Вернуться к статьям Администраторы связали порталы и проверили обмен. Теперь сотрудникам нужно объяснить, как работать каждый день: где писать, какие данные увидит другая компания и что делать при задержке. Для этого не требуется изучать всю настройку приложения.
Ниже — памятка для команд, использующих «Межпортальные задачи и коллабы». Её можно обсудить на короткой встрече и дополнить именами ответственных вашей компании.
Работайте в согласованной карточке
У каждой стороны есть своя задача в своём Битрикс24. Поддерживаемые изменения передаются между связанными карточками в разрешённых направлениях. Не создавайте вторую локальную копию, если результат пока не обновился: сначала уточните состояние существующей пары.
Не всякая задача проекта компании участвует в обмене. Администраторы ограничивают область проектами, группами, коллабами или выбранными ответственными. Если вы не знаете, является ли карточка общей, спросите владельца процесса до отправки материалов.
Пишите с учётом внешнего получателя
Новые пользовательские сообщения общего чата могут передаваться другой стороне. Внутренние обсуждения, оценки и рабочие гипотезы нужно вести вне области обмена. Пометка «внутреннее» в тексте сама по себе ничего не скрывает.
Если вы ошиблись в отправленном сообщении, напишите уточнение новой репликой. Редактирование или удаление исходного текста не меняет автоматически доставленную копию на другом портале. Старая переписка до включения обмена также не появляется там задним числом.
Не меняйте общие поля наперегонки
У описания, срока и критериев результата должен быть согласованный владелец. Если обе стороны одновременно переписывают одно поле, одна редакция может заменить другую. Приложение не объединяет два текста по смыслу.
Предлагайте значимое изменение сообщением и дождитесь решения. После этого назначенный сотрудник обновит поле. Правила срока и приёмки команда определяет сама; это не автоматические согласования приложения.
Пять рабочих ситуаций
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Коллега просит уточнить постановку | Отправить новое понятное сообщение в общей задаче |
| Нужно обсудить внутреннюю оценку | Перейти во внутреннюю задачу команды |
| Новая дата ещё не появилась у клиента | Проверить пару и сообщить владельцу процесса, не создавать дубль |
| В отправленном тексте существенная ошибка | Написать исправление новым сообщением |
| Исполнитель сменился | Уточнить, сохраняется ли задача в области обмена |
Эти ситуации удобно пройти на одной учебной задаче. Важно, чтобы сотрудники не только услышали правило, но и увидели, где находится вторая карточка и кто проверяет результат.
Передавайте файлы с понятным назначением
Назовите материал так, чтобы получатель различал редакции, и в сообщении объясните, что с ним делать: проверить, согласовать или использовать как исходные данные. Наличие файла в вашей задаче не освобождает от проверки его доступности на принимающей стороне.
Отсоединение вложения не удаляет автоматически переданную копию. Не используйте удаление как способ отозвать документ у другой компании. Ограничения обмена разобраны в статье о файлах межпортальных задач.
Как сообщить о проблеме
Назовите свою задачу, ожидаемое действие, направление и примерное время. Если доступен экран синхронизации, посмотрите связанные карточки и историю. Не отправляйте пароли, ключи приглашения и полные снимки с посторонними обсуждениями.
Контакт поддержки должен быть известен до первого сбоя. Фраза «не передалось новое сообщение из этой задачи после указанного времени» полезнее, чем «всё сломалось».
Что подтвердить после обучения
Каждый участник должен знать, где его общие задачи, куда писать внутренние заметки, кто согласует срок и кому сообщать об ошибках. Администратор проверяет настройки, а руководитель — понятность процесса для людей.
Памятку стоит пересмотреть после изменения областей обмена или состава команды. Актуальные возможности и ограничения доступны на странице приложения.