Добавление счета

Робот «Добавление счета» для Битрикс24: автоматическое создание счёта на оплату из сделки без ручного заполнения

Что делает робот

Робот создаёт счёт в CRM на основе данных сделки. Он берёт компанию-плательщика, реквизиты, список товаров из сделки и формирует готовый счёт на оплату. Вам не нужно вручную открывать карточку сделки, нажимать «Выставить счёт», заполнять плательщика и вбивать товарные позиции.

Счёт создаётся по шаблону: в нём уже указаны ваши реквизиты (они настраиваются один раз в параметрах робота), реквизиты плательщика (подтягиваются из компании сделки) и товары из сделки с ценами. После создания робот возвращает ссылку на счёт и его идентификатор для следующих шагов сценария.

Робот также умеет формировать счёт в формате PDF и отправлять его клиенту — если в сценарии дальше идёт робот отправки письма.

Сценарии использования

Моментальный счёт после согласования КП. Менеджер отправил клиенту коммерческое предложение, клиент согласился. Менеджер меняет стадию сделки на «КП согласовано» — и робот автоматически создаёт счёт. Клиенту сразу уходит письмо со счётом в PDF, менеджер не тратит время на оформление.

Регулярные счета для подписки. Клиент на ежемесячном обслуживании. Первого числа каждого месяца робот запускается по расписанию, находит сделку с типом «Подписка» и создаёт новый счёт на очередной месяц. Бухгалтер получает уведомление, что счёт сформирован и готов к отправке.

Счёт на основе заказа с сайта. Клиент оформил заказ в интернет-магазине, лид создан, сделка с товарами сформирована. Робот запускается автоматически и создаёт счёт на основе товарных позиций сделки. Покупатель получает счёт на почту в течение минуты после заказа.

Пакетная генерация счетов в конце месяца. В сделках на стадии «Выставление документов» лежат 40 сделок без счетов. Вы запускаете робота в массовом режиме: для каждой сделки создаётся счёт с товарами и реквизитами. Через несколько минут у бухгалтера готовы все счета для закрытия месяца.

Настройка робота

При настройке укажите:

• Реквизиты вашей компании. Название, ИНН, КПП, расчётный счёт, БИК, банк. Эти данные будут автоматически подставляться в каждый создаваемый счёт. Настраиваются однократно.
• Из какой сделки брать данные. Обычно это текущая сделка сценария. Робот возьмёт из неё плательщика и товары.
• Шаблон названия счёта. Например: «Счёт № {номер} от {дата}». Робот подставит актуальные значения.
• Статус счёта. Можно создать счёт сразу в статусе «Отправлен» или оставить как «Черновик» — чтобы менеджер проверил перед отправкой.
• Добавлять ли подпись и печать в PDF. Если у вас настроен шаблон с факсимиле — включите эту опцию.

Результат работы

Счёт создан и привязан к сделке. В карточке сделки появляется новый счёт с перечнем товаров, ценами и итоговой суммой. Менеджер может открыть его и отправить клиенту в один клик.

Робот возвращает идентификатор и номер счёта. Следующие роботы сценария могут отправить счёт по email, поставить задачу на контроль оплаты или уведомить бухгалтера.

Интеграция с другими роботами

Робот «Добавление счета» хорошо сочетается с:

• «Добавление реквизита» — перед созданием счёта убедитесь, что у компании заполнены реквизиты. Иначе счёт создастся без данных плательщика.
• «Добавление товара в счет» — если товаров в сделке нет или их нужно дополнить, сначала запустите этого робота.
• Роботом отправки письма — прикрепите PDF-счёт к письму и отправьте клиенту автоматически.
• Роботом создания задачи — после создания счёта поставить задачу «Проверить оплату через 3 дня».

Типичные ошибки при настройке

Не заполнены реквизиты плательщика. Если в компании сделки нет ИНН и расчётного счёта, счёт создастся с пустыми полями плательщика. Запускайте робота «Добавление реквизита» перед созданием счёта.

В сделке нет товаров. Робот создаст пустой счёт. Либо сначала заполните товары в сделке (вручную или роботом «Добавление товара в сделку»), либо настройте робот «Добавление товара в счет» перед созданием счёта.

Не указаны собственные реквизиты. Если в настройках робота не заполнены реквизиты вашей компании, счёт будет без подписи и реквизитов получателя. Клиент не сможет оплатить.

Счёт создаётся повторно. Если робот настроен на изменение сделки без проверки на существующий счёт, он будет создавать новый счёт при каждом редактировании. Добавьте условие: «У сделки нет неоплаченных счетов».

Неверная ставка НДС. По умолчанию используется ставка из настроек CRM. Если у вас есть товары с разными ставками НДС (20%, 10%, 0%, без НДС), проверьте, что в товарных позициях указана корректная ставка.