Вернуться к статьям Когда заказчик и исполнитель ведут связанную задачу на разных порталах Битрикс24, в ней появляются сметы, макеты, технические задания, договорные материалы и результаты работ. Кажется логичным, что файл из одной карточки будет доступен во второй. Однако прикрепление, доставка копии, отсоединение и удаление — разные действия с разными последствиями.
Приложение «Межпортальные задачи и коллабы» передаёт вложения связанных задач на другой портал, если файл доступен приложению. Общего Диска при этом не возникает: на каждой стороне остаётся своя карточка задачи и своя копия вложения. Связь задач сама по себе не выдаёт пользователям доступ ко всему чужому порталу.
Такой порядок подходит, когда внешнему участнику нужен материал по конкретной работе, а доступ к проектам, папкам и другим задачам второй организации не требуется. До запуска стоит договориться, кто прикладывает итоговую версию, где лежит исходник и как отзывают устаревшие документы.
Как копируются файлы в межпортальных задачах
Вложение, добавленное к связанной задаче и доступное приложению, копируется в задачу-зеркало на другом портале. Получатель открывает документ в привычной карточке своей задачи. Ему не нужно искать его на чужом Диске или запрашивать доступ к папкам другой организации.
Копирование создаёт две самостоятельные копии. Одна остаётся в исходной задаче, другая — в зеркальной. Отсюда следуют несколько правил:
- приложение проверяет права на исходный файл до передачи; если доступа нет, копия на втором портале не появится;
- размер и тип вложения тоже влияют на передачу; связь задач не отменяет эти ограничения;
- файл передаётся только в рамках конкретной пары задач, а не открывает пользователю чужой Диск;
- копия нужна для работы по задаче, а не для создания общего архива документов между организациями.
Типовой сценарий: подрядчик прикладывает PDF с согласованным макетом. После доставки клиент видит файл в своей задаче и передаёт его на внутреннее согласование. Связь задач не открывает сотрудникам клиента папку подрядчика и остальные документы его портала автоматически; фактическая видимость зависит от настроенных прав.
При выборе области обмена имеет значение и содержание вложений. Если в задаче могут оказаться документы для ограниченного круга лиц, порядок работы с ними лучше определить до создания связей. В актуальном интерфейсе Битрикс24 группы, коллабы и проекты объединены в формат «Проекты AI». Для нового сценария совместной работы используют проект с гостями; существующие экстранет-группы продолжают работать, но новые создавать нельзя. Межпортальные задачи отличаются тем, что связывают карточки на двух самостоятельных порталах, а не добавляют внешнего участника в пространство одного портала.
Доступность файлов задачи и ограничения Диска Битрикс24
Часто проблема связана не с задачей, а с доступностью конкретного вложения. Пользователь видит документ в своей карточке, но для копирования этого недостаточно: в момент обработки файл должен быть доступен приложению.
Перед запуском проверьте не только права сотрудников на задачу, но и способ добавления документов. Вложение из личного или закрытого пространства с ограничениями нужно проверить отдельно. Для теста берут обычные форматы команды: документы, PDF, архивы, изображения, видео.
Ограничения по размеру и типу не исправляются настройкой связи. Если команда работает с крупными материалами, порядок передачи лучше согласовать заранее: подготовить документ допустимого размера или использовать другой утверждённый канал там, где вложение задачи не проходит условия.
Условная ситуация: агентство передаёт комплект исходных материалов. Несколько документов доставляются, а один крупный файл — нет. Появление части комплекта не подтверждает передачу всех вложений. Ответственному нужно проверить именно отсутствующий файл и согласованный способ его передачи.
Другая ситуация возникает с документом, который видит ограниченная группа сотрудников. Задача попадает под правило обмена, но вложение недоступно приложению. Вторая сторона продолжает работу без него, пока владелец файла не проверит права и не добавит материал допустимым способом.
Повторная доставка файлов между порталами Битрикс24
Передача вложений работает с задержкой. Поэтому не стоит использовать её как единственный способ отдать файл непосредственно перед встречей или сроком согласования. После прикрепления проверьте зеркальную карточку: появился ли документ и открывается ли он у получателя.
Если копии нет, проверка идёт по порядку:
- Убедиться, что задачи образуют связанную пару и передача файлов разрешена в нужную сторону.
- Проверить, остаётся ли исходная задача в области обмена: в выбранном проекте, рабочей группе, существующей коллабе (прежнем формате рабочего пространства) или списке ответственных.
- Проверить доступ к файлу, его размер и тип.
- Открыть карточку сопоставления, посмотреть состояние связей на обеих сторонах и при необходимости повторить привязку.
- Снова открыть зеркальную задачу и проверить результат там.
Ручное обновление проверяет сопоставление, но не обещает немедленную доставку каждого изменения. Не нужно прикреплять один и тот же файл много раз подряд в надежде ускорить передачу: это усложнит проверку результата и работу с версиями.
Типовая проверка выглядит так: специалист добавил техническое задание, но заказчик не видит его в зеркале. Администратор подтверждает направление обмена и принадлежность задачи к разрешённой области, затем проверяет права на вложение и состояние привязки. После этого он смотрит, появилась ли копия на втором портале.
Обмен по существующей паре может остановиться, если задача вышла из выбранного проекта или назначенный ответственный перестал входить в наблюдаемый список. В зеркальной карточке появляется заметная пометка. Когда задача возвращается в разрешённую область и обе карточки доступны, приложение продолжает работу с прежней парой. Файлы, добавленные во время остановки, лучше контролировать отдельно.
Отсоединение файла в задаче Битрикс24 не удаляет копию
Если отсоединить вложение в исходной задаче, файл не исчезнет из зеркальной. На другом портале уже лежит отдельная копия. Она останется в карточке, пока пользователь с нужными правами не удалит или не отсоединит её на своей стороне.
Условная ситуация: сотрудник приложил промежуточную версию сметы, а затем убрал её из своей задачи. У заказчика эта версия может сохраниться. Когда документ нельзя использовать дальше, недостаточно убрать его с одной стороны: ответственный открывает обе карточки и выполняет нужное действие в каждой.
То же относится к самим задачам. Удаление одной карточки или потеря доступа к ней не удаляют автоматически её пару на другом портале. Связанные задачи не подходят для централизованного удаления документов.
Для рабочих материалов стоит зафиксировать понятный порядок:
- исходником считают документ в заранее определённом месте, а вложение задачи используют для передачи участникам;
- итоговый файл называют так, чтобы его можно было отличить от черновика;
- при отзыве ошибочного или чувствительного документа проверяют обе связанные задачи;
- копию удаляет сотрудник, у которого есть права на соответствующем портале;
- повторное прикрепление файлов с одинаковыми названиями не заменяет историю версий.
Параллельные редакции файлов на двух порталах
После копирования файл можно скачать, изменить и прикрепить обратно. Содержимое параллельных редакций не объединяется автоматически. Если два человека редактировали документ независимо, итоговую версию должна собрать команда, а не задача.
Типовой сценарий: клиент правит таблицу в файле, полученном в зеркальной карточке, а исполнитель одновременно меняет исходный вариант. На порталах появляются разные редакции. Нужен заранее согласованный порядок: кто собирает замечания, кто выпускает итоговый документ, какой файл отправлен на согласование.
Для материалов с правками подходит правило одного редактора. Заказчик оставляет замечания в задаче, а исполнитель вносит их в документ и прикладывает новую версию с датой или номером. Если редактирование нужно обеим сторонам, заранее назначают владельца финальной сборки и фиксируют в задаче статус каждой версии.
Передача вложения не переносит историю работы над документом. Межпортальная задача передаёт копию для конкретного процесса. Для совместного редактирования, хранения версий и доступа к чувствительным материалам нужен отдельный рабочий порядок.
Направление передачи файлов между порталами Битрикс24
Направление обмена определяет, где появится копия. После сохранения сопоставления действует передача клиент → партнёр. Обратное направление, партнёр → клиент, настраивается отдельно, включая разрешение на файлы. Созданная связь не всегда означает, что вложения ходят в обе стороны.
Правила одностороннего и двустороннего обмена задачами подробно разобраны в статье «Синхронизация задач между порталами Битрикс24». Для вложений этот выбор нужно проверить отдельно: направление не отменяет ограничений доступа и не превращает два портала в единый файловый контур.
Условная ситуация: клиент отправляет исполнителю фотографии объекта, а исполнитель должен вернуть акт и итоговый файл. При разрешении только клиент → партнёр фотографии могут быть доступны исполнителю, но его вложения не появятся у клиента. Оба потока стоит проверить на тестовой задаче до начала работы.
Полезно заранее записать, какие материалы передаются в каждую сторону и кто подтверждает доставку. Это снижает риск, что участники посчитают файл отправленным только потому, что он появился в исходной карточке.
Частые вопросы о файлах и вложениях между порталами
- Копируются ли все файлы из связанной задачи Битрикс24?
Копируются вложения, доступные приложению и проходящие ограничения по правам, размеру, типу и доступности. Набор форматов, с которыми работает команда, стоит проверить на тестовой задаче.
- Получит ли получатель доступ к Диску другого портала Битрикс24?
Нет. Получатель работает с копией в своей задаче. Связь задач не выдаёт права на папки, документы и другие задачи второго портала.
- Удалится ли файл у партнёра, если отсоединить его в исходной задаче?
Нет. Отсоединение на одной стороне не удаляет уже доставленную копию на другой. Если файл нужно убрать, действие выполняют отдельно в обеих карточках с учётом прав пользователей.
- Можно ли передать большой файл через межпортальную задачу Битрикс24?
Передача зависит от ограничений размера и типа. Сначала проверяют конкретный формат и объём на тестовой задаче, затем утверждают порядок для материалов, которые не проходят условия.
- Почему файл есть в исходной задаче, но не появился в зеркальной?
Причиной могут быть права на файл, его размер или тип, направление обмена, выход задачи из разрешённой области либо состояние привязки. Проверку начинают с доступности вложения и правил конкретного сопоставления.
- Объединятся ли правки одного файла, сделанные на двух порталах?
Нет. Параллельные редакции не объединяются автоматически. Для такого документа нужен ответственный за итоговую версию и согласованный порядок правок.
Кому подходит передача файлов между порталами Битрикс24
Сценарий подходит подрядчикам, агентствам, подразделениям холдинга и заказчикам, которые ведут одну работу на самостоятельных порталах и обмениваются вложениями по конкретным задачам. До запуска проверьте направление передачи файлов, права на типовые вложения, ограничения размера и типа, порядок работы с версиями и действия при удалении или отзыве документа.
Передача вложений между связанными задачами настраивается в приложении «Межпортальные задачи и коллабы».