Вернуться к статьям Проект завершён или компания меняет подрядчика. У сторон остаются задачи, файлы и переписка, а обмен между порталами ещё работает. Отключать его без сверки неудобно: часть результата может находиться только в незавершённой передаче, а сотрудники продолжат писать в привычные карточки.
Завершение сотрудничества лучше рассматривать как отдельный рабочий этап. В «Межпортальных задачах и коллабах» остановка обмена и удаление уже переданных данных — разные действия.
Сначала сверяйте работу, затем меняйте настройки
Составьте перечень общих задач и определите по каждой состояние: принято, осталось уточнение, передаётся новому исполнителю или больше не требуется. Отдельно проверьте файлы результата и доступность материалов у стороны, которой они нужны после завершения проекта.
Не считайте присутствие имени файла достаточным доказательством. Откройте нужный материал с обычными правами пользователя. Если его ещё нет на принимающей стороне, разберите причину до отключения обмена.
| Что проверить | Кто подтверждает |
|---|---|
| Какие работы приняты | Заказчик и руководитель подрядчика |
| Что осталось незавершённым | Назначенные ответственные |
| Где находится окончательный результат | Владелец материалов |
| Какие задачи передаются дальше | Руководитель процесса |
| Когда прекращается обмен | Администраторы обеих сторон |
Предупредите участников о моменте остановки
Укажите дату и время, после которых новые сообщения и правки не следует отправлять через прежнюю связку. Назовите контакт для оставшихся вопросов и место дальнейшей работы.
Полезна формулировка: «После согласованного времени эта связка больше не используется для передачи изменений. Незавершённые вопросы из перечня принимает указанный ответственный». Это организационное сообщение, а не функция автоматического уведомления всех участников.
До изменения конфигурации дождитесь проверки последних согласованных действий. Кнопка обновления не гарантирует, что все операции завершены немедленно, поэтому важный результат проверяют на обеих сторонах.
Выберите нужный масштаб отключения
Одна задача может перестать входить в выбранный проект или список наблюдаемых ответственных. Тогда обмен её пары останавливается после обработки изменения. Если она вернётся в область и обе карточки доступны, прежняя пара может продолжить работу. Такое поведение описано в статье о выходе задачи из области синхронизации.
Завершение всего проекта требует проверки соответствующего сопоставления. Удаление приложения с очисткой конфигурации — более широкий шаг: оно может затронуть другие действующие связи. Прежде чем выбирать его, администратор должен проверить, не продолжается ли работа с другими партнёрами.
Не используйте случайное переназначение задачи как способ окончательно разорвать отношения между компаниями. Настройка должна соответствовать принятому решению и быть понятной следующему администратору.
Что остаётся после остановки
Удаление задачи на одном портале не удаляет автоматически связанную карточку на другом. Отсоединение файла также не означает удаления переданной копии. Очистка настроек приложения не превращается в очистку всех созданных задач, сообщений и файлов Битрикс24.
Поэтому срок хранения, архивирование и удаление материалов каждая сторона организует отдельно по своим правилам и договорённостям. Не обещайте клиенту, что отключение связи отзовёт всё, что было передано ранее.
Передача новому подрядчику
Сначала подготовьте актуальные постановки и результаты, которые разрешено передавать новой команде. Затем настройте новую связь и проверьте её на ограниченном наборе работ. Автоматическая переадресация всей истории старого подрядчика новому не является следствием создания нового приглашения.
Завершение прошло корректно, если обе стороны знают, какие работы закрыты, где лежат результаты и какие каналы больше не используются. Сверьте этот план с границами приложения до изменения конфигурации.