Вернуться к статьям Команды часто приходят к межпортальному обмену уже с открытыми задачами: заказчик ведёт свой список, подрядчик — свой, а менеджер переносит уточнения вручную. Переключить весь этот процесс одним действием рискованно. Часть карточек соответствует друг другу, часть относится к внутренней работе, а некоторые давно потеряли актуальность.
Переход на «Межпортальные задачи и коллабы» лучше начинать с инвентаризации и небольшой проверяемой группы задач. Приложение передаёт поддерживаемые изменения связанных карточек, но не должно восприниматься как автоматический поиск и объединение всех накопленных дублей.
Сначала составьте таблицу открытых работ
Для каждой актуальной работы запишите название, ответственных и номера карточек на обеих сторонах. Не пытайтесь сопоставлять их только по похожим заголовкам: две задачи «Правки сайта» могут относиться к разным результатам.
| Ситуация | Что сделать до перехода |
|---|---|
| Карточки есть на двух порталах | Проверить, что это одна работа, и согласовать содержание |
| Карточка есть только у клиента | Определить, должна ли она войти в область автоматического обмена |
| У подрядчика только внутренняя задача | Оставить её вне общей области, при необходимости выделить внешнее поручение |
| Работа уже завершена | Решить, нужен ли её перенос вообще |
| Данные противоречат друг другу | Сначала согласовать актуальный срок, описание и результат |
Таблица нужна для организации перехода. Она не загружается в приложение как универсальный файл миграции.
Выберите область пилота
Возьмите один понятный проект либо ограниченный список ответственных. Избегайте старта со всей компанией: при широком отборе сложнее отделить ошибку настройки от неоговорённого рабочего процесса.
Проверьте назначения зеркальных задач и направления. Если клиент ставит поручения, а подрядчик отвечает в чате и прикладывает результат, нужны разрешения для соответствующих обратных действий. Одной связи порталов без сохранённого сопоставления недостаточно.
Разберите уже созданные пары
В версии с ручным связыванием можно соединить две существующие карточки по ID. Перед этим обе задачи должны входить в выбранную область, быть доступны и не участвовать в конфликтующей связи. Подробные действия приведены в инструкции ручного связывания.
Сохраните важные расхождения отдельно и согласуйте итоговую постановку до включения обмена. Не рассчитывайте, что два разных описания автоматически объединятся. Старую историю чатов также не следует обещать участникам как перенесённую: рабочие договорённости, нужные дальше, повторите в актуальном описании или новом сообщении.
Установите момент прекращения ручного копирования
Главная опасность перехода — два параллельных процесса. Приложение переносит изменение, а менеджер в то же время создаёт ещё одну копию «для надёжности».
Для каждой проверенной пары договоритесь: с этого момента поддерживаемые изменения идут через приложение. Если результат задерживается, сотрудник проверяет связь и сообщает ответственному, но не создаёт новую карточку самостоятельно. Временное ручное действие при сбое должно быть согласовано и отмечено, чтобы после восстановления не возникло двойной работы.
Как принять пилот
Проверьте создание новой задачи, изменение одного поля, новое сообщение в каждом разрешённом направлении и открытие файла на второй стороне. Убедитесь, что сотрудники работают в правильных карточках и понимают, кто меняет срок.
Затем сравните список пилота с фактическими парами. Если есть лишняя карточка, выясните её происхождение до удаления. Старые задачи и файлы не исчезают автоматически от изменения конфигурации приложения.
Расширяйте обмен постепенно
Добавляйте следующую область после того, как первая прошла проверку и команда перестала поддерживать её вручную. Для каждого расширения повторяйте проверку отбора и назначений. В режиме по ответственным особенно важно учитывать задачи без проекта.
Переход завершён, когда у каждой общей работы есть понятная пара и один согласованный способ передачи изменений. Актуальные границы обмена и требования к установке описаны на странице приложения.