Смена статуса смарт-процесса
Зачем менять статус автоматически
Робот меняет статус смарт-процесса при выполнении связанной задачи. Менеджер завершил задачу «Проверить контрагента» — робот сам переводит смарт-процесс «Проверка контрагентов» из статуса «Требует проверки» в «Проверен». Задача закрыта, и смарт-процесс сразу отражает актуальный статус — руководитель видит реальную картину.
Сценарий: согласование договоров
Юрист ставит задачу менеджеру: «Подготовить договор с ООО "Ромашка"». Менеджер выполняет задачу — робот переводит смарт-процесс «Договоры» из «Черновик» в «На согласовании». Руководитель видит договор в нужной колонке и приступает к проверке. Без робота менеджер должен был вручную открыть смарт-процесс и сменить статус — многие забывают.
Сценарий: контроль просрочек
Задача по смарт-процессу просрочена. Робот автоматически переводит смарт-процесс в статус «Требует внимания руководителя» — это сигнал начальнику отдела. Просрочки не теряются в потоке задач, а всплывают на дашборде руководителя.
Сценарий: массовая обработка заявок
Руководитель создал группу задач для отдела продаж: обработать 50 входящих заявок. Каждый сотрудник выполняет свою задачу, и робот переводит заявку в статус «Обработана». Через час все 50 заявок обработаны, руководитель видит результат на канбан-доске.
Как настроить
- Смарт-процесс — выберите из списка нужный
- Целевой статус — выберите стадию из доступных в этом смарт-процессе
- Поле с ID элемента — обычно это поле «Привязка к элементу CRM» в задаче
Робот ставится в задачу и выполняется при её завершении.
Результат
Элемент смарт-процесса получает новый статус, все поля сохраняются. В истории появляется запись «Статус изменён роботом». Если задача не привязана к смарт-процессу — робот не срабатывает (защита от ложных действий).
Связанные роботы
- Привязка элемента смарт-процесса к сделке — сначала привязать к сделке, потом сменить статус
- Изменение стадии сделки — аналогичный робот для сделок
- Курс валют — получить курс и потом обновить статус финансового смарт-процесса
Возможные ошибки
- Не выбран смарт-процесс или статус — оба поля обязательны; если пусто — робот не сработает
- Задача не привязана — робот ищет ID элемента в поле задачи; если задача создана вручную без привязки — поле пустое
- Конечный статус — перевод в конечный статус блокирует дальнейшие действия; проверьте, что статус допускает продолжение работы