CRM роботы

Добавление товара в счет

Робот «Добавление товара в счет» для Битрикс24: перенос товарных позиций из сделки в счёт без ручного ввода

Что делает робот

Робот копирует товарные позиции из сделки в счёт. Вам не нужно вручную перебивать список товаров, пересчитывать цены и проверять соответствие коммерческому предложению. Всё, что уже зафиксировано в сделке — номенклатура, количество, цена, скидка, ставка НДС, — переносится в счёт автоматически.

Если счёт ещё не создан, робот может работать в паре с роботом «Добавление счета»: сначала создаётся счёт, затем в него переносятся товары. Если счёт уже существует, робот добавляет товары в него.

Робот не дублирует позиции: если товар с таким названием уже есть в счёте, робот либо обновляет его количество и цену, либо пропускает.

Сценарии использования

Сложный заказ из десяти позиций. Менеджер собрал КП в сделке: 3 вида оборудования, монтаж, пусконаладка, обучение персонала и годовая поддержка — всего 7 товарных позиций с разными ценами и скидками. Робот переносит всё в счёт за секунду. Ручной ввод этих позиций занял бы 15 минут и почти гарантированно содержал бы ошибку.

Частичная оплата по этапам. Договор разбит на этапы: аванс 50%, доплата 30% после поставки, финальные 20% после подписания акта. Для каждого этапа создаётся отдельный счёт. Робот каждый раз переносит нужный набор товаров из сделки по тегу этапа. Бухгалтер не разбирается в сути сделки — он просто получает готовые счета.

Обновление счёта после пересогласования. Клиент попросил заменить одну позицию на другую и увеличить объём. Менеджер обновил товары в сделке и перезапустил сценарий. Робот обновил товары в счёте — старая позиция убрана, новая добавлена, сумма пересчитана.

Перенос товаров из смарт-процесса. Если товары хранятся в смарт-процессе (например, в заказе), а счёт создаётся отдельно, робот возьмёт товары из смарт-процесса и перенесёт в счёт. Это связывает два разных инструмента Битрикс24 без ручного вмешательства.

Настройка робота

При настройке вы указываете:

Откуда брать товары. Обычно из текущей сделки сценария. Можно также указать конкретный смарт-процесс или элемент CRM.
В какой счёт добавлять. По умолчанию — в последний созданный счёт, связанный со сделкой. Можно указать конкретный счёт по идентификатору.
Что делать с существующими позициями. Заменить все товары в счёте на новые, добавить новые к существующим или пропустить товары, которые уже есть в счёте.
Пересчитывать ли скидки. Если в сделке указаны скидки на товары, робот сохранит их в счёте. Можно также применить общую скидку из сделки ко всем позициям.
Ставка НДС. Робот переносит ставку НДС из товара в сделке. Если ставка не указана — используется значение по умолчанию из настроек CRM.

Результат работы

В счёте появляется таблица товаров с названиями, количеством, ценой за единицу, скидкой, ставкой НДС и итоговой суммой. Сумма счёта автоматически пересчитывается с учётом всех позиций.

Робот возвращает количество добавленных товарных позиций. Если какие-то товары не удалось добавить (например, не указана цена), робот может создать задачу на менеджера для уточнения.

Интеграция с другими роботами

Робот «Добавление товара в счет» работает в цепочке:

После «Добавление счета» — если счёт создаётся отдельным роботом и нужно наполнить его товарами.
После «Добавление товара в смарт-процесс» — товары сначала собираются в смарт-процесс из разных источников, затем переносятся в счёт.
Перед роботом отправки счёта — убедитесь, что все товары на месте, и только потом отправляйте счёт клиенту.
С роботом проверки суммы — можно добавить шаг, сравнивающий сумму счёта с суммой сделки. Если расхождение — уведомление менеджеру.

Типичные ошибки при настройке

Счёт ещё не создан. Робот пытается добавить товары в счёт, которого нет. Убедитесь, что в сценарии сначала создаётся счёт, а уже потом добавляются товары.

В сделке нет товаров. Робот завершится без ошибки, но и без результата — добавлять нечего. Добавьте проверку: если товаров в сделке нет, пропустить робота и уведомить менеджера.

Не совпадают единицы измерения. В сделке товар указан в «штуках», а в каталоге CRM единица измерения — «упаковка». Робот перенесёт количество, не пересчитав его. Проверьте соответствие единиц измерения в сделке и каталоге.

Дублирование при повторном запуске. Если робот запускается несколько раз для одного счёта, а режим стоит «добавлять к существующим», товары будут дублироваться. Используйте режим «заменить все» при повторных запусках.