Вернуться к статьям Сотрудник уходит в отпуск или передаёт дела, и руководитель меняет ответственного в задачах. Для обычной работы этого может быть достаточно, но в межпортальном обмене назначение иногда участвует ещё и в отборе карточек. Поэтому смену человека нужно проверить вместе с настройками синхронизации.
В «Межпортальных задачах и коллабах» есть режим по проектам и режим по выбранным ответственным. Их поведение при передаче дел различается.
Определите, почему задача участвует в обмене
Если задача входит в сопоставленный проект, проверяйте её принадлежность проекту и права нового участника. Если обмен настроен по исполнителям, проверьте список наблюдаемых ответственных. Переназначение на человека вне этого списка может вывести карточку из области обмена.
Не делайте вывод по названию проекта или старому сообщению. Администратор должен посмотреть действующее сопоставление конкретной пары порталов.
| Ситуация | Что проверить |
|---|---|
| Отбор по проекту | Задача осталась в нужной области, новый сотрудник имеет доступ |
| Отбор по ответственным | Новый ответственный входит в выбранный список |
| Есть персональная пара | Она соответствует будущим назначениям на другой стороне |
| Используется назначение по умолчанию | Оно больше не направляет новые карточки отсутствующему сотруднику |
Подготовьте список передаваемых работ
Соберите открытые общие задачи, ближайшие сроки, ожидаемые ответы и результаты, которые ещё нужно принять. Для каждой укажите нового владельца работы. Отдельно отметьте задачи, в которых другой портал должен продолжать получать обновления.
Передача дел не равна массовой смене всех настроек приложения. Если сотрудник временно отсутствует, часть соответствий может оставаться прежней, а рабочую ответственность команда организует иначе. Выберите схему заранее и проверьте её влияние на отбор.
Согласуйте назначения с другой стороной
Новому ответственному нужно знать, с кем общаться у клиента или подрядчика. Отправьте понятное уведомление в общей задаче: кто принимает работу, с какого момента и есть ли изменения в сроках.
Если новое сообщение должно уйти от партнёра клиенту, для этого направления должен быть разрешён чат задачи. Простое изменение имени ответственного не заменяет организационного уведомления.
Персональные пары сотрудников используются для назначения создаваемых зеркал и имеют приоритет над значениями по умолчанию. Изменение пары не следует считать автоматическим переназначением всего накопленного списка задач. Уже существующие карточки нужно проверить отдельно.
Проверьте одну задачу до массовой передачи
- Выберите несрочную задачу с понятной связанной карточкой.
- Проверьте доступы нового сотрудника и действующее правило отбора.
- Выполните согласованное переназначение.
- Убедитесь, что задача остаётся в области обмена.
- Проверьте одно новое поддерживаемое изменение и сообщение в нужном направлении.
После этого можно повторить действия для остальных работ. Если задача получила пометку об остановке синхронизации, не создавайте новую копию до проверки причины.
Если обмен уже остановился
Проверьте, не оказался ли новый ответственный вне наблюдаемого списка. Если задача возвращается в выбранную область и обе карточки доступны, приложение может продолжить прежнюю пару. Подробнее это поведение разобрано в материале о выходе и возврате задачи.
Права пользователей, учётные записи и оргструктура между порталами не синхронизируются. Если новый сотрудник не может открыть файл или карточку, соответствующий администратор проверяет доступы на своей стороне.
Закрепите владельца настроек
Перед завершением передачи дел проверьте назначения для новых задач, персональные пары и контакты поддержки. Не оставляйте настройку только в памяти уходящего сотрудника.
Приложение не является автоматическим сервисом замещения на время отпуска. Оно помогает продолжать обмен, если область и назначения соответствуют новой схеме работы. Актуальные режимы описаны на странице «Межпортальные задачи и коллабы».