Изменение предложения из счета (оплата, остаток)

Что делает робот «Изменение предложения из счета (оплата, остаток)»

Робот автоматически обновляет поля коммерческого предложения в Битрикс24 на основании данных выставленного счёта. Когда клиент производит оплату или меняется сумма задолженности, робот синхронизирует эту информацию с предложением: проставляет статус оплаты, обновляет сумму поступивших средств и пересчитывает остаток. Менеджеру не нужно вручную открывать два документа и переносить цифры между ними.

Робот решает проблему рассинхронизации между счётом и предложением — классическую ситуацию, когда в предложении значится одна сумма, счёт уже частично оплачен, а менеджер продолжает ориентироваться на устаревшие цифры. После работы робота предложение всегда отражает актуальное состояние расчётов.

Сценарии использования

1. Автоматическая отметка оплаты при поступлении денег. Клиент оплатил счёт, бухгалтер меняет статус счёта на «Оплачен». Робот автоматически обновляет связанное предложение: ставит сумму оплаты равной сумме счёта, а остаток — в ноль. Менеджер сразу видит в карточке предложения, что деньги получены, и может переходить к следующему этапу сделки.

2. Частичная оплата с пересчётом остатка. Клиент вносит предоплату 50%. Счёт отмечается как «Частично оплачен», робот подхватывает сумму поступившего платежа и обновляет предложение: оплата — 50 000 руб., остаток к доплате — 50 000 руб. Бухгалтер и менеджер видят одну и ту же картину, без расхождений.

3. Корректировка предложения при изменении счёта. После согласования с клиентом сумма счёта меняется (например, добавили доставку). Робот переносит новую сумму счёта в предложение и пересчитывает остаток с учётом уже поступивших платежей. Менеджеру не нужно пересчитывать цифры вручную и рисковать ошибкой.

4. Контроль дебиторской задолженности. По расписанию запускается процесс, который находит все счета с ненулевым остатком и через робота обновляет соответствующие предложения. Руководитель отдела продаж получает сводку: у каких клиентов висит долг, какие предложения требуют внимания, а какие уже полностью закрыты.

Настройка робота

Для работы робота нужно указать:

• Счёт-источник — документ, из которого берутся данные об оплате и остатке. Обычно это счёт, связанный с текущим бизнес-процессом;
• Предложение-приёмник — документ, который нужно обновить. Может быть найден автоматически по связи со счётом или указан явно через ID;
• Режим обновления — полная замена данных в предложении на данные из счёта или накопительный режим с сохранением истории платежей.

Дополнительно можно настроить запись комментария в историю предложения при каждом изменении, чтобы всегда было видно, на основании какого счёта и когда были обновлены цифры.

Результат работы

Робот возвращает:

• Флаг успеха — подтверждение, что поля предложения обновлены;
• Сумма оплаты — актуальное значение, записанное в предложение;
• Остаток — пересчитанная сумма, которую клиент ещё должен доплатить;
• Статус — итоговый статус предложения («Не оплачено», «Частично оплачено», «Оплачено»), вычисленный на основе остатка.

Интеграция с другими роботами

Робот «Изменение предложения из счета» встраивается в цепочки управления финансами сделки:

• После робота «Изменение счёта» — изменили сумму или статус счёта → сразу актуализировали предложение;
• Перед роботом «Изменение сделки из счёта» — сначала привели в порядок предложение, затем обновили стадию и сумму сделки;
• С роботами уведомлений — после обновления предложения отправить менеджеру сводку или клиенту письмо о поступлении оплаты.

Типичные ошибки при настройке

Счёт и предложение не связаны в CRM. Робот не может определить, какое предложение обновлять. Перед запуском убедитесь, что счёт привязан к предложению через стандартное поле «Основание» или пользовательскую связь.

Перезапись истории платежей. При полном режиме обновления робот заменяет сумму оплаты, а не добавляет к ней новый платёж. Для накопительного учёта нескольких платежей используйте накопительный режим.

Обновление закрытого предложения. Некоторые компании блокируют редактирование предложений после их утверждения. Проверьте бизнес-процессы вашего Битрикс24: возможно, для обновления оплаты потребуется отдельное право доступа.