Почтальон — обработка входящей почты по правилам

«Почтальон» разбирает входящую почту Битрикс24 по вашим правилам. Для нового обращения можно создать лид, для рабочего запроса — задачу, для коммерческой переписки — сделку. Ненужное письмо приложение оставит без обработки или переместит в Корзину.

Зачем нужен «Почтальон»

Почта в Битрикс24 уже связана с CRM, но одинаковый сценарий подходит не для всех писем. Заявка с сайта, счёт от поставщика, ответ клиента и рассылка требуют разных действий. «Почтальон» проверяет отправителя, получателя, тему, текст и наличие вложений, а затем выполняет действия, заданные администратором.

Приложение умеет:

• фильтровать письма по отправителю, получателю, теме, тексту и наличию вложений;
• сравнивать данные по фрагменту, точному совпадению или регулярному выражению;
• объединять несколько условий по принципу «И» и инвертировать отдельное условие через «НЕ»;
• находить или создавать контакт, создавать лид, сделку или задачу;
• добавлять комментарий в таймлайн CRM, пропускать письмо или перемещать его в Корзину;
• выполнять несколько действий разных типов внутри одного правила;
• назначать ответственного владельцем ящика, конкретным сотрудником или по очереди;
• проверять правило до включения и показывать результат обработки в журнале.

Первоначальная настройка

1. Откройте настройки почтового ящика в Битрикс24 и отключите штатное автоматическое создание лидов. Иначе одно письмо может обработать и Битрикс24, и «Почтальон».
2. Откройте приложение и перейдите в раздел «Ящики».
3. Нажмите «Подключить ящик» и выберите один из ящиков, доступных вашему пользователю в Битрикс24.
4. Откройте настройки подключённого ящика и выберите режим срабатывания правил.
5. Укажите действие для писем, которым не подошло ни одно правило: ничего не делать, создать лид или создать задачу на разбор.
6. Сохраните настройки и убедитесь, что ящик активен.

В режиме «Первое подошедшее» приложение останавливается на первом подходящем правиле. Порядок правил здесь важен: узкие сценарии лучше ставить выше общих. В режиме «Все подошедшие» выполняются все правила, условия которых совпали с письмом.

Как создать правило обработки писем

1. Выберите ящик

Перейдите в раздел «Правила», выберите почтовый ящик и нажмите «Создать правило». Правила хранятся отдельно для каждого ящика.

2. Задайте название и состояние

Дайте правилу название, по которому сразу понятен маршрут: например, «Заявки с сайта в лид» или «Счета поставщиков в задачу». Новое правило можно сразу включить либо сохранить выключенным для проверки.

3. Добавьте условия

Для каждого условия выберите поле письма:

• отправитель;
• получатель;
• тема;
• тело письма;
• наличие вложений.

Для текста доступны операторы «содержит», «равно» и regex. Флажок «НЕ» инвертирует проверку. Если условий несколько, письмо должно пройти каждое из них.

Для вложений приложение пока определяет только их наличие. Имя и содержимое файла оно не анализирует, сами файлы к создаваемой сущности не прикрепляет.

4. Выберите действия

Одно правило может последовательно выполнить несколько действий разных типов:

• найти существующий контакт по email отправителя или создать новый;
• создать лид;
• создать сделку;
• создать задачу;
• добавить комментарий в таймлайн созданной CRM-сущности;
• пропустить письмо;
• переместить письмо в Корзину.

Для лида, сделки и задачи выберите ответственного. Это может быть владелец ящика, один указанный сотрудник или очередь сотрудников. Для задачи можно задать дедлайн в часах от момента обработки.

Приложение само подставляет в создаваемые записи тему, отправителя и текст письма. Настраивать шаблоны полей вручную в текущей версии не нужно.

5. При необходимости добавьте AI

AI-функции находятся в том же редакторе правила. Умное условие можно описать обычной фразой, здесь же можно задать порог спам-оценки. AI-саммари и извлечение данных выполняются только для цепочек с контактом, лидом или сделкой: резюме попадает в таймлайн основной CRM-сущности, а извлечённые значения — в её поля. Для каждого значения укажите название, описание и целевое поле, например PHONE или пользовательское поле UF_CRM_*. В правилах только с задачей, пропуском или перемещением письма в Корзину саммари и извлечение не выполняются.

6. Проверьте правило

Нажмите «Проверить» и введите тестовую тему, отправителя и текст либо укажите ID реального письма из выбранного ящика. Проверка не запускает действия и оценивает только обычные условия. Она показывает результат каждого такого условия; умные условия и спам-скоринг здесь не выполняются.

7. Сохраните и расставьте приоритеты

После сохранения перетащите правила в нужном порядке. Это определяет приоритет в режиме «Первое подошедшее». Готовое правило можно скопировать в другой ящик; копия создаётся выключенной, чтобы её можно было проверить перед запуском.

Как выполняются действия

Если правило содержит несколько действий, «Почтальон» выполняет их по порядку: сначала работает с контактом, затем создаёт лид или сделку, после этого — задачу и комментарий. Созданную задачу приложение связывает с CRM-сущностями из той же цепочки.

При действии «Создать/найти контакт» приложение ищет контакт по email отправителя. При действии «Создать лид» оно отдельно ищет по этому email лид в статусе «Новый» и при находке добавляет письмо в его таймлайн вместо создания нового лида. Такая проверка снижает число повторных записей, но не заменяет полноценный контроль дублей в CRM.

Журнал обработки

Раздел «Журнал» показывает тему письма, ящик, сработавшее правило и статус обработки. Записи можно фильтровать по статусу, ящику и наличию совпадения.

В деталях сработавшего правила видны результаты его обычных условий. При наличии там же отображаются AI-трейс, сохранённые идентификаторы сущностей и текст ошибки. Для писем без совпавшего правила и правил, отклонённых AI-условием, поусловный трейс не сохраняется. После сбоя обработку можно повторить: уже завершённые действия сохраняются и не выполняются заново.

На странице «Обзор» собрана сводка за последние 30 дней по обработанным письмам, результатам правил, сущностям, записанным в результаты обработки, и ошибочным статусам.

AI-функции и биллинг

Обычные условия и действия работают без AI. Платный баланс нужен только для умных условий, спам-оценки, саммари и извлечения данных.

Стоимость считается по фактически использованным токенам выбранной модели. В разделе «Биллинг» видны текущий баланс, тарифы моделей, история пополнений и каждое списание. Если баланс закончился, AI-вызовы не выполняются. Умное условие и спам-оценка считаются пройденными без проверки, поэтому правило продолжает работу по обычным условиям. Саммари и извлечение данных пропускаются.

Быстрый старт внутри приложения

В разделе «Настройки» есть короткая памятка: отключить штатное создание лидов, подключить ящик и создать правила. Там же указана установленная версия приложения.

Важно знать

• По умолчанию подключённые ящики проверяются раз в пять минут; фактический интервал задаётся в конфигурации приложения. Обработка начинается во время ближайшей проверки, а не сразу после получения письма.
• Настройка ящиков и правил, а также просмотр журнала доступны администратору портала.
• Текущая версия рассчитана на облачный Битрикс24.
• Приложение проверяет наличие вложений, но не читает и не прикрепляет сами файлы.
• AI-классификация помогает распределять письма, но даёт вероятностный результат и не гарантирует точность.

Частые вопросы

Чем «Почтальон» отличается от штатной работы почты в Битрикс24?

Битрикс24 связывает почту с CRM, а «Почтальон» выбирает действие по содержанию и другим данным письма. Для одного сообщения это может быть лид, для другого — задача или сделка, а для третьего — отсутствие действия.

Что произойдёт, если письмо не подошло ни под одно правило?

Сработает настройка ящика по умолчанию: ничего не делать, создать лид или создать задачу на разбор.

Можно ли выполнить несколько маршрутов для одного письма?

Да. Выберите режим «Все подошедшие». Тогда приложение выполнит каждое совпавшее правило. В режиме «Первое подошедшее» сработает только правило с наивысшим приоритетом среди подходящих.

Можно ли проверить правило без создания лида или задачи?

Да. Режим проверки показывает совпадение и подробный результат обычных условий, но не выполняет действия и не проверяет AI-условия.

Что будет при ошибке?

Ошибка появится в журнале вместе с деталями. Обработку можно повторить; завершённые до сбоя действия сохраняются.

Что будет, если закончится AI-баланс?

AI-вызовы не выполняются. Умное условие и спам-оценка считаются пройденными без проверки, поэтому правило продолжает работу по обычным условиям. Саммари и извлечение данных пропускаются.