Поиск контакта

Робот «Поиск контакта» для Битрикс24: автоматический поиск клиента по любому известному параметру

Что делает робот

Робот «Поиск контакта» находит карточку контакта в CRM Битрикс24 по заданным параметрам — имени, телефону, email или любому другому полю. Он работает внутри бизнес-процессов и делает то, что менеджер обычно выполняет вручную: открывает поиск, вводит данные, просматривает результаты. Робот делает это мгновенно и без участия человека.

Результат поиска — это готовая ссылка на карточку контакта, которую можно передать в следующие шаги сценария. Например, найденный контакт можно сразу привязать к сделке, отправить ему письмо или поставить задачу менеджеру. Если контакт не найден, робот сообщает об этом, и вы можете настроить ветку «создать новый контакт» автоматически.

Робот понимает, что искать можно не только по точному совпадению. Он находит контакты по частичному совпадению, что полезно, когда клиент указал имя с опечаткой или неполный номер телефона.

Сценарии использования

1. Обработка входящего звонка. Менеджер принимает звонок, система распознаёт номер. Робот получает этот номер, находит контакт в базе и за доли секунды открывает карточку клиента. Менеджер видит историю сделок, последние письма и задачи ещё до того, как поздоровался с клиентом.

2. Автоматическая привязка email к контакту. Приходит письмо с неизвестного адреса на почту компании. Робот ищет контакт по email-адресу отправителя. Если контакт существует — письмо прикрепляется к его карточке. Если нет — создаётся новый контакт, и письмо сохраняется уже туда.

3. Проверка дублей при импорте. Компания загружает базу клиентов из старой CRM или Excel-файла. Для каждой записи робот проверяет, есть ли такой контакт в Битрикс24. Найденные дубли обновляются, а не создаются заново — база остаётся чистой.

4. Маршрутизация обращения из формы. Клиент заполнил форму на сайте и указал свой телефон. Робот ищет контакт по этому номеру: если клиент уже в базе — его обращение попадает к персональному менеджеру. Если это новый клиент — обращение распределяется по очереди.

Настройка робота

Для запуска робота нужно указать поле, по которому будет идти поиск — например, «Телефон», «Email», «Имя» или любое пользовательское поле. Затем задаётся значение для поиска: это может быть конкретная строка или значение из переменной бизнес-процесса (например, поле «Номер телефона» из карточки текущего лида).

Дополнительно можно включить опцию «Создать контакт, если не найден». В этом случае робот сам заполнит карточку нового контакта теми данными, которые есть в процессе — именем, телефоном, email. Это избавляет от рутины и исключает ситуацию, когда клиент «потерялся».

Результат работы

Робот возвращает два ключевых значения:

• ID контакта — числовой идентификатор найденной записи, который можно использовать в других действиях бизнес-процесса;
• Найден ли контакт — логическое «да/нет», которое позволяет направить процесс по двум разным веткам.

Если контакт найден, вы получаете полную карточку клиента: имя, телефоны, email, реквизиты компании, ответственного менеджера. Если не найден — процесс переходит на ветку создания нового контакта.

Интеграция с другими роботами

Робот «Поиск контакта» — это стартовое звено в цепочке автоматизации. После него чаще всего идут:

• Робот «Поиск сделки» — чтобы проверить, есть ли у найденного контакта активные сделки;
• Робот «Поиск лида» — чтобы понять, откуда клиент пришёл и на каком этапе сейчас;
• Роботы отправки уведомлений — чтобы оповестить менеджера о том, что его клиент проявил активность.

Связка «Поиск контакта — Поиск сделки — Отправить письмо» позволяет полностью автоматизировать реакцию на входящее обращение: от идентификации клиента до персонализированного ответа.

Типичные ошибки при настройке

Поиск только по полному совпадению. Если робот ищет контакт по имени «Александр», а в базе записано «Александр Сергеевич», поиск не даст результата. Используйте поиск по уникальным идентификаторам: телефону или email.

Выбранное поле не заполнено в бизнес-процессе. Робот пытается найти контакт по значению переменной, но в переменной пусто — поиск не выполняется. Всегда проверяйте, что данные действительно есть в процессе перед вызовом робота.

Создание дублей вместо поиска. Если в настройках не включён поиск перед созданием, робот будет плодить дубликаты контактов при каждом запуске. Всегда настраивайте цепочку: сначала поиск, и только если не найден — создание.