Вернуться к статьям Подрядчику нужны внутренние обсуждения, а клиенту — понятная постановка, срок и результат. Если поместить всё в одну синхронизируемую задачу, граница между этими видами работы исчезнет: новая реплика или изменение поддерживаемого поля может уйти на другую сторону.
В «Межпортальных задачах и коллабах» область обмена определяется выбранными проектами, группами, коллабами или ответственными. Поэтому разделение внешней и внутренней работы начинается со структуры задач и настроек, а не с надежды, что приложение распознает конфиденциальную фразу.
Разделите результат и способ его получения
Общая задача описывает то, что стороны согласовали: ожидаемый результат, исходные материалы, срок и порядок проверки. Внутренняя задача подрядчика описывает организацию исполнения: декомпозицию, технические варианты, загрузку специалистов и внутреннюю проверку.
Например, клиент просит добавить форму заявки. В общей задаче находятся требования к полям, макет и критерии приёмки. Во внутренней работе команда обсуждает архитектуру, распределяет этапы и проверяет изменения. Это условная схема: внутренние карточки создаются и ведутся командой, приложение не формирует их автоматически.
| Материал | Где хранить |
|---|---|
| Согласованное описание результата | В общей задаче |
| Вопрос, требующий ответа клиента | В чате общей задачи, если разрешён обмен |
| Внутренняя оценка и распределение нагрузки | В отдельной внутренней задаче |
| Рабочие гипотезы, не предназначенные клиенту | Внутри команды вне области обмена |
| Готовый результат и пояснения | В общей задаче после внутренней проверки |
Как организовать область обмена
При работе по проектам удобно выделить проект для совместных поручений, а внутренние задачи вести в другом. Администратор сопоставляет только область, которую стороны действительно хотят обменивать. Права внутри каждого проекта проверяются отдельно средствами своего портала.
В режиме «По исполнителям» одного разделения проектов недостаточно. Если внутреннюю задачу назначить наблюдаемому ответственному, она может попасть в область обмена независимо от проекта. Поэтому перед запуском составьте несколько примеров внутренних и внешних задач и проверьте, как на них действует выбранное правило отбора.
Если для одного сотрудника постоянно смешиваются клиентская и внутренняя работа, оцените, удобнее ли ограничить обмен конкретными проектами. Режим нужно выбирать под реальную организацию работы, а не по количеству настроек на экране.
Почему нельзя считать часть общего чата закрытой
Приложение передаёт новые пользовательские сообщения в разрешённых направлениях. Оно не определяет адресата по смыслу и не превращает пометку «для своих» в настройку доступа. Внутренний комментарий, отправленный в общий чат, уже находится не в том месте.
Удаление или правка исходного сообщения не означает удаления или исправления доставленной копии. Если информация ушла ошибочно, остановите дальнейшую передачу по принятому в компании порядку и согласуйте действия со второй стороной. Не рассчитывайте исправить ситуацию незаметным редактированием старой реплики.
Проверка перед рабочим запуском
Создайте две учебные карточки без клиентских данных: внешнюю в области обмена и внутреннюю вне неё. Проверьте появление связанной внешней задачи, отсутствие передачи внутренней и направления новых сообщений. Повторите проверку после изменения наблюдаемых ответственных или структуры проектов.
Затем закрепите короткое правило для команды: «Сначала определяем, предназначено ли сообщение другой компании; после этого выбираем карточку». Такое правило понятнее длинного списка запретов и применяется до отправки.
Сотрудники обеих компаний продолжают работать в своих Битрикс24, но это не отменяет проверки прав внутри каждого портала. Сравнение вариантов организации общей работы есть в материале про коллабу, экстранет и межпортальные задачи, а поддерживаемые режимы отбора — на странице приложения.