Изменение предложения из счета (оплата, остаток)

Что делает робот «Изменение предложения из счета (оплата, остаток)»

Когда по предложению выставляют счёт, кто-то должен помнить, сколько уже оплачено и сколько осталось. Обычно это считает менеджер или бухгалтер — в голове, в Excel или в комментарии к сделке. Робот убирает эту ручную работу: находит предложение, к которому привязан счёт, и записывает в него две цифры — сколько клиент уже оплатил и сколько осталось доплатить.

Робот срабатывает в момент выставления или оплаты счёта и берёт сумму из самого счёта. Предложение ищется автоматически по связи — настраивать соответствие вручную не нужно, достаточно, что счёт создан на основании предложения.

Как робот считает суммы

Логика зависит от того, первый это счёт по предложению или нет.

Первый счёт. Поле «Оплачено» в предложении ещё пустое. Робот записывает в него сумму счёта, а в «Осталось оплатить» — разницу между суммой предложения и суммой счёта. Пример: предложение на 120 000 рублей, выставили счёт на 50 000 — в предложении станет «Оплачено 50 000», «Осталось оплатить 70 000».

Повторный счёт. Поля уже заполнены, и робот работает накопительно: прибавляет сумму нового счёта к «Оплачено» и столько же вычитает из «Осталось оплатить». Это закрывает рассрочки и частичные оплаты: второй счёт на 30 000 превратит цифры в «Оплачено 80 000», «Осталось 40 000».

Пересчёт запускается каждым новым счётом, поэтому цифры в предложении всегда соответствуют реальным расчётам. Менеджеру не нужно открывать список счетов и складывать суммы вручную.

Сценарии использования

Частичная оплата крупной сделки. Компания продаёт оборудование, клиент платит по графику: 40% аванс, 40% после отгрузки, 20% после подписания акта. На каждый платёж выставляется отдельный счёт. Робот после каждого счёта обновляет предложение — руководитель видит по полям предложения, на каком этапе оплата, не опрашивая бухгалтерию.

Контроль дебиторки в воронке. Бизнес-процесс раз в неделю проходит по открытым предложениям и проверяет поле «Осталось оплатить»: если остаток висит дольше установленного срока, менеджеру ставится задача. Робот держит это поле актуальным — без него проверка работала бы по устаревшим цифрам.

Рассрочка без путаницы. Клиенту разбили оплату на четыре счёта. После каждого робот накапливает оплаченную часть. Когда «Осталось оплатить» доходит до нуля, следующий робот в цепочке переводит сделку на стадию «Оплачено».

Настройка робота

Три обязательных параметра:

• ID счета — счёт, из которого брать сумму. Обычно сюда подставляют ID из контекста бизнес-процесса, в котором запущен робот;
• Код поля «Оплатили» — точный код пользовательского поля предложения, куда писать оплаченную сумму. Код смотрят в настройках полей предложения, он выглядит как UF_CRM_ и дальше цифры;
• Код поля «Должны оплатить» — код поля для остатка к доплате.

Оба поля нужно заранее создать в предложении с типом «Число» или «Деньги». Робот сам поля не создаёт: если код указан с ошибкой, обновление не пройдёт.

Результат работы

Робот обновляет два поля предложения и возвращает:

• ID предложения — документ, в который записаны суммы. Его можно передать дальше по процессу, например роботу уведомлений или изменению сделки;
• Статус — признак успешного выполнения. Если счёт или предложение не найдены либо код поля указан неверно, статус будет ложным, а текст ошибки попадёт в журнал робота.

Типичные ошибки при настройке

Счёт не привязан к предложению. Робот ищет предложение по стандартной связи «счёт создан на основании предложения». Если счёт выставлен напрямую из сделки, минуя предложение, робот завершится с ошибкой «Не удалось найти предложение, связанное со счетом».

Указано название поля вместо кода. В параметрах нужен именно код поля вида UF_CRM_..., а не читаемое название «Оплачено». По названию робот поле не найдёт.

Ожидание перезаписи вместо накопления. По второму и следующим счетам робот не заменяет цифры, а добавляет к ним. Если нужна полная перезапись — например, после отмены части счетов — поля предложения сначала очищают, и тогда следующий запуск сработает по логике первого счёта.