Смена статуса смарт-процесса

Робот «Смена статуса смарт-процесса» для Битрикс24: автоматическое управление этапами бизнес-процессов прямо из задач

Что делает робот

Робот ставится в задачу и при её выполнении автоматически меняет статус связанного смарт-процесса на заданный. В отличие от ручного переключения стадий, где сотрудник должен помнить, какой статус поставить и в каком смарт-процессе, робот делает это мгновенно и безошибочно. Например, менеджер завершает задачу «Проверить контрагента», и робот сам переводит смарт-процесс «Проверка контрагентов» в статус «Проверен». Это исключает ситуацию, когда задача закрыта, а смарт-процесс остался висеть в старом статусе — руководитель видит актуальную картину без ручного контроля.

Сценарии использования

Согласование договоров. Юрист ставит задачу менеджеру: «Подготовить договор с ООО «Ромашка»». Когда менеджер выполняет задачу, робот переводит смарт-процесс «Договоры» из статуса «Черновик» в «На согласовании». Руководитель сразу видит договор в нужной колонке и может приступать к проверке.

Проверка контрагентов. Служба безопасности ставит задачу на проверку нового контрагента. После выполнения задачи робот меняет статус смарт-процесса «Контрагенты» с «Требует проверки» на «Проверен» или «Отказано» — в зависимости от результата проверки, который менеджер указал в задаче.

Работа с просрочками. Если задача по смарт-процессу просрочена, робот может автоматически перевести смарт-процесс в статус «Требует внимания руководителя». Это сигнал для начальника отдела: нужно вмешаться и разобраться, почему процесс застопорился.

Массовая обработка заявок. Руководитель создаёт группу задач для отдела продаж по обработке входящих заявок. Каждый сотрудник выполняет свою задачу, и робот переводит соответствующую заявку (смарт-процесс) в статус «Обработана». За час без участия человека обрабатываются десятки заявок.

Настройка робота

В настройках робота нужно указать три параметра. Первый — идентификатор смарт-процесса: выберите из выпадающего списка тот смарт-процесс, статус которого нужно менять (например, «Договоры», «Заявки», «Командировки»). Второй — целевой статус: выберите конкретную стадию из доступных в выбранном смарт-процессе (например, «Согласован», «Выполнен», «Отклонён»). Третий — поле задачи, в котором хранится ID элемента смарт-процесса. Обычно это поле типа «Привязка к элементу CRM», которое появляется в задаче, когда она создаётся из карточки смарт-процесса.

Результат работы

После срабатывания робота выбранный элемент смарт-процесса получает новый статус. Все поля элемента сохраняются — меняется только стадия. В истории смарт-процесса появляется запись о смене статуса с пометкой «Робот». Если задача не содержит привязки к смарт-процессу, робот не выполняет действие — это защита от ложных срабатываний. Если указанный статус недоступен для данного смарт-процесса (например, удалён администратором), робот сообщит об ошибке в историю задачи.

Интеграция с другими роботами

Робот отлично работает в связке с роботом «Завершение задачи». Сначала «Смена статуса смарт-процесса» переводит элемент на нужную стадию, а затем «Завершение задачи» закрывает саму задачу. Вместе они обеспечивают полный цикл: задача выполнена → статус обновлён → задача закрыта. Также робота можно поставить после «Отправки уведомления»: например, сначала уведомить руководителя о смене статуса, а затем выполнить саму смену.

Типичные ошибки при настройке

Не выбран смарт-процесс или статус. Если оставить поле выбора смарт-процесса пустым или указать несуществующий статус, робот не сработает. Перед сохранением убедитесь, что оба поля заполнены и статус действительно есть в выбранном смарт-процессе.

Задача не привязана к элементу смарт-процесса. Робот ищет ID элемента в указанном поле задачи. Если задача создана вручную без привязки к смарт-процессу, в этом поле будет пусто — робот пропустит действие. Решение: создавайте задачи из карточки смарт-процесса или заполняйте поле привязки вручную.

Выбран конечный статус. Если перевести смарт-процесс в конечный статус (например, «Закрыт»), дальнейшие действия с ним могут быть заблокированы. Проверьте, что целевой статус допускает дальнейшую работу, если она ещё планируется.