CRM роботы

Получение ID последнего счета (старые счета)

Робот «Получение ID последнего счета (старые счета)» для Битрикс24: автоматический поиск последнего выставленного счёта

Что делает робот

Робот «Получение ID последнего счета (старые счета)» находит последний по времени создания счёт, привязанный к конкретной сделке, и возвращает его идентификатор для дальнейшего использования в бизнес-процессе. В отличие от базового робота «Получение ID последнего счета», эта версия работает с полным перечнем счетов сделки — в том числе с теми, которые были созданы давно и уже могли быть оплачены, аннулированы или изменены.

Это важно для компаний, где по одной сделке может выставляться несколько счетов: авансовый, основной, корректировочный, счёт на доплату. Робот находит именно последний по хронологии — и отдаёт его ID, чтобы следующий шаг бизнес-процесса мог с этим счётом работать: отправить клиенту, проверить оплату, сформировать акт или распечатать закрывающие документы.

Робот особенно полезен бухгалтерам и менеджерам, которые работают со сделками длительного цикла — строительство, поэтапная поставка, обслуживание по договору. В таких сделках может накапливаться 5–10 счетов, и вручную искать последний среди них — потеря времени.

Сценарии использования

1. Автоматическая отправка последнего счёта клиенту при запросе

Клиент звонит и просит: «Пришлите последний счёт». Вместо того чтобы вручную открывать сделку, листать список счетов и искать нужный, менеджер нажимает одну кнопку в карточке сделки. Бизнес-процесс с роботом «Получение ID последнего счета (старые счета)» находит последний счёт и автоматически отправляет его клиенту на email из шаблона. Время ответа клиенту сокращается с 5 минут до 5 секунд.

2. Контроль оплаты последнего выставленного счёта

После того как робот находит ID последнего счёта, следующий робот проверяет статус оплаты этого счёта. Если счёт не оплачен, а с момента выставления прошло более 3 дней — менеджеру приходит напоминание: «По сделке №312 „Ремонт серверной ООО Технопарк“ последний счёт №58 от 10 июля не оплачен». Это помогает не терять деньги из-за забытых счетов.

3. Формирование акта выполненных работ по последнему счёту

Бизнес-процесс «Закрытие сделки» запускается при переводе сделки на стадию «Закрыта». Робот находит ID последнего счёта, а следующий робот на его основе формирует акт выполненных работ и прикрепляет его к сделке. Бухгалтеру не нужно вручную искать счёт и создавать акт — все документы формируются автоматически.

4. Сравнение сумм: последний счёт против предыдущего

В сделках с поэтапной оплатой робот используется в паре с роботом «Получение ID счетов из сделки»: сначала получаем ID всех счетов, затем из них вычисляем последний и предпоследний, сравниваем суммы. Если сумма последнего счёта существенно отличается от предыдущего — руководителю приходит уведомление о необходимости проверки.

Настройка робота

Выбор сделки — укажите сделку, по которой нужно найти последний счёт. Обычно используется текущая сделка бизнес-процесса.
Выходной параметр — робот возвращает идентификатор (ID) последнего счёта. Сохраните его в переменную бизнес-процесса для использования на следующих шагах.
Учёт хронологии — робот определяет «последний» счёт по дате создания. Если два счёта созданы в один день, робот возьмёт тот, который был создан позже по времени.

Важное отличие: робот анализирует все счета, включая давно созданные, а не только те, что были выставлены в рамках текущего этапа сделки. Это и есть «старые счета» в названии.

Результат работы

Робот возвращает числовой идентификатор (ID) последнего счёта в виде строки. Его можно:

Подставить в шаблон письма для отправки счёта клиенту.
Передать в робот проверки оплаты.
Использовать для формирования печатной формы.
Записать в пользовательское поле сделки для быстрого доступа.

Интеграция с другими роботами

Робот «Получение ID последнего счета (старые счета)» — это «источник данных», который передаёт ID дальше по цепочке:

С роботом «Отправить письмо» — найденный счёт вставляется в шаблон и отправляется клиенту.
С роботом «Проверить оплату счёта» — после получения ID робот проверяет статус оплаты.
С роботом «Сформировать акт» — на основе счёта автоматически создаётся акт выполненных работ.
С роботом «Получение ID счетов из сделки» — сначала получаем все ID, затем этот робот отбирает последний.
С роботом «Сменить стадию» — если последний счёт оплачен, автоматически перевести сделку дальше.

Типичные ошибки при настройке

По сделке вообще нет счетов. Если роботу нечего искать, он вернёт пустой результат или ошибку. Всегда проверяйте, есть ли в сделке хотя бы один счёт, прежде чем запускать бизнес-процесс с этим роботом. Можно использовать условную конструкцию: «если счета есть — ищем последний; если нет — создаём новый».
Путаница с роботом «Получение ID последнего счета». Пользователи не всегда понимают разницу между двумя версиями робота. Версия «старые счета» ищет среди всех счетов сделки за всю историю, а базовая версия может иметь другие критерии фильтрации. Выбирайте робот исходя из нужной логики поиска.
Несколько бизнес-процессов на одной сделке. Если по одной сделке одновременно работают несколько бизнес-процессов с этим роботом, они могут «перехватывать» счета друг у друга. Планируйте сценарии так, чтобы в один момент времени по одной сделке работал один процесс.
Робот ищет не тот счёт. Если счёт был создан, но не привязан к сделке через стандартное поле «Сделка» — робот его не найдёт. Убедитесь, что все счета корректно привязаны к сделкам.