Изменение сделки из счета

Что делает робот «Изменение сделки из счёта»

Робот автоматически обновляет поля сделки в Битрикс24 на основании данных из связанного счёта. Когда счёт оплачен, изменена сумма или скорректированы условия, робот переносит эти изменения в карточку сделки: сдвигает стадию, обновляет бюджет, меняет ответственного или добавляет комментарий. Менеджеру не нужно вручную синхронизировать два документа — робот делает это мгновенно и безошибочно.

Робот решает классическую проблему воронки продаж: сделка стоит на стадии «Ожидание оплаты» уже неделю после фактического поступления денег, потому что менеджер забыл вручную передвинуть стадию. С роботом сделка движется по воронке автоматически, отражая реальное положение дел.

Сценарии использования

1. Автоматическое движение сделки по факту оплаты. Клиент оплатил счёт, бухгалтер меняет статус счёта на «Оплачен». Робот автоматически переводит сделку на стадию «Оплачено» или «В производство». Менеджер получает уведомление, что можно начинать следующий этап работ — без ручного отслеживания статусов счетов.

2. Корректировка бюджета сделки при изменении суммы счёта. После переговоров сумма счёта увеличилась (клиент выбрал расширенный пакет услуг). Робот обновляет бюджет сделки, и руководитель отдела продаж сразу видит актуальный прогноз выручки в отчётах. Статистика воронки не искажается устаревшими цифрами.

3. Переназначение ответственного при выставлении счёта. Счёт на крупную сумму требует участия старшего менеджера или руководителя. Робот получает сумму из счёта, сравнивает с порогом и автоматически меняет ответственного по сделке. Клиент не ждёт, пока первый менеджер передаст сделку вручную.

4. Автоматическая фиксация даты закрытия сделки. Когда итоговый счёт помечен как «Оплачен», робот проставляет в сделке фактическую дату закрытия и добавляет комментарий с номером платёжного поручения. Данные для аналитики по скорости закрытия сделок всегда точные, без ручного заполнения.

Настройка робота

Для работы требуется указать:

• Счёт-источник — документ, из которого берутся данные. Обычно это счёт, привязанный к сделке;
• Сделка-приёмник — какую именно сделку обновлять. Может быть определена автоматически по связи со счётом или указана явно;
• Поля для обновления — стадия сделки, сумма, ответственный, комментарий, дата закрытия и другие;
• Правила перехода — условия, при которых выполняются изменения. Например, «менять стадию только при полной оплате» или «обновлять сумму при любом изменении счёта».

Значения для полей можно задать фиксированно или взять из переменных процесса — из полей счёта, из результата другого робота или вычислить в настройках.

Результат работы

Робот возвращает:

• Флаг успеха — подтверждение, что сделка обновлена;
• Изменённые поля — список того, что было обновлено (стадия, сумма, ответственный);
• Предыдущие значения — для аудита и возможности отката изменений;
• Новая стадия сделки — если менялась стадия, чтобы следующие шаги процесса могли на это отреагировать.

Если изменение невозможно (например, у сделки нет нужной стадии в воронке), робот сообщает об ошибке, и процесс переходит на ветку ручной обработки.

Интеграция с другими роботами

Робот «Изменение сделки из счёта» замыкает цепочку финансовой автоматизации:

• После робота «Изменение счёта» — сначала обновили счёт, затем перенесли изменения в сделку;
• Перед роботами отчётности — сделка перешла на финальную стадию автоматически, данные для отчёта всегда актуальны;
• В паре с роботом «Изменение предложения из счёта» — параллельно обновляются и предложение, и сделка, обеспечивая сквозную синхронизацию всех документов.

Типовая цепочка для закрытия сделки: «Изменение счёта» → «Изменение предложения из счёта» → «Изменение сделки из счёта» → «Отправить закрывающие документы клиенту».

Типичные ошибки при настройке

Отсутствие связи между счётом и сделкой. Робот не может определить, какую сделку обновлять, если счёт не привязан к сделке через стандартное поле «Сделка». Перед настройкой убедитесь, что все счета создаются с привязкой к сделке.

Попытка перевести сделку на недоступную стадию. Если в воронке нет стадии «Оплачено» или у текущего сотрудника нет прав на перевод, робот выдаст ошибку. Проверьте настройки воронки и прав доступа на целевой стадии.

Частичная оплата при настроенном условии «только полная». Робот настроен обновлять стадию только при 100% оплате, но клиент внёс предоплату 50%. Сделка остаётся на старой стадии — это правильное поведение, но менеджер может ожидать движения. Добавьте промежуточную стадию «Предоплата получена» для частичных платежей.