Добавление товара в смарт-процесс

Робот «Добавление товара в смарт-процесс» для Битрикс24: перенос товарных позиций из сделки в настраиваемую сущность CRM

Что делает робот

Робот копирует товарные позиции из сделки в элемент смарт-процесса. Смарт-процесс — это гибкая сущность CRM, которую вы настраиваете под свои задачи: заказ, спецификация, смета, отгрузочный лист, коммерческое предложение. Робот берёт товары из сделки и создаёт такие же позиции внутри выбранного смарт-процесса.

В отличие от счёта, смарт-процесс может содержать любые дополнительные поля: дату отгрузки, склад, ответственного логиста, статус резерва. Робот заполняет только товары, а остальные поля вы настраиваете отдельно. Это позволяет связать сделку с производственным или логистическим контуром Битрикс24.

Сценарии использования

Передача заказа в производство. Сделка закрыта, товарный состав утверждён. Робот создаёт элемент в смарт-процессе «Заказы на производство» и переносит в него товары: 20 столов модели А, 40 стульев модели Б, 10 шкафов модели В. Производственный отдел видит заказ в своей ленте и начинает работу — без звонков менеджеру и переписывания спецификации.

Формирование отгрузочного листа. Сделка на стадии «Отгрузка». Робот создаёт элемент в смарт-процессе «Отгрузки», копирует товары из сделки, а менеджер логистики дополняет его: склад отгрузки, дата, транспортная компания. Товарный состав не нужно набивать вручную — он уже из сделки.

Расчёт себестоимости проекта. В сделке — оборудование и работы. Робот переносит товары в смарт-процесс «Смета проекта», где экономист добавляет внутреннюю себестоимость, транспортные расходы и маржинальность. Сделка и смета живут отдельно: продавец видит отпускные цены, экономист — внутренние.

Сборка сложного заказа из нескольких сделок. У клиента три сделки на разные группы товаров. Для каждой сделки робот добавляет товары в один элемент смарт-процесса «Сводный заказ». На выходе — полный перечень товаров по клиенту, собранный из трёх сделок.

Настройка робота

В настройках укажите:

• Смарт-процесс. Выберите, в какой именно смарт-процесс добавлять товары. Список доступных смарт-процессов загружается из вашей CRM.
• Элемент смарт-процесса. Можно создать новый элемент для каждого запуска или добавлять товары в существующий (например, когда несколько сделок собираются в один заказ).
• Откуда брать товары. По умолчанию — из текущей сделки, но можно указать любой элемент CRM со списком товаров.
• Режим добавления. Заменить все товары в элементе, добавить новые к существующим или только дополнить недостающие позиции.
• Поля для заполнения. Помимо названия, количества и цены, робот может заполнить дополнительные поля смарт-процесса: статус товара, склад, дату поступления — если эти данные есть в сделке.

Результат работы

В выбранном смарт-процессе появляется элемент с полным списком товаров из сделки. Все позиции сохраняют количество, цену, сумму и ставку НДС. Ответственный за смарт-процесс (например, начальник производства) видит новый элемент в своей ленте и может сразу приступать к работе.

Робот возвращает идентификатор созданного или обновлённого элемента смарт-процесса. Другие роботы могут использовать его для дальнейшей автоматизации.

Интеграция с другими роботами

Робот «Добавление товара в смарт-процесс» соединяет контур продаж с операционными процессами:

• После робота создания сделки — товары автоматически передаются в выбранный смарт-процесс.
• Перед «Добавление товара в счет» — товары из смарт-процесса можно затем перенести в счёт.
• С роботом назначения ответственного — на созданный элемент смарт-процесса можно сразу назначить ответственного по типу товара или складу.
• С роботом уведомления — начальник производства получает уведомление в Битрикс24, что поступил новый заказ.

Типичные ошибки при настройке

Выбран не тот смарт-процесс. Товары из сделки попадают в «Заказы на производство», а нужно было в «Отгрузки». Проверьте, что выбран правильный смарт-процесс — переименовать элемент после создания нельзя.

Смарт-процесс не поддерживает товары. Не все смарт-процессы умеют хранить товарные позиции. При создании смарт-процесса должна быть включена опция «Является товарным справочником» или «Содержит товары». Если этой опции нет — добавление товаров не сработает.

Перезапись данных при повторном запуске. Если режим стоит «заменить все», а робот запускается повторно, он сотрёт товары, добавленные вручную. Для сценариев с ручными правками используйте режим «только дополнить».

Пустой список товаров в сделке. Робот создаст элемент смарт-процесса без товаров. Добавьте проверку: «в сделке есть товары» — и только тогда запускайте робота.

Дублирование элемента. При каждом запуске создаётся новый элемент смарт-процесса. Если сценарий запускается на каждое изменение сделки, через неделю вы получите 20 элементов на одну сделку. Добавьте условие: «создавать новый элемент только если нет существующего».