CRM Роботы + AI 2.0

Шаблоны документов выбранной сущности

Что делает

Робот показывает, какие шаблоны документов были использованы при создании документов в выбранной сущности CRM. Он собирает информацию по всем документам, привязанным к конкретному элементу — сделке, лиду, счёту или смарт-процессу — и возвращает список шаблонов, которые реально применялись.

Это удобно, когда нужно понять, все ли нужные документы уже сформированы по сделке: есть ли договор, закрывающие документы, счёт. Вместо того чтобы открывать вкладку «Документы» и перебирать каждый файл, робот за секунду выдаёт сводку по шаблонам. На основе этой информации можно автоматически принимать решения: двигать сделку дальше по воронке, отправлять уведомление или запускать генерацию недостающего документа.

Сценарии

1. Проверка полного пакета документов перед закрытием сделки

Перед переводом сделки на финальную стадию «Закрыта» робот проверяет, какие шаблоны документов уже созданы. Если среди них нет шаблона «Акт выполненных работ» — робот блокирует переход и отправляет уведомление менеджеру: «Не хватает акта, создайте документ». После создания акта робот снова проверяет состав и пропускает сделку дальше.

2. Контроль документооборота в тендерах

В крупных сделках с тендерным циклом участвует несколько типов документов: коммерческое предложение, договор, спецификация, счёт. Робот проверяет, все ли шаблоны из обязательного перечня присутствуют. Если какого-то шаблона нет — создаётся задача на ответственного с конкретным указанием, какой документ нужно подготовить.

3. Автоматическое информирование клиента

После того как робот подтверждает наличие счёта и договора по сделке, запускается сценарий отправки письма клиенту со ссылками на документы. Клиент получает все файлы в одном письме, без необходимости ждать, пока менеджер вручную всё проверит и отправит.

4. Аудит работы отдела продаж

Руководитель настраивает отчёт, который для каждой сделки на стадии «Согласование» показывает список имеющихся шаблонов документов. Если сделка висит на этой стадии больше недели, а пакет документов неполный — это сигнал, что процесс затягивается из-за отсутствия документа. Робот помогает выявить узкое место и ускорить работу.

Настройка

Робот принимает два обязательных параметра:

ID типа сущности — числовой код, указывающий на тип CRM-элемента: 1 для лида, 2 для сделки, 5 для счёта, 31 для смарт-процесса и так далее.
ID сущности — конкретный идентификатор элемента (например, номер сделки), по которому нужно собрать шаблоны.

Оба параметра можно получить из предыдущих шагов бизнес-процесса или передать вручную, если робот работает в сценарии, где сущность известна заранее.

Результат

Робот возвращает несколько значений:

ID шаблонов — список числовых идентификаторов шаблонов, которые использовались при создании документов.
Названия шаблонов — читаемые имена, чтобы сразу видеть, какие именно документы есть.
Количество шаблонов — общее число уникальных шаблонов, обнаруженных в сущности.
Статус — признак успешного выполнения.

Эти данные можно использовать в условных роботах: например, «если среди шаблонов нет шаблона с ID 15 — создать задачу».

Интеграция

Робот встраивается в бизнес-процессы сделок, лидов и смарт-процессов. Типичная цепочка: «Шаблоны документов» → проверка наличия нужного шаблона → «Создание документа по шаблону» (если не хватает) → «Отправка письма» или «Изменение стадии». Также работает в паре с роботами «Список документов выбранной сущности» и «Последний документ выбранного шаблона» — можно сначала проверить, какие шаблоны есть, а потом получить конкретный документ.

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Робот не находит ни одного шаблона	В сущности нет документов или документы созданы без привязки к шаблону	Проверьте, что документы создавались через CRM-шаблоны, а не загружены как файлы
Неверный ID типа сущности	Передан код, не соответствующий реальному типу (например, указан тип «Лид», а на самом деле это «Сделка»)	Проверьте в настройках CRM актуальные ID типов сущностей или используйте переменную с типом из контекста
Дублирование шаблонов в результате	Один и тот же шаблон использовался для нескольких версий документа	Это нормальное поведение — робот возвращает уникальные шаблоны, дубли исключаются автоматически