CRM роботы

Копирование файла в CRM

Робот «Копирование файла в CRM» для Битрикс24: перенос документов между сущностями без скачивания и повторной загрузки

Что делает робот

Робот «Копирование файла в CRM» копирует файл из одного места Битрикс24 в другое. Это может быть перенос документа из одной сделки в другую, из лида в сделку, из карточки контакта в компанию и наоборот. Файл не скачивается на компьютер и не загружается заново — робот создаёт точную копию внутри CRM.

Файлы копируются со всеми свойствами: название, расширение, размер, содержимое остаются неизменными. В карточке-получателе появляется новый файл, а исходный остаётся на месте. Это безопасно: исходный документ не удаляется и не повреждается.

Робот полезен, когда документы путешествуют по цепочке CRM-сущностей: клиент прислал счёт в лид — нужно перенести его в сделку; контрагент загрузил договор в карточку компании — нужно дублировать его во все связанные сделки; шаблонный файл лежит в одной сделке — нужно разослать его по десятку других.

Сценарии использования

Перенос документов из лида в сделку. Лид сконвертирован в сделку, но все файлы остались в карточке лида. Робот автоматически копирует счета, коммерческие предложения и переписку в созданную сделку — менеджер не тратит время на ручной перенос.

Тиражирование шаблонного документа. Вы подготовили типовой договор и загрузили его в одну сделку. Робот в рамках массового бизнес-процесса копирует этот файл во все сделки на стадии «Подготовка договора». Каждая сделка получает свою копию, которую менеджер может доработать индивидуально.

Синхронизация с карточкой компании. Контрагент прислал реквизиты и устав в карточку компании. Робот копирует эти файлы во все активные сделки с этой компанией, чтобы у каждого менеджера под рукой были актуальные документы.

Формирование пакета документов при закрытии сделки. При переходе сделки на стадию «Закрыта» робот собирает файлы из нескольких источников: счёт из одной сделки, акт из связанного лида, договор из карточки клиента — и копирует всё в одну итоговую папку сделки.

Создание резервной копии перед изменениями. Перед массовым обновлением данных робот копирует ключевые файлы в специальную «архивную» сделку. Если что-то пойдёт не так, у вас останутся исходные версии документов.

Перенос файлов между направлениями. Компания ведёт два направления сделок — «Продажи» и «Сопровождение». При переходе клиента на сопровождение робот копирует техническое задание и спецификацию из сделки продаж в сделку сопровождения.

Настройка робота

При настройке нужно указать три параметра:

Идентификатор исходной сущности — номер сделки, лида, контакта или компании, откуда робот возьмёт файл. Передаётся как число или переменная из процесса.
Идентификатор файла — уникальный номер файла внутри исходной сущности. Вы можете получить его от роботов, которые работают с файлами, или указать конкретный ID вручную. Если в сущности несколько файлов, важно передать ID именно нужного.
Идентификатор целевой сущности — номер сделки, лида, контакта или компании, куда нужно поместить копию. Это может быть та же сущность, что и исходная (копирование внутри одной карточки), или другая.

Дополнительно можно задать новое имя файла — если нужно, чтобы копия называлась иначе, чем оригинал. Например, добавить к названию дату или фамилию менеджера.

Результат работы

После выполнения робот возвращает подтверждение копирования и данные нового файла: его ID в целевой сущности, название, размер. Эти данные можно использовать дальше — например, передать ID файла в робота «Генерация документа» для подстановки в шаблон или использовать в уведомлении клиенту.

Если исходный файл или сущность не найдены, робот сообщает об ошибке — вы можете обработать это в сценарии и, например, создать файл заново или уведомить администратора.

Интеграция с другими роботами

Робот «Копирование файла в CRM» — связующее звено для построения документооборота:

После «Конвертации лида» — лид превратился в сделку, и робот копирует все файлы из лида в новую сделку. Менеджер открывает сделку и видит все документы на своих местах.
Перед «Отправкой письма» — робот копирует файл счёта в нужную сделку, а следующий шаг отправляет его клиенту по электронной почте как вложение.
В цепочке с «Генерацией документа» — робот «Генерация» создаёт новый счёт или акт, а «Копирование» тиражирует его по связанным сущностям для бухгалтерии или архива.
Совместно с «Изменением сделки по ID» — один робот обновляет поля сделки (например, проставляет статус «Документы готовы»), другой копирует в неё пакет файлов. Вместе они закрывают этап подготовки документов.

Типичные ошибки при настройке

Перепутан тип сущности. ID файла всегда привязан к конкретной сущности. Если вы передали ID файла из сделки, а в качестве исходной сущности указали лид — робот не найдёт файл и завершится с ошибкой. Убедитесь, что ID файла и ID сущности соответствуют друг другу.

Копирование в ту же сущность без нового имени. Если вы копируете файл внутри одной сделки и не меняете название, может создаться путаница с одинаковыми именами. Задавайте новое имя, когда копируете файл в ту же карточку.

Попытка скопировать файл из недоступной сущности. Если у робота или сотрудника, от имени которого выполняется процесс, нет прав на чтение исходной сущности — копирование не сработает. Проверьте права доступа.

Игнорирование ограничений на размер. Битрикс24 может иметь лимиты на объём хранилища. При массовом копировании больших файлов вы можете быстро исчерпать дисковую квоту. Планируйте объёмы копируемых данных заранее.