Возвращает последний созданный документ по выбранной сущности.
Для кого и какую проблему решает
Робот полезен для менеджера, которому нужен последний созданный документ выбранного заказа. У карточки несколько редакций документов, и каждый раз искать последнюю вручную неудобно. Робот возвращает последний созданный доступный документ выбранной сущности с основными реквизитами.
Что делает и когда применять
Робот помогает быстро получить актуальный документ по любому типу и ID сущности.
Что подготовить
Нужен установленный робот из приложения «CRM роботы 2.0 + AI» и право на настройку автоматизации нужной CRM-воронки или шаблона бизнес-процесса. Пользователю, от имени которого работает приложение, должны быть доступны выбранные CRM-элементы и нужное действие с ними.
Укажите тип и ID сущности. Если задача относится к определённому шаблону, используйте отдельную версию робота с фильтром шаблона, а не полагайтесь на последний документ любого вида.
Как настроить и использовать
- Откройте автоматизацию нужной сущности и выберите стадию, на которой нужен робот «Последний документ выбранной сущности». В шаблоне бизнес-процесса добавьте одноимённое действие.
- Укажите тип и ID сущности. Если задача относится к определённому шаблону, используйте отдельную версию робота с фильтром шаблона, а не полагайтесь на последний документ любого вида.
- Заполните ID типа сущности, ID сущности. Для рабочего сценария подставьте значения полей документа или результаты предыдущих действий вместо учебных данных ниже.
- Проверьте обязательные поля и варианты выбора в таблице настроек. Сохраните действие и свяжите его результаты с дальнейшими условиями процесса.
- Выполните пробный запуск на отдельном учебном элементе. Проверьте статус и возвращённые данные; если действие не завершилось, разберите ошибку в журнале процесса до использования результата.
Параметры робота
Имена полей ниже совпадают с настройками действия. Значения из таблицы относятся к самому роботу; результаты предыдущих шагов выбирайте через подстановку значения в редакторе.
| Поле в настройках | Что передать | Обязательность и исходное значение |
|---|---|---|
ID типа сущности (entityTypeId) |
Формат: целое число. | Обязательно. Значение по умолчанию в настройках не задано |
ID сущности (entityId) |
Формат: целое число. | Обязательно. Значение по умолчанию в настройках не задано |
Учебный пример
Пример показывает способ настройки на вымышленных данных и ожидаемый смысл результата; это не отчёт о запуске на вашем портале.
- ID типа сущности (
entityTypeId):2. - ID сущности (
entityId):501.
Если последним у учебной сделки создан акт, будет выбран акт, даже когда ранее создавался договор. Само правило последнего документа не подтверждает, что он согласован или подходит текущей отправке.
Какие данные возвращает и что делать дальше
| Результат | Какое значение получает следующий шаг |
|---|---|
ID документа (documentId) |
целое число |
Номер документа (number) |
строка |
Название документа (title) |
строка |
Ссылка на скачивание (downloadUrl) |
строка |
ID шаблона (templateId) |
целое число |
Статус выполнения (status) |
да/нет |
Проверьте название и шаблон вместе с «ID документа». Перед передачей файла проверьте готовность и доступ, а при отсутствии документа направьте процесс на его создание отдельно.
Ошибки и ограничения
Проверяйте результат действия до следующего изменения карточки. Ошибка доступа, неверный идентификатор и отсутствие найденного элемента требуют разных веток процесса. Не подставляйте нулевой или пустой результат как идентификатор существующего документа.