Открыть или закрыть публичную ссылку документа

Робот «Открыть или закрыть публичную ссылку документа». Управляет доступом к сформированному документу по публичной ссылке.

Видимая часть формы настройки в Битрикс24. Скриншот показывает поля действия; он не подтверждает выполнение учебного примера.

Для кого и какую проблему решает

Для ответственного за отправку согласованного документа получателю по ссылке. Позволяет открыть или закрыть публичную ссылку в нужной точке процесса и получить подтверждённое состояние.

Что подготовить

Установите действие в каталоге приложения «CRM роботы 2.0 + AI», затем добавьте его в нужную точку автоматизации. Для чтения или изменения объектов нужен соответствующий доступ пользователя подключения. Идентификаторы берите из полей карточки или результатов предыдущих шагов: название объекта не заменяет его числовой ID.

Параметры и значения

Поле в настройке	Тип	Обязательность и исходное значение
ID документа	Целое число	Обязательное; значение по умолчанию не задано
Открыть публичный доступ	Выбор из списка	Обязательное; по умолчанию N
Варианты поля «Открыть публичный доступ»		Y: Да; N: Нет

Поля, обозначенные JSON, заполняйте корректными массивами или объектами с двойными кавычками в строках. Подставляйте одно значение через штатный выбор данных редактора; не копируйте служебный идентификатор шага из другого шаблона.

Как использовать пошагово

1. Укажите ID сформированного документа.
2. Явно выберите «Открыть публичный доступ»: Y для открытия, N для закрытия. По умолчанию выбрано закрытие.
3. Перед открытием согласуйте, что документ допустимо показывать любому получившему ссылку.
4. Используйте возвращённую публичную ссылку только при подтверждённом открытом доступе.
5. Для закрытия передайте N отдельным согласованным событием и проверьте итоговое состояние.

Учебный пример и ожидаемый результат

Для документа 500 выбран Y. При успешном открытии возвращаются положительное состояние доступа и публичная ссылка. При последующем выборе N робот запрашивает закрытие и подтверждает состояние. Все номера объектов в примере условные; замените их данными своего портала. Пример объясняет настройку, а не подтверждает выполненный запуск.

Какие результаты передать дальше

• ID документа: целое число.
• Публичный доступ открыт: да/нет (Y/N).
• Публичная ссылка: строка.
• Состояние изменено: да/нет (Y/N).

В следующем действии откройте выбор данных и выберите результат этого робота по названию. Сначала проверьте статус выполнения; при ошибке передайте её пояснение на разбор и не используйте пустые значения как подтверждённый результат. Успех шага и положительный ответ на бизнес-проверку: разные условия.

Ограничения и исправление ошибок

Любой, кому передана публичная ссылка, сможет открыть документ. Это не персональная авторизация получателя. Документ не создаётся. Итог перечитывается; признак изменения отличает новое переключение от уже установленного состояния.

Если доступ изменился, сначала проверьте объект под пользователем подключения и актуальность ID. Повторяйте действие после устранения причины. Для действий с записью предварительно сверяйте фактическое состояние: сообщение об ошибке само по себе не доказывает, что ни одна правка не сохранилась.