CRM Роботы + AI 2.0

Список документов выбранной сущности

Что делает

Робот собирает полный список документов по любой сущности CRM, заданной вручную через ID типа и ID элемента. По каждому документу возвращаются ID, номер, название, ссылка на скачивание и ID шаблона. В отличие от робота «Список документов текущей сущности», этот робот может работать с любым элементом — не только с тем, из которого он запущен.

Это ключевой инструмент для кросс-сущностных сценариев: проверить документы в родительской сделке из карточки счёта, собрать сводку по нескольким элементам в одном процессе или передать данные во внешнюю систему. Робот избавляет от ручного переключения между карточками и копирования информации о документах.

Сценарии

1. Сбор документов из родительской и дочерних сущностей

Счёт создан на основании сделки, в которой уже есть договор и спецификация. Робот в процессе счёта получает список документов родительской сделки и прикрепляет к счёту ссылки на все связанные документы. Бухгалтер видит полную картину, не открывая сделку.

2. Формирование пакета для тендера

Тендерная заявка собирается из нескольких сделок и лидов. Бизнес-процесс обходит все связанные сущности и для каждой запускает робот «Список документов выбранной сущности». Результаты объединяются в общий перечень, который отправляется тендерному комитету — все документы в одном месте.

3. Миграция документов при реструктуризации

При объединении двух сделок в одну нужно перенести все документы. Робот собирает списки документов из обеих исходных сделок, затем другой робот копирует их в целевую. Менеджер не теряет ни одного файла — всё переносится автоматически по спискам.

4. Подготовка данных для внешнего аудита

Внешний аудитор запрашивает перечень всех документов по проекту. Робот обходит все сделки проекта, для каждой получает список документов и формирует единый реестр: номер документа, название, дата создания, шаблон. Реестр выгружается в Google Таблицу или отправляется на почту — готово за минуту, а не за час ручной работы.

Настройка

Робот принимает два параметра:

ID типа сущности — числовой код: 1 для лида, 2 для сделки, 5 для счёта, 31+ для смарт-процессов.
ID сущности — идентификатор конкретного элемента, по которому нужно собрать документы.

Значения можно взять из переменных бизнес-процесса, из результатов поисковых роботов или передать статически, если целевая сущность известна заранее.

Результат

Робот возвращает семь значений:

Список ID документов — массив числовых идентификаторов.
Список номеров — номера документов (например, «45», «123»).
Список названий — читаемые названия.
Список ссылок на скачивание — прямые URL для получения файлов.
Список ID шаблонов — идентификаторы шаблонов, по которым созданы документы.
Количество документов — общее число.
Статус — успех или ошибка.

Массивы синхронизированы: индексы во всех списках соответствуют одному и тому же документу.

Интеграция

Робот встраивается в любые бизнес-процессы, где нужен доступ к документам связанных сущностей. Часто используется в комбинации: «Поиск связанной сущности» → «Список документов выбранной сущности» → «Отправка письма» или «Создание задачи с прикреплёнными ссылками». Для работы с документами той же сущности, из которой запущен робот, используйте более простой вариант — «Список документов текущей сущности».

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Неверный ID типа сущности	Указан код, не соответствующий ни одному типу CRM	Проверьте актуальные коды в настройках CRM: сделка — 2, лид — 1, счёт — 5
Список пуст, хотя документы есть	Документы привязаны к другой сущности с похожим ID	Проверьте, что передан правильный ID. Используйте роботы поиска для точного определения целевой сущности
Робот возвращает ошибку при большом количестве документов	В сущности больше 100 документов	Ограничьте использование или примените фильтрацию через робот «Последний документ выбранного шаблона» для получения только нужных типов