CRM Роботы + AI 2.0

Сколько документов в выбранной сущности

Что делает

Робот подсчитывает документы в любой сущности CRM, которую можно указать вручную через ID типа и ID элемента. В отличие от робота «Сколько документов в текущей сущности», который работает только с той сущностью, из которой он запущен, этот робот может «заглянуть» в любую сделку, лид, счёт или смарт-процесс.

Это полезно, когда нужно проверить наличие документов в связанной сущности, не переходя в неё. Например, счёт ссылается на сделку — можно проверить, есть ли документы в родительской сделке, прямо из процесса обработки счёта. Или в одном процессе собрать сводку по документам сразу по нескольким связанным элементам.

Сценарии

1. Кросс-проверка документов в родительской сделке

Лид преобразован в сделку, но документы остались привязаны к лиду. Робот в процессе сделки проверяет количество документов в исходном лиде. Если там больше нуля — копирует документы в сделку, чтобы менеджер не потерял важные файлы.

2. Проверка документов у связанного контрагента

При создании договора робот проверяет количество документов в карточке компании-контрагента. Если у компании уже есть активные договоры (документов больше двух), это видно сразу — не нужно открывать карточку компании и вручную искать вкладку «Документы».

3. Сводка по нескольким сделкам в отчёте

Руководитель хочет видеть, сколько документов создано по каждой сделке воронки за месяц. Бизнес-процесс обходит все активные сделки и для каждой запускает робот «Сколько документов в выбранной сущности». Результаты собираются в таблицу — наглядно видно, где документов нет, а где уже собран полный пакет.

4. Предотвращение дублирования при переносе

При переносе данных между порталами или при восстановлении из архива робот проверяет, сколько документов уже есть в целевой сущности. Если больше нуля — процесс прерывается с предупреждением: «Целевая сущность уже содержит документы. Проверьте вручную перед переносом». Это защищает от дублирования и перезаписи.

Настройка

Робот принимает два параметра:

ID типа сущности — числовой код типа CRM-элемента: 1 для лида, 2 для сделки, 5 для счёта, 31 и выше для смарт-процессов. Коды можно найти в настройках CRM или посмотреть в URL при открытии списка сущностей.
ID сущности — идентификатор конкретного элемента, в котором нужно подсчитать документы.

Оба параметра можно взять из переменных бизнес-процесса — например, из поля «Сделка» в счёте или из результата работы другого робота.

Результат

Робот возвращает:

Количество документов — целое число документов, привязанных к указанной сущности.
Статус — успех или ошибка выполнения.

Значение можно использовать в условиях для ветвления логики: «если 0 — пропустить шаг», «если больше 5 — отправить уведомление», «если ровно 1 — получить этот документ».

Интеграция

Робот встраивается в любые бизнес-процессы и умные сценарии. Типичная связка: сначала получаем ID связанной сущности через другой робот, затем «Сколько документов в выбранной сущности» → условие → действие. Работает в паре с роботами «Список документов выбранной сущности» (чтобы получить детали документов, если их больше нуля) и «Перенести дела в другую сущность» (для организации кросс-сущностных процессов).

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Неверный ID типа сущности	Указан код, не соответствующий реальному типу CRM	Проверьте коды типов сущностей в настройках CRM. Для сделки — 2, для лида — 1, для счёта — 5
Возвращает 0 при наличии документов	Документы привязаны к другой сущности или созданы без шаблона	Убедитесь, что документы создавались через CRM-механизм и привязаны именно к указанному элементу
Ошибка «Сущность не найдена»	Передан ID несуществующего элемента	Проверьте, что ID сущности корректен и элемент не был удалён. Используйте результат поиска через другие роботы для получения актуального ID