Вернуться к статьям Поиск в карточке полезен при повторном обращении. Например, сотрудник завёл новый контакт после выставки, а другой менеджер уже ведёт переговоры с тем же человеком. Совпадение телефона помогает заметить вторую запись, но решение о дальнейшей работе требует проверки обеих карточек.
Сначала проверьте, действительно ли это один клиент
Одинаковое значение поля служит поводом открыть запись. Общий телефон приёмной может принадлежать нескольким сотрудникам компании, а одинаковые ФИО могут оказаться у разных людей. Объединять карточки только потому, что они попали в список, опасно для истории работы.
В учебном примере есть два контакта с одним телефоном. В первом сохранились прошлые договорённости, второй создан после нового обращения. Менеджеру нужно сравнить ФИО, компанию, средства связи и переписку, затем решить, относятся ли записи к одному человеку.
Проверка совпадений и нормализация данных решают разные задачи. Нормализация помогает привести значения к принятому формату; ей посвящена отдельная статья о контактных данных в CRM. Для решения об объединении всё равно нужно изучить найденные карточки.
Как проверить совпадения в карточке CRM
После установки приложения администратором откройте лид, контакт, компанию или сделку и перейдите на вкладку «Дубликаты».
- Посмотрите, какие группы записей появились в выдаче. Совпадения могут относиться к разным типам CRM: например, к контакту и лиду.
- Прочитайте основание совпадения. В списке показывается, что связывает записи: телефон, e-mail, название или ФИО.
- Откройте найденную запись и сравните сведения о клиенте. Переход происходит в слайдере портала, поэтому текущая карточка остаётся рядом с рабочим контекстом.
- Проверьте историю общения и текущую работу по клиенту. Перед объединением согласуйте с коллегой, какая запись должна остаться основной.
У разных типов записей отличаются признаки поиска. В частности, дубликаты сделок определяются по точному совпадению названия. Поэтому одинаковый телефон контакта и похожие названия двух сделок требуют разных проверок.
Не считайте любой повторный лид ошибкой базы. Клиент может обратиться снова, сохраняя связь с существующим контактом. Разницу между видами карточек объясняет статья о простых и повторных лидах.
Когда можно перейти к объединению
Во вкладке карточки кнопка «Объединить» открывает штатный мастер Битрикс24 с выбранными записями. Открытая карточка передаётся как основная, найденный дубликат как присоединяемая. До перехода проверьте, подходит ли такой порядок вашей задаче.
| Что найдено | Как действовать |
|---|---|
| Другой контакт при открытом контакте | Сравнить сведения и при подтверждённом дубле перейти к штатному объединению |
| Лид при открытом контакте | Открыть лид и проверить связь с клиентом; межтиповое совпадение нельзя объединить этой кнопкой |
| Компания с общим телефоном нескольких подразделений | Уточнить, одна ли это организация и как в CRM разделена работа с ней |
| Сделка с тем же названием | Проверить предмет и историю обеих сделок: одинаковый заголовок не подтверждает повтор одной продажи |
Объединение записей одного типа выполняет механизм самого портала. Наличие совпадения в списке ещё не означает, что записи уже изменены. Перед подтверждением в мастере проверьте выбранные карточки и сведения, которые должны сохраниться.
Как заметить совпадение без перехода на вкладку
На форму карточки можно добавить поле «Дубликаты в CRM». Оно показывает отсутствие найденных повторов либо их количество и две первые записи. Если нужна подробная проверка, откройте вкладку со списком.
Это поле удобно расположить рядом со средствами связи, чтобы менеджер видел результат при работе с клиентом. Поле со сводкой не сохраняет своё значение в карточку: сама проверка через него не создаёт запись об изменении CRM.
Если вкладка или поле не появились, администратору нужно проверить блок «Настройка в CRM» на главной странице приложения. Там показано состояние встраивания по типам записей и ошибки последней установки. Отсутствие вкладки стоит разобрать до начала проверки базы.
Что учитывать при оценке результата
Название и ФИО сравниваются точно. Разное написание, лишний пробел или другой регистр могут помешать совпадению по этим признакам. Поиск по телефону и e-mail использует средства портала; добавочные номера телефонов не учитываются.
В каждой группе выдачи отображается до 20 записей. Сводное поле показывает только две первые. Просмотр нескольких строк не подтверждает, что вы изучили все возможные повторы клиента.
Описанный карточный поиск работает с лидами, сделками, контактами и компаниями. Для смарт-процессов, счетов и предложений этот сценарий не поддерживается. Если задача состоит в проверке другого типа записей или всей базы, сначала уточните подходящий способ работы, не переносите на него шаги из этой инструкции.
Частые вопросы
Совпадение телефона означает, что карточки нужно объединить?
Нет. Один номер может использоваться несколькими людьми или подразделениями. Сначала сравните сведения и историю работы, затем решайте, относятся ли записи к одному клиенту.
Можно объединить найденный лид с открытым контактом?
Через кнопку объединения в этой вкладке можно работать с записями одного типа. Межтиповое совпадение можно открыть и изучить, чтобы разобраться в связях CRM.
Найдётся ли дубль с опечаткой в фамилии?
По сравнению ФИО такая запись не совпадёт, поскольку оно точное. Запись может быть найдена по другому поддерживаемому признаку, например телефону, если он заполнен и совпадение доступно через поиск портала.
Для первого знакомства выберите учебный контакт с заранее известным повтором. Сравните результат вкладки с обеими карточками, затем проверьте сводное поле. Условия подключения и описание карточного поиска доступны на странице приложения.