Поиск дел в сделке

Робот «Поиск дел в сделке» для Битрикс24: автоматический контроль задач — каждая сделка под присмотром

Что делает робот

Робот проверяет все дела (задачи), привязанные к сделке, и возвращает короткий статус — один из трёх вариантов:

• Y — дела есть, и среди них нет просроченных. Всё под контролем.
• P — есть просроченные дела. Есть задачи, срок по которым уже прошёл, а они не выполнены.
• N — к сделке не привязано ни одного дела. Сделка «бесхозная», по ней нет ни одной задачи.

Это простой, но мощный инструмент для построения «умных» сценариев контроля. Вместо того чтобы руководитель вручную просматривал воронку и искал проблемные сделки, робот делает это автоматически — по расписанию или при каждом изменении сделки.

Ключевая ценность робота — не просто в выдаче статуса, а в том, что вы можете построить на его основе. Статус Y, P или N становится точкой ветвления сценария: «если нет дел — напомнить менеджеру», «если есть просрочка — эскалировать руководителю», «если всё хорошо — просто записать в историю».

Сценарии использования

1. Ежедневный контроль воронки. Сценарий запускается по расписанию (например, каждый вечер в 18:00) и проходит по всем активным сделкам. Для каждой робот проверяет статус дел. Сделки с результатом P (просрочены) и N (нет дел) собираются в один список, и руководителю отправляется сводка: «5 сделок без задач, 3 сделки с просроченными задачами. Проверьте». Руководитель видит проблемные места за 30 секунд вместо часа ручного просмотра.

2. Блокировка перехода на следующую стадию. Менеджер пытается передвинуть сделку на стадию «Выставление счёта». Срабатывает сценарий, который сначала проверяет через робота: есть ли в сделке завершённые дела предыдущего этапа? Если статус N (нет дел вообще) — значит, обязательные задачи не были поставлены, и переход блокируется. Менеджер получает уведомление: «Нельзя перевести сделку на следующую стадию — не выполнены обязательные задачи».

3. Автоматическая эскалация просрочек. Робот проверяет сделку и возвращает P. Следующий шаг сценария определяет, сколько именно дел просрочено и на какой срок. Если просрочка больше 3 дней, создаётся задача для руководителя отдела с пометкой «Срочно». Если меньше — мягкое напоминание самому менеджеру. Система сама разделяет «горит» и «ещё терпит».

4. Подготовка к планёрке. За час до еженедельной планёрки сценарий проходит по всем активным сделкам и формирует отчёт: сколько сделок в работе, по скольким есть просроченные задачи, по скольким задач нет вообще. Руководитель приходит на планёрку уже с готовой картиной.

Настройка робота

Роботу нужен один параметр — сделка, которую нужно проверить. В большинстве сценариев это текущая сделка, по которой сработал триггер. Дополнительных настроек нет: робот сам находит все дела, привязанные к сделке, анализирует их статусы и крайние сроки, и возвращает итоговый результат.

Робот учитывает:

• Наличие хотя бы одного дела (если нет — N);
• Крайний срок каждого дела (если срок прошёл, а дело не завершено — это просрочка);
• Итоговое решение: Y (всё хорошо), P (есть просрочки), N (нет дел).

Результат работы

Робот возвращает одну букву: Y, P или N. Это значение можно использовать:

• Как условие в блоках «Если/Иначе» для ветвления сценария;
• Для записи в поле CRM (например, в пользовательское поле «Статус задач»);
• Для формирования списков в отчётах.

Например, условие в сценарии: «Если результат робота равен P — создать задачу руководителю, иначе — завершить сценарий».

Интеграция с другими роботами

Робот «Поиск дел в сделке» — «контролёр», который работает в паре с «исполнителями»:

• С «Отправка сообщения через Wazzap» — если робот вернул P (есть просрочки), следующий шаг отправляет менеджеру сообщение в WhatsApp: «Алексей, по сделке "Поставка мебели" просрочены 2 задачи. Проверьте».
• С «Письмо в текст» и «Парсинг текста» — клиент пишет «почему мой заказ до сих пор не отправлен». Робот получает текст письма, находит сделку, проверяет статус дел — и если там просрочка, создаёт срочную задачу и уведомляет руководителя.
• В сценариях с «Обработка телефонов из DaData» — после обогащения данных о клиенте робот проверяет, не забыл ли менеджер поставить задачи по новой сделке.

Типичные ошибки при настройке

1. Неправильная интерпретация N. Статус N (нет дел) — это не всегда плохо. На начальных стадиях сделки задач может ещё не быть. Не настраивайте жёсткую блокировку или эскалацию на N для всех стадий — делайте это только для тех этапов, где задачи действительно обязательны.

2. Сценарий запускается слишком часто. Если сценарий с роботом висит на триггере «Изменение сделки», а менеджер активно работает с карточкой, робот будет дёргаться на каждое изменение поля. Это создаёт лишнюю нагрузку и засоряет историю. Используйте либо запуск по расписанию, либо триггер только на изменение стадии, а не любого поля.

3. Не учтены задачи без срока. Робот проверяет просрочку по крайнему сроку дела. Если у дела не установлен срок, оно не считается просроченным и не влияет на результат — даже если висит уже месяц. Следите, чтобы все задачи имели сроки выполнения.

4. Ожидание детального отчёта от робота. Робот возвращает только одну букву — сводный статус. Он не скажет, какие именно дела просрочены и на сколько дней. Для детального анализа нужны дополнительные шаги в сценарии или использование других роботов.