Поиск смарт-процесса

Робот «Поиск смарт-процесса» для Битрикс24: автоматический поиск записей смарт-процессов по любым параметрам

Что делает робот

Робот «Поиск смарт-процесса» находит записи в смарт-процессах Битрикс24 по заданным параметрам. Смарт-процесс — это гибкий CRM-инструмент, который позволяет компании создавать собственные типы записей: заявки на ремонт, командировки, заказы на производство, обращения в техподдержку — всё, что не укладывается в стандартные «лиды» и «сделки».

Робот умеет искать записи в любом смарт-процессе, независимо от его типа и структуры полей. Он берёт на вход идентификатор смарт-процесса, поле для поиска и значение, а на выходе возвращает найденную запись — или сообщает, что запись не найдена.

Главное преимущество — это скорость и точность. Менеджер техподдержки не листает список из сотен обращений, чтобы найти тикет клиента. Робот делает это автоматически и мгновенно, прямо в процессе обработки запроса.

Сценарии использования

1. Обработка повторных обращений в техподдержку. Клиент пишет в чат: «У меня проблема, обращался уже, вот номер тикета #5678». Робот ищет запись в смарт-процессе «Обращения в техподдержку» по номеру тикета. Находит — и подтягивает всю историю: что спрашивал клиент, кто отвечал, на каком этапе решение. Оператор не тратит время на поиск, а сразу видит контекст.

2. Контроль командировок сотрудников. В компании работает смарт-процесс «Командировки». Когда сотрудник подаёт заявку на авиабилеты, робот ищет активную командировку этого сотрудника: находит запись по ФИО и дате, проверяет статус «Согласована» и только после этого запускает процесс покупки билетов. Без робота бухгалтер вручную искал бы командировку среди десятков записей.

3. Поиск заказа на производстве. Производственный отдел работает со смарт-процессом «Заказы на изготовление». Менеджер по продажам хочет узнать статус заказа для клиента. Робот ищет запись по номеру заказа, находит её и возвращает текущий статус, ответственного мастера и плановую дату готовности. Вся цепочка — от запроса менеджера до ответа клиенту — занимает секунды.

4. Массовая актуализация реестра договоров. Юридический отдел ведёт смарт-процесс «Договоры». Раз в квартал нужно обновить статусы всех договоров с истекающим сроком действия. Робот находит все записи, у которых дата окончания попадает в ближайшие 30 дней, и автоматически меняет их статус на «Требуется продление». Юрист видит готовый список, а не выискивает договоры вручную.

Настройка робота

Для запуска нужно указать три ключевых параметра:

• Идентификатор смарт-процесса — какой именно смарт-процесс использовать (техподдержка, командировки, заказы — у каждого свой ID);
• Поле для поиска — название поля в смарт-процессе, по которому искать: номер тикета, ФИО, дата, статус;
• Значение для поиска — конкретное значение или переменная из текущего бизнес-процесса.

Поиск поддерживает как точное, так и частичное совпадение. Это полезно, когда клиент называет номер тикета «5678» вместо точного «ТК-2024-05678». Робот найдёт запись по частичному совпадению.

Результат работы

Робот возвращает:

• ID найденной записи — идентификатор записи в смарт-процессе;
• Найдена ли запись — да/нет для ветвления процесса;
• Количество найденных записей — одна или несколько;
• Данные записи — все поля найденной записи (название, статус, ответственный, дата создания, пользовательские поля).

Если запись не найдена, процесс уходит по ветке «создать новую запись». Это позволяет автоматизировать полный цикл: поиск существующей записи → использование её данных → либо создание новой.

Интеграция с другими роботами

«Поиск смарт-процесса» интегрируется с большинством других роботов:

• После «Поиска контакта» — нашли контакт, по его данным нашли запись в смарт-процессе (например, все тикеты этого клиента);
• Перед роботами обновления — нашли запись, теперь меняем её статус, назначаем ответственного, добавляем комментарий;
• Роботы создания задач — нашли запись, теперь ставим задачу сотруднику на основе данных из смарт-процесса.

Цепочка «Поиск смарт-процесса → Проверка статуса → Уведомление клиента» полностью закрывает сценарий «клиент спрашивает статус заявки, а система сама находит и отвечает».

Типичные ошибки при настройке

Неверный идентификатор смарт-процесса. Каждый смарт-процесс в Битрикс24 имеет свой числовой ID. Если указать ID не того процесса, робот будет искать запись в чужом разделе и никогда её не найдёт. Проверяйте ID через настройки CRM.

Поиск по полю, которого нет в смарт-процессе. В смарт-процессе «Техподдержка» есть поле «Номер тикета», а вы указали поле «Номер заявки» — поиск не сработает. Названия полей должны точно совпадать с теми, что заданы в настройках смарт-процесса.

Поиск без учёта прав доступа. Если у робота нет прав на чтение записей конкретного смарт-процесса, он вернёт «не найдено» — даже если запись существует. Проверяйте права доступа для пользователя, под которым выполняется бизнес-процесс.