий: один общий проект для разных исполнителей
Условный производитель ведёт запросы в одном проекте, где работают бухгалтерия, закупки и внешний специалист. Отбор проекта целиком дал бы лишние задачи. В список добавляют внешнего специалиста и его резервного коллегу. Зеркало создаётся только после назначения одному из них, независимо от автора и раздела общего проекта.
Типовой сценарий: диспетчер переназначает обращение
В условной управляющей компании обращения сначала поступают диспетчеру, затем он распределяет их между внутренней службой и внешним исполнителем. Пока ответственным остаётся диспетчер, задача не входит в обмен. После назначения внешнему исполнителю она попадает в правило и получает связанную карточку на втором портале. После обработки изменения обмен останавливается, если задачу передают внутреннему сотруднику вне списка.
Типовой сценарий: несколько клиентских порталов
Условное агентство работает с несколькими самостоятельными порталами Битрикс24. Для каждого клиента создают отдельную связь и отдельный список выбранных ответственных. Зеркальные задачи направляют в разные проекты-приёмники на портале агентства. Потоки не смешиваются, хотя один координатор может участвовать в нескольких из них.
Выход задачи из области синхронизации
Задача выходит из области обмена, когда её ответственным назначают сотрудника, которого нет в списке. После обработки этого изменения синхронизация существующей пары останавливается. В зеркальной карточке появляется заметная пометка, чтобы исполнитель не продолжал считать её активным каналом работы.
Остановка обмена не удаляет вторую задачу. Обе карточки сохраняются, но изменения между ними не передаются, пока исходная задача находится вне разрешённой области. Если на втором портале продолжить работу в зеркале, эти действия не вернутся автоматически на исходную сторону.
Смена автора, постановщика или проекта сама по себе не выводит задачу из режима. Значение имеет только назначенный ответственный. Это стоит закрепить в рабочем регламенте: кто имеет право переназначать такие задачи и где команда продолжает работу после остановки обмена.
Пример процесса: передача внутренней команде
В условной организации внешнему подрядчику поручили подготовить материал, затем задачу передали внутренней редакции. Диспетчер назначает ответственным сотрудника, которого нет в списке. Связь пары останавливается, обе карточки остаются в истории. Внутренняя команда продолжает работу на своём портале.
Возврат задачи в область синхронизации
Если задачу снова назначить сотруднику из выбранного списка, она возвращается в разрешённую область. При доступности обеих карточек приложение продолжает обмен по прежней паре и не создаёт новую зеркальную задачу.
Изменения, сделанные в период остановки обмена, автоматически не объединяются. Если обе команды одновременно редактировали одно поле, более поздно обработанное изменение может заменить другое. Для задач, которые регулярно переходят между внутренними и внешними исполнителями, лучше заранее назначить рабочую карточку на каждый этап.
Пример процесса: возврат внешнему исполнителю
В условной компании согласование временно ведёт внутренний менеджер. Его назначают ответственным, и обмен останавливается. После согласования задачу возвращают внешнему дизайнеру из списка. Если доступны обе связанные карточки, продолжается прежняя связь. Новая задача на портале дизайнера не появляется.
Что проверить перед запуском
Начните с карты ролей. В ней достаточно указать сотрудников, чьи задачи должны переходить между порталами, а также ответственных и постановщиков для зеркальных карточек. Если персональные пары не настроены, приложение использует значения по умолчанию. У этих сотрудников должны быть нужные доступы к проекту-приёмнику, если он выбран.
Затем создайте новую тестовую задачу. Заполните название, описание, срок, плановые даты, приоритет, теги и оценку времени. Если в процессе используются пользовательские поля, вручную настройте соответствия и проверьте доступы. Тест должен включать весь маршрут: задача входит в область, выходит из неё после смены ответственного и возвращается обратно.
Отдельно согласуйте работу с файлами и перепиской. В чат связанной задачи передаются только новые пользовательские сообщения после включения разрешения. История до включения, системные сообщения, правки и удаления ранее отправленных реплик не синхронизируются. Исправленный текст лучше отправлять новым сообщением.
В карточке сопоставления можно проверить состояние связи обеих сторон и повторить привязку. Ручная проверка помогает контролировать сопоставление, но не гарантирует немедленную доставку каждого изменения: синхронизация находится в бета-версии и может работать с задержкой.
Частые вопросы о синхронизации задач по ответственным в Битрикс24
- Попадёт ли задача в обмен, если её автор есть в списке?
Нет. Отбор идёт по назначенному ответственному. Если автор входит в список, а ответственным указан другой сотрудник вне списка, задача не получит зеркало по этому правилу.
- Нужен ли проект на портале клиента?
Нет. Исходная задача может быть создана без проекта. Проект-приёмник при необходимости указывают только для зеркальных задач на втором портале.
- Что будет при назначении ответственного вне списка?
Пара задач сохранится, но обмен остановится после обработки изменения. В зеркале появится пометка. Ни одна из задач автоматически не удаляется.
- Появится ли новая зеркальная задача после возврата ответственного в список?
Нет, если доступны обе карточки связанной пары. Обмен продолжится между прежними задачами. Если одна из карточек удалена или недоступна, такой сценарий нужно проверить отдельно.
- Можно ли автоматически перенести все пользовательские поля?
Нет. Для нужных полей настраивают соответствия вручную. Перед запуском проверяют совместимость типов полей и права сотрудников на оба поля.
- Передаётся ли чат задачи?
Передаются новые пользовательские сообщения из чата связанной задачи после включения соответствующего разрешения. Старая история не переносится. Изменение или удаление исходного сообщения не меняет уже доставленную копию.
Когда выбирать синхронизацию задач по ответственным вместо проекта
Режим по ответственным подходит подрядчикам, агентствам и внутренним сервисным командам, когда внешний поток определяется конкретными исполнителями, а не структурой проектов. Он не подходит, если один сотрудник ведёт и внешние, и полностью внутренние задачи, а различить их можно только по теме. В такой ситуации нужен другой критерий области или отдельный организационный маршрут.
При сравнении с нативными сценариями Битрикс24 учитывайте актуальную модель: группы, коллабы и проекты объединены в формат «Проекты AI»; для нового сценария внешней совместной работы используют проект с гостями, а экстранет относится к наследуемым решениям.
Выбор между этим режимом, проектом с гостями и существующим экстранетом разобран в материале «Синхронизация задач в коллабах: теперь и в новых рабочих пространствах Битрикс24». Общий обзор обмена — в статье «Синхронизация задач между порталами Битрикс24».
Перед запуском проверьте список ответственных, правила создания зеркал, доступы к проекту-приёмнику и маршрут тестовой задачи со сменой ответственного. Отдельно договоритесь, в какой карточке команда работает во время выхода задачи из области и после возврата.