Сделка закрыта в декабре, оплата в январе: какие даты нужны управленческому отчёту

Один заказ, три разных события

Рассмотрим учебный заказ оборудования. Продажа завершена в декабре, передача клиенту состоялась в январе, деньги поступили двумя платежами. Это условный пример для управленческой проверки, а не правило бухгалтерского или налогового учёта.

Если сложить суммы успешно закрытых сделок и назвать результат поступлениями, показатель может включить ещё не оплаченные заказы. Если отбирать только январские платежи, в выборке могут оказаться деньги по продажам прошлого года. Обе выборки полезны, когда правильно названы.

Не пытайтесь исправить расхождение переносом даты в карточке ради нужного итога. Сначала выясните смысл поля и причину попадания записи в отчёт.

Что проверить в Битрикс24 до расчёта

Откройте одну контрольную сделку. Сопоставьте её текущую стадию, поле даты завершения, доступные сведения об оплатах и документы исполнения. Если деньги учитываются во внешней системе, определите, какие данные и когда приходят в CRM.

Настройка даты завершения может влиять на значение поля при переходе в финальную стадию. Битрикс24 описывает это в прочих настройках CRM. Поэтому название поля недостаточно: проверьте действующую настройку и фактическую историю контрольной записи.

Штатный отчётный период CRM также имеет собственные правила включения элементов. Он не всегда равен выборке «созданы в этом месяце». Эти правила разобраны в справке об отчётном периоде. Для своего отчёта сохраните точные фильтры и проверьте, какое событие они действительно отбирают.

Если нужного факта исполнения в CRM нет, не заменяйте его предполагаемой датой. Укажите источник, владельца заполнения и способ проверки. Новое поле полезно только вместе с правилом, когда оно считается подтверждённым.

Составьте паспорт каждого показателя

Перед годовым сравнением руководителю и владельцу данных достаточно согласовать небольшую таблицу.

Термин «факт» без расшифровки лучше не использовать. В прогнозном отчёте он может означать успешное закрытие, в другом управленческом отчёте речь идёт о полученных деньгах. Различие суммы воронки и прогноза разобрано в отдельной статье.

Как учитывать частичную оплату в учебной проверке

Предположим, сумма учебного заказа составляет 100 условных единиц. До конца декабря получено 30, в январе ещё 70. Для проверки используем одну валюту, без скидок и возвратов.

В выборке завершённых декабрьских продаж может быть весь заказ на 100, если он отвечает принятому критерию продажи. В выборке поступлений за декабрь будет 30, за январь 70. Складывать эти три результата как разные продажи нельзя: они описывают один заказ с разных сторон.

Если в системе есть несколько счетов или частей поставки, отдельно проверьте связь с заказом. Одна строка сделки и несколько строк платежей имеют разную детализацию. После объединения таблиц сумма заказа может повторяться в каждой платёжной строке.

Для реальных данных нужны согласованные правила валют, возвратов и корректировок. Не переносите арифметику учебного примера в рабочий отчёт без проверки его источников.

Как проверить границу года

Создавать реальные продажи ради проверки не требуется. Используйте разрешённые учебные записи или обезличенную копию примеров. Возьмите завершение до границы периода и платёж после неё, а затем поменяйте местами только даты событий.

Проверьте включение каждой записи отдельно. Сохраните период, фильтры, время формирования и доступ пользователя. Если два руководителя видят разный итог, сначала сравните эти параметры и доступную им выборку.

Далее проверьте запись с частичной оплатой и запись без подтверждения исполнения. Последняя должна оставаться неопределённой по этому показателю, а не автоматически считаться выполненной или нулевой.

Выводом проверки служит объяснимый набор строк. Руководитель должен открыть любую строку и показать, какое событие включило её в конкретный период. Общая работа с формулами и источниками KPI описана в материале об измерении результатов CRM.

Частые вопросы