Забытые сделки

Робот «Забытые сделки» для Битрикс24: автоматический поиск сделок без активности

Что делает робот

Робот «Забытые сделки» помогает найти сделки, работа по которым остановилась. В повседневной практике CRM-менеджера типична ситуация: сделок становится всё больше, и часть из них неизбежно «зависает» — менеджер переключился на другие задачи, забыл позвонить клиенту или не заметил, что прошло две недели без движения. Робот автоматически выявляет такие сделки по двум признакам: отсутствие активных дел и дата последнего изменения.

Робот просматривает указанные направления сделок, исключает завершённые стадии и анализирует каждую сделку: есть ли у неё незавершённые дела (звонки, встречи, задачи), и как давно она последний раз изменялась. Сделки, по которым нет активных дел и которые не обновлялись дольше заданного порога, попадают в результат.

Это позволяет руководителю отдела продаж или администратору CRM не просматривать сотни сделок вручную, а получать готовый список проблемных позиций. Робот не принимает решений за человека — он только подсвечивает потенциально забытые сделки, а решение, что с ними делать, остаётся за менеджером.

Сценарии использования

Ежедневный контроль для руководителя отдела продаж. Каждое утро бизнес-процесс запускается по расписанию: робот находит сделки без активности за последние 3 дня, создаёт задачу на ответственного менеджера с перечнем таких сделок и требованием обновить статус. Руководитель видит, что ни одна сделка не теряется.

Реанимация «холодных» сделок. Компания запускает процесс реактивации: робот находит сделки, которые не обновлялись более 14 дней и находятся на ранних стадиях. По каждой такой сделке автоматически создаётся задача для менеджера с напоминанием связаться с клиентом и предложить спецпредложение.

Подготовка к планёрке. Перед еженедельной планёркой отдела продаж запускается процесс, который с помощью робота собирает забытые сделки по каждому менеджеру. Результат оформляется в виде письма или задачи, чтобы на планёрке предметно обсудить проблемные позиции.

Профилактика «кладбища сделок». Администратор CRM настраивает процесс, который раз в месяц собирает сделки без активности более 30 дней. Если такие находятся, создаётся задача на аудит: возможно, пора переместить их в архив или закрыть как нецелевые.

Настройка робота

В настройках нужно указать три основных параметра. Первый — направления сделок (воронки), которые нужно проверять. Можно выбрать одну или несколько воронок. Второй — стадии, которые нужно исключить из проверки. Обычно это успешно завершённые и провальные стадии: нет смысла искать забытые среди тех, что уже закрыты. Третий — пользователи (ответственные менеджеры), чьи сделки проверять. Можно указать конкретных сотрудников или оставить выбор всех.

Также можно задать порог «забытости» — сколько дней сделка должна простаивать без изменений, чтобы считаться забытой. Это гибкая настройка: для активных продаж порог может быть 3–5 дней, для долгого цикла сделки — 14 и более.

Результат работы

Робот возвращает список ID сделок, которые соответствуют критериям забытых: нет активных дел, дата последнего изменения старше порога. Список можно использовать в следующих шагах: создать задачу для менеджера с перечнем, отправить уведомление руководителю или запустить массовое обновление — например, сменить стадию всем найденным сделкам.

Результат — это именно перечень ID, а не готовый отчёт с названиями и суммами. Если вам нужен форматированный список с деталями, используйте робота «Действия над текстом» или настройте цепочку с получением дополнительных данных по каждой сделке.

Интеграция с другими роботами

Робот «Забытые сделки» хорошо сочетается:

• С роботом «Добавить комментарий задачу» — чтобы добавить список забытых сделок в задачу ответственному менеджеру.
• С роботом «Компании, созданные в период» — чтобы найти забытые сделки только по новым компаниям.
• С роботом «Действия над текстом» — чтобы отформатировать список ID в читаемый перечень с суммами и названиями.

Пример цепочки: «Забытые сделки» → сбор дополнительных данных по каждой → «Добавить комментарий задачу» с форматированным списком для руководителя.

Типичные ошибки при настройке

Включение завершённых стадий в проверку. Если не исключить успешно закрытые и провальные стадии, робот будет находить среди «забытых» те сделки, которые просто завершены и не требуют внимания. Всегда отмечайте финальные стадии как исключения.

Нереалистичный порог «забытости». Если поставить порог в 1 день, робот будет находить почти все сделки: даже те, по которым вчера звонили клиенту, но не обновили карточку. Начинайте с порога в 5–7 дней и корректируйте под ритм работы отдела.

Проверка неактивных воронок. Если в настройках выбраны все воронки, включая те, которые уже не используются, робот может найти множество старых забытых сделок, которые потеряли актуальность. Лучше ограничить проверку активными направлениями продаж.