Шаблоны документов в текущей сущности

Робот «Шаблоны документов в текущей сущности» для Битрикс24: полный обзор использованных шаблонов без ручного просмотра каждого документа

Что делает

Робот анализирует все документы, созданные в текущей CRM-сущности (сделке, лиде, контакте, компании или элементе смарт-процесса), и возвращает список шаблонов, которые были использованы для их создания. Для каждого шаблона указывается ID и название, а также общее количество уникальных шаблонов.

В отличие от роботов «Список документов сущности» и «Последний документ», которые работают с отдельными документами, этот робот даёт сводную картину: какие типы документов вообще формировались по этой сущности. Это нужно для проверки комплектности, аудита документации и настройки дальнейших автоматизаций, зависящих от наличия документов определённых типов.

Сценарии

Проверка комплектности перед закрытием сделки. Бизнес-процесс на стадии «Закрытие» запускает робота и получает список шаблонов. Следующий шаг проверяет: есть ли в списке «Договор», «Счёт» и «Акт»? Если какого-то шаблона нет — процесс блокирует закрытие и отправляет менеджеру уведомление: «Не хватает акта выполненных работ. Закрытие сделки невозможно.»

Аудит использования шаблонов в компании. Руководитель хочет понять, какие шаблоны реально используются менеджерами, а какие созданы, но ни разу не применены. Бизнес-процесс обходит все сделки за месяц, для каждой запускает робота, собирает статистику и строит отчёт: «Шаблон "КП базовая версия" использован 340 раз, шаблон "КП расширенная" — 0 раз». Это позволяет почистить библиотеку шаблонов от мусора.

Определение типа сделки по шаблонам документов. В компании два направления: продажа лицензий и внедрение. Для лицензий используется шаблон «Лицензионный договор», для внедрения — «Договор на услуги». Бизнес-процесс при создании сделки запускает робота, смотрит на список шаблонов и автоматически определяет направление сделки, заполняя соответствующее пользовательское поле.

Подготовка к продлению договора. За месяц до окончания договора бизнес-процесс запускает робота, проверяет, есть ли в сущности шаблон «Дополнительное соглашение». Если раньше допсоглашения уже создавались — процесс готовит новое по той же логике. Если допсоглашения никогда не было — создаётся стандартное продление, и менеджер получает уведомление о первом продлении по этому клиенту.

Настройка

Робот не требует параметров. Он автоматически работает с текущей сущностью, на которой запущен бизнес-процесс: определяет её тип и ID, находит все связанные документы, группирует их по шаблонам и возвращает результат.

Действие робота: просто выберите «Шаблоны документов в текущей сущности» в конструкторе — дополнительных настроек нет. Это один из самых простых в настройке роботов библиотеки.

Результат

Робот возвращает в переменные бизнес-процесса:

• templateIds — массив ID использованных шаблонов;
• templateNames — массив названий шаблонов (порядок соответствует templateIds);
• templateCount — количество уникальных шаблонов, использованных в сущности;
• status — Y при успешном анализе, N если произошла ошибка.

Если в сущности нет ни одного документа, робот вернёт templateCount = 0 и пустые массивы. Это штатная ситуация, а не ошибка.

Интеграция

Робот работает как аналитический слой в цепочках документооборота:

• Проверка перед действием: робот → список шаблонов → условие «есть ли нужный шаблон» → ветвление.
• Классификация: робот → анализ набора шаблонов → автоматическое определение типа сделки.
• Отчёты: периодический процесс → робот для каждой сущности → сбор статистики по использованию шаблонов.
• Генерация недостающих документов: робот → проверка комплектности → запуск роботов создания недостающих документов.

В паре с роботом «Последний документ выбранного шаблона» образуется полный цикл: узнали, какие шаблоны использованы → для каждого получили последний документ → проанализировали или отправили клиенту.

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Пустой результат при наличии документов	Документы созданы, но не привязаны к шаблонам (созданы вручную без шаблона)	Робот учитывает только документы, созданные через штатный механизм шаблонов. Загруженные вручную PDF-файлы не анализируются
Не все шаблоны попали в список	Часть документов была создана до включения интеграции с CRM или через внешний модуль	Проверьте историю создания документов: документы из сторонних интеграций могут не иметь привязки к шаблонам
Робот не запускается на смарт-процессе	Смарт-процесс не настроен для работы с документами	Включите поддержку документов в настройках смарт-процесса
templateCount отличается от ожидаемого	Учитываются только уникальные шаблоны; если один шаблон использован 5 раз — он считается один раз	Робот считает уникальные шаблоны, а не количество документов. Если нужно количество документов — используйте робота «Сколько документов в сущности»