Последний документ выбранной сущности

Робот «Последний документ выбранной сущности» для Битрикс24: кросс-сущностный доступ к последнему документу без переключения между разделами CRM

Что делает

Робот находит последний по времени документ в любой сущности CRM по заданному типу и ID. В отличие от робота «Последний документ в текущей сущности», этот робот не привязан к контексту запуска бизнес-процесса — вы можете получить документ из другой сделки, лида, контакта или смарт-процесса, указав их идентификаторы явно.

Это критически важно для кросс-сущностных сценариев: например, бизнес-процесс запущен по задаче, а получить нужно последний документ из сделки, к которой эта задача привязана. Или обратный сценарий: в сделке нужно проверить документы контакта, чтобы понять историю взаимоотношений. Без этого робота пришлось бы вручную копировать ссылки или переключаться между карточками.

Сценарии

Проверка документов компании при создании сделки. Менеджер создаёт новую сделку с компанией. Бизнес-процесс получает ID компании, запускает робота с типом «Компания» и этим ID. Робот находит последний документ компании — например, прошлый договор. Если договор найден и его статус «Действующий», новая сделка автоматически привязывается к тому же договору. Менеджер видит историю, не поднимая архивы.

Кросс-проверка документов при объединении. Бизнес-процесс готовится объединить два контакта-дубля. Перед объединением робот проверяет документы обоих контактов: запускается дважды — для первого и второго ID. Если у обоих есть документы, процесс отправляет предупреждение: «У обоих контактов есть созданные документы. Объединение может привести к потере связей.»

Автоматический сбор комплекта документов по проекту. Смарт-процесс «Проекты» содержит ссылки на несколько сделок. Бизнес-процесс обходит все связанные сделки, для каждой запускает робота с типом «Сделка» и её ID — и собирает последние документы со всех сделок в один пакет. Руководитель получает сводку: «По проекту 5 сделок, последние документы приложены.»

Привязка документа из задачи к сделке. Менеджер работает в задаче и понимает, что к сделке нужно прикрепить документ из другой сделки. Бизнес-процесс в задаче через робота находит последний документ нужной сделки и копирует его в текущую. Все операции — внутри интерфейса задачи, без перехода в раздел сделок.

Настройка

Робот принимает два параметра:

• Тип сущности — выбирается из списка: сделка, лид, контакт, компания или смарт-процесс. Определяет, в каком разделе CRM искать документы.
• ID сущности — числовой идентификатор конкретной записи. Может быть передан из переменной бизнес-процесса (например, {{companyId}}) или из пользовательского поля текущей сущности.

Оба параметра обязательны. Без указания типа и ID робот не сможет определить, где искать документы.

Результат

Робот возвращает:

• documentId — ID последнего документа выбранной сущности;
• documentNumber — номер документа;
• documentTitle — название документа;
• downloadUrl — прямая ссылка на скачивание;
• templateId — ID шаблона, по которому создан документ;
• status — Y если документ найден, N если документов нет или сущность не существует.

Если указанная сущность не найдена (неправильный ID), робот вернёт status = N — всегда проверяйте этот флаг перед использованием результата.

Интеграция

Робот — ключевой элемент кросс-сущностной автоматизации:

• Из задачи в сделку: бизнес-процесс задачи → получение ID связанной сделки → робот → получение последнего документа сделки → прикрепление к задаче.
• Из контакта в компанию: бизнес-процесс контакта → ID компании → робот → проверка документов компании → уведомление менеджера.
• Сводки и отчёты: обход всех сделок воронки → робот для каждой → сбор всех последних документов в CSV.
• Связка с роботами копирования: робот → downloadUrl → загрузка файла → копирование в другую сущность.

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Документ не найден	В указанной сущности нет документов	Проверьте, что в карточке сущности есть вкладка «Документы» и хотя бы один созданный документ
Неверный тип сущности	Выбран тип, который не поддерживает документы	Используйте только сделки, лиды, контакты, компании и смарт-процессы с включёнными документами
Пустой результат при правильном ID	ID существует, но документы скрыты правами доступа	Проверьте, что у пользователя, от имени которого запущен процесс, есть доступ к документам сущности
Бизнес-процесс не видит переменную с ID	Переменная не передана или имеет неверный формат	Убедитесь, что ID передаётся как число, а не как текст с пробелами или спецсимволами