CRM Роботы + AI 2.0

Список документов текущей сущности

Что делает

Робот собирает полный список всех документов, привязанных к текущей CRM-сущности, и возвращает по каждому документу ключевые реквизиты: ID, номер, название, ссылку на скачивание и ID шаблона. Параметры не требуются — робот сам определяет контекст выполнения.

Это незаменимый инструмент, когда нужно не просто узнать количество документов, а получить к ним доступ: отправить клиенту письмо со ссылками на все закрывающие документы, прикрепить файлы к задаче, передать ссылки в другую систему или просто показать менеджеру полную картину одним списком. Робот заменяет ручной обход вкладки «Документы» и копирование ссылок.

Сценарии

1. Автоматическая отправка пакета документов клиенту

После завершения сделки робот собирает все документы и формирует письмо клиенту со списком: «Договор №45», «Счёт №123», «Акт №78». Каждый пункт — кликабельная ссылка на скачивание PDF. Клиент получает всё в одном письме, а не ждёт, пока менеджер вручную соберёт вложения.

2. Прикрепление документов к задаче на проверку

Сделка переходит на стадию «На согласовании», робот собирает все документы и создаёт задачу на руководителя с прикреплёнными ссылками. Руководитель открывает задачу и сразу видит все файлы для проверки — не нужно заходить в карточку сделки и искать вкладку «Документы».

3. Передача документов во внешнюю систему

При интеграции с 1С или другой учётной системой робот собирает все документы сделки и передаёт их список (ID, названия, ссылки) через HTTP-запрос во внешний сервис. Бухгалтер в 1С видит те же документы, что и менеджер в CRM, без двойного ввода и ручной выгрузки файлов.

4. Аудит комплектности сделки

Перед архивированием завершённых сделок робот проверяет список документов и сверяет с обязательным перечнем: договор, счёт, акт. Если какого-то документа нет — сделка не архивируется, а менеджер получает задачу: «Досдать акт по сделке №12345». Автоматический контроль вместо ручных ревизий раз в квартал.

Настройка

Робот не требует параметров — достаточно выбрать его в конструкторе бизнес-процессов и добавить в нужное место сценария. Он автоматически определяет текущую сущность и собирает все документы, привязанные к ней.

Результат

Робот возвращает несколько массивов и значений:

Список ID документов — массив числовых идентификаторов.
Список номеров — массив строк с номерами документов (например, «45», «123», «78»).
Список названий — массив читаемых названий документов.
Список ссылок на скачивание — прямые URL для получения файлов.
Список ID шаблонов — идентификаторы шаблонов, по которым создан каждый документ.
Количество документов — общее число найденных записей.
Статус — признак успешного выполнения.

Массивы синхронизированы по индексам: первый элемент в списке ID соответствует первому элементу в списке номеров, названий и ссылок.

Интеграция

Робот работает в цепочке с роботами отправки писем, создания задач и произвольных REST-запросов. Частая комбинация: «Список документов» → перебор элементов → «Отправка письма» (каждому документу — ссылка в тексте письма). Также используется после робота «Сколько документов в текущей сущности»: если количество больше нуля — получаем список, если ноль — пропускаем. Для работы с документами в другой сущности используйте робот «Список документов выбранной сущности».

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Пустой список при наличии документов	Часть документов — это файлы из поля «Файлы», а не CRM-документы	Робот собирает только CRM-документы. Обычные файлы, прикреплённые к полю, не учитываются
Ссылки на скачивание не работают	У пользователя нет прав на чтение документа	Проверьте права доступа к документам для роли, от которой запускается робот
Большой объём данных замедляет процесс	В сущности больше 50 документов	Ограничьте область применения робота или используйте фильтрацию по шаблону через робот «Последний документ выбранного шаблона»