Вернуться к статьям Для договора из Битрикс24 нужны две подготовленные части: согласованный текст документа и заполненные данные CRM. «Фабрика документов» подставляет значения в DOCX- или XLSX-шаблон, но не определяет за компанию предмет договора, полномочия подписанта и порядок согласования условий.
Ниже — учебный порядок подготовки договора по сделке. Он помогает организовать заполнение бланка, а не выбрать юридические формулировки.
Определите источники данных
Перед настройкой шаблона составьте небольшую карту полей. Для каждой переменной части договора должно быть понятно, откуда она берётся и кто отвечает за заполнение.
| Данные | Где искать источник |
|---|---|
| Клиент | Связанная компания или контакт |
| Реквизиты клиента | Карточка реквизитов и банковские сведения |
| Продавец или исполнитель | Данные собственной организации |
| Предмет и условия | Поля сделки, согласованный постоянный текст |
| Товары или услуги | Товарные строки выбранной карточки |
| Номер договора | Принятый в компании источник номера |
Название сделки подходит для внутреннего обозначения, но не всегда для предмета договора. Если менеджеры называют сделки коротко, например «Повторная поставка», предусмотрите отдельное поле с формулировкой для документа.
Подготовьте копию утверждённого бланка
В Word оставьте постоянные разделы и замените изменяемые значения полями из каталога приложения. Разделяйте реквизиты покупателя и своей организации. Вставленное название компании не означает, что автоматически заполнены её ИНН, адрес и банковский счёт.
В библиотеке приложения есть основы договоров, но их необходимо адаптировать под вашу работу. Использование готовой основы не подтверждает пригодность её условий для конкретной сделки.
Проверьте номер отдельно
На момент подготовки материала выбор нумератора в «Фабрике документов» сохраняет справочную привязку. Следующий номер DOCX/XLSX автоматически не присваивается, счётчик нумератора Битрикс24 не увеличивается.
Если номер уже записан в поле CRM, его можно вывести через каталог. Организация выдачи и уникальности номера остаётся частью вашего процесса. Не заменяйте её постоянным числом внутри бланка: иначе разные договоры получат одинаковый номер.
Если автоматическая штатная нумерация — обязательное условие, учитывайте это при выборе способа формирования документа. У встроенного генератора Битрикс24 есть собственный механизм нумераторов.
Сделайте контрольную генерацию
Загрузите файл, выберите подходящие сущности и проверьте анализ переменных. Затем сформируйте договор из контрольной сделки. Тестовая генерация на заданных данных полезна для макета, но не заменяет проверку связей CRM.
Сверьте стороны, адреса, реквизиты, сумму, номер и даты. Для спецификации проверьте число строк и итог. Если какое-либо поле не заполнено, выясните причину: нет данных, неверный путь или выбрана не та связанная сущность.
Как работать с необязательными разделами
Некоторые блоки нужны только при определённых данных: дополнительный адрес, примечание или КПП. Для них можно использовать поддерживаемые условия шаблона. Однако обязательный реквизит нельзя скрывать только ради аккуратного внешнего вида. Сначала определите правило заполнения, затем способ отображения.
Проверьте шаблон на двух карточках: с заполненным необязательным полем и без него. Ноль, пустая строка и отсутствие связанной компании — разные ситуации, их не следует считать одним случаем.
Частые вопросы
- Приложение проверяет правильность договора?
Оно помогает проверить шаблон и сформировать файл. Содержательную проверку условий, сторон и полномочий выполняют ответственные сотрудники компании.
- Генерация означает, что договор отправлен или подписан?
Нет. Получение файла, его согласование, отправка и подписание — разные действия. Используйте принятый в компании порядок для каждого этапа.
- Как избежать отправки устаревшего файла?
После изменения существенных данных сформируйте новый документ и проверьте его. Назначьте понятное правило выбора действующей версии; ранее скачанный файл сам не обновляется.
Порядок установки и примеры выражений находятся в инструкции «Фабрики документов». Страница приложения поможет оценить остальные сценарии.