Вернуться к статьям Коммерческое предложение в «Фабрике документов» собирается из подготовленного шаблона и данных сделки: клиента, товарных позиций и выбранных итогов. Приложение помогает получить файл по принятому бланку; содержание предложения и корректность расчёта должны быть подготовлены до генерации.
Разберём учебный сценарий: менеджер предлагает клиенту оборудование и хочет получить КП в Word либо Excel без повторного переноса списка товаров.
Сначала подготовьте сделку
Свяжите компанию или контакт, проверьте название предложения, заполните товарные строки. Если срок поставки или особые условия должны попадать в КП, выделите для них понятные поля CRM и добавьте их в шаблон через каталог.
Не используйте одно свободное поле как единственный источник для всех условий. Когда дата, адрес и примечание записаны одной длинной строкой, сложнее проверить, какая часть информации отсутствует.
Выберите основу и формат
В библиотеке приложения есть основа коммерческого предложения. Её можно скачать, изучить переменные и адаптировать под свой бланк. Также можно использовать собственный DOCX или XLSX.
Word удобен для предложения с поясняющим текстом, условиями и оформлением письма. Excel полезен для табличного состава поставки. В обоих случаях проверьте, что итоговый файл можно прочитать без знания внутренней структуры CRM.
Какие данные включить в КП
| Блок | Что проверить |
|---|---|
| Адресат | Правильная компания и связанный контакт |
| Предмет | Понятное клиенту название предложения |
| Состав | Все нужные позиции и единицы измерения |
| Цена | Выбранный источник цены, скидок и суммы строки |
| Итог | Соответствие принятому способу расчёта |
| Условия | Срок, доставка и другие согласованные параметры |
Для названия сделки подходит {{ deal.title }}. Список товаров выводится повторением строк products; одного поля с названием товара недостаточно для всей таблицы. Поля итогов выбирайте по каталогу и сверяйте с CRM.
Не смешивайте подготовку предложения и его согласование
Если цена требует одобрения руководителя, сначала завершите согласование в принятом процессе компании. Создание файла само по себе не означает, что цена утверждена. Аналогично скачивание документа не отправляет его клиенту автоматически.
Проектирование расчёта и согласования — более широкая задача. Она разобрана в статье об автоматизации коммерческих предложений. Здесь рассматриваем последний шаг: получение документа по уже подготовленным данным.
Проверьте результат перед отправкой
Сформируйте КП из контрольной сделки. Сверьте число позиций, количество и сумму каждой строки. Посмотрите, не обрезаны ли длинные названия и не переехали ли условия на отдельную пустую страницу.
Если цены или состав предложения изменились, создайте новый файл и проверьте его заново. Старый результат отражает прежние данные. Договоритесь внутри команды, какой файл считать действующим, чтобы менеджер не отправил предыдущий вариант из папки загрузок.
Учебные примеры помогают освоить шаблон, но не заменяют проверку ваших скидок, налогов и валюты. Денежные фильтры приложения рублёвые; для другого формата отображения нужна отдельная проверка.
Когда подойдёт встроенный генератор
Если вам достаточно собственного DOCX с реквизитами и товарами, проверьте штатный инструмент Битрикс24. Эти функции в нём есть. Приложение стоит оценивать по конкретным требованиям, например по работе с XLSX и нужному синтаксису шаблонов, а не только по названию документа.
Частые вопросы
- Можно ли сразу отправить клиенту основу из библиотеки?
Сначала адаптируйте содержание, проверьте данные и оформление. Основа не знает коммерческие условия вашей компании.
- Нужно ли менять CRM-процесс ради одного КП?
Не обязательно. Начните с существующей сделки и одного шаблона. Недостающие поля добавляйте только под данные, которые действительно нужны в предложении.
Возможности и примеры файлов доступны на странице «Фабрики документов», настройка — в инструкции.