Получение количества писем

Робот «Получение количества писем» для Битрикс24: узнайте, сколько писем в сделке, не открывая почту

Что делает робот

Робот автоматически подсчитывает количество всех писем, привязанных к элементу CRM на момент срабатывания: к сделке, лиду или элементу смарт-процесса. Он не читает содержимое переписки, а просто возвращает число — сколько всего писем зафиксировано в истории коммуникаций по данному элементу.

Представьте, что у менеджера в работе 30 сделок. Чтобы понять, по каким из них идёт активная переписка, а по каким — тишина, ему пришлось бы открывать каждую сделку и просматривать ленту писем. Робот «Получение количества писем» делает это за секунду и передаёт результат дальше по цепочке автоматизации.

Сценарии использования

1. Контроль активности менеджера. Руководитель отдела продаж хочет быть уверен, что менеджеры не забывают о клиентах. Настройте триггер: раз в сутки робот проверяет сделки на стадии «Переговоры». Если количество писем меньше трёх — это сигнал, что коммуникация затухла. Робот передаёт результат в условие, и система автоматически ставит задачу менеджеру: «Свяжитесь с клиентом, переписка остановилась».

2. Автоматический перевод по воронке. Интернет-магазин настроил сценарий: после оформления заказа клиент получает три автоматических письма — подтверждение, трек-номер, просьбу об отзыве. Когда робот видит, что по сделке уже есть три письма, он автоматически переводит её на стадию «Завершена» без участия менеджера.

3. Выявление проблемных сделок. В компании, которая продаёт сложное оборудование, норма — 8–12 писем по сделке на этапе согласования. Если робот фиксирует 25 и более писем, это говорит о затянувшихся уточнениях и высоком риске срыва. Система поднимает флажок, и руководитель лично включается в переговоры.

Настройка робота

Робот не требует никаких дополнительных параметров, кроме стандартных настроек любого робота в Битрикс24: выберите, по какому событию он должен срабатывать (например, «При изменении стадии сделки»), и при необходимости задайте условие выполнения. Сам робот просто получает идентификатор элемента CRM из контекста и подсчитывает письма, связанные с этим элементом.

Результат работы

Робот возвращает одно число — количество писем, зафиксированных в элементе CRM. Это значение можно использовать в условиях других роботов: «если количество писем больше 5, то…», а также в действиях — например, записать число в пользовательское поле сделки для последующей аналитики.

Интеграция с другими роботами

Логично выстроить цепочку: «Получение количества писем» → условие «Если больше N» → действие «Отправить уведомление руководителю» или «Поставить задачу менеджеру». Также результат можно использовать с роботами «Изменить стадию сделки», «Добавить комментарий» и «Обновить поле» для записи метрики в карточку сделки.

Типичные ошибки при настройке

• Робот считает все письма, а не только непрочитанные. Если нужно контролировать именно непрочитанные — используйте другой подход.
• Робот видит только письма, зафиксированные в CRM. Если менеджер ведёт переписку в стороннем почтовом клиенте без привязки к сделке через Битрикс24 — они не попадут в подсчёт.
• На элементах смарт-процессов без подключённой интеграции почты робот всегда будет возвращать ноль — сначала убедитесь, что почта по данному направлению заведена в CRM.