CRM Роботы + AI 2.0

Сколько документов в текущей сущности

Что делает

Робот подсчитывает общее количество документов, привязанных к текущей сущности CRM, из которой он запущен. Никаких дополнительных параметров не требуется — робот сам определяет, в какой сделке, лиде или смарт-процессе он выполняется, и возвращает число документов.

Это простой, но важный инструмент контроля: он позволяет на любом шаге бизнес-процесса понять, создавались ли уже документы по этому элементу. На основе полученного числа можно выстроить логику: если документов ноль — предложить создать первый, если больше трёх — уведомить руководителя, если ровно один — пропустить дальше без дополнительных проверок.

Сценарии

1. Контроль создания первого документа

Сделка переходит на стадию «Выставление счёта». Робот проверяет количество документов: если ноль — запускается автоматическая генерация счёта по шаблону. Если хотя бы один документ уже есть — робот не создаёт дубликат, а просто продолжает процесс. Это защищает от повторной генерации одного и того же документа.

2. Уведомление о готовности пакета

В сделках с длительным циклом утверждения робот следит за количеством документов. Когда их становится три (коммерческое предложение, договор, счёт), автоматически отправляется уведомление руководителю: «Пакет документов по сделке №12345 готов к проверке». Не нужно держать в голове — робот сам отследит момент.

3. Очистка тестовых данных

При отладке бизнес-процессов в тестовых сделках накапливается много пробных документов. Робот считает количество документов в каждой тестовой сделке, и если их больше десяти — создаёт задачу на администратора с пометкой «Очистить тестовые документы». Это помогает поддерживать порядок в CRM без ручного аудита.

4. Защита от удаления единственного документа

Если в сделке ровно один документ, а сотрудник пытается его удалить, робот перехватывает это действие и выводит предупреждение: «Это последний документ по сделке. Удаление приведёт к потере данных. Продолжить?» Простая проверка, которая спасает от случайных ошибок.

Настройка

Робот не требует параметров. Он автоматически определяет текущую сущность из контекста выполнения — сделку, лид, счёт, смарт-процесс или предложение. Достаточно выбрать робот в конструкторе и добавить его в нужное место бизнес-процесса или умного сценария.

Результат

Робот возвращает:

Количество документов — целое число, показывающее, сколько документов привязано к текущей сущности.
Статус — признак успешного выполнения.

Возвращаемое число можно сразу использовать как условие: «если количество документов = 0», «если количество документов > 2» и так далее.

Интеграция

Робот отлично работает в начале бизнес-процесса как предохранитель: сначала считаем документы, потом принимаем решение. Часто используется в паре с роботами «Создание документа по шаблону» (если ноль — создать), «Список документов текущей сущности» (получить детали, если больше нуля) и «Изменение стадии сделки» (двигать дальше, если документы есть). Для проверки документов в другой сущности используйте робот «Сколько документов в выбранной сущности».

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Робот всегда возвращает 0	Робот запущен не из CRM-сущности или сущность не поддерживает документы	Убедитесь, что робот находится в бизнес-процессе сделки, лида, счёта или смарт-процесса
Количество не совпадает с реальным	Часть документов была создана не через CRM, а загружена как обычные файлы в карточку	Робот считает только документы CRM, привязанные к сущности. Обычные файлы не учитываются
Робот не запускается в умном сценарии	Некоторые типы сценариев не передают контекст сущности	Проверьте, что робот добавлен в сценарий, который привязан к конкретной CRM-сущности