Последний документ выбранного шаблона в текущей сущности

Робот «Последний документ выбранного шаблона в текущей сущности» для Битрикс24: мгновенный доступ к последнему сформированному документу по нужному шаблону

Что делает

Робот находит последний по времени документ, созданный по заданному шаблону в текущей CRM-сущности: сделке, лиде, контакте, компании или элементе смарт-процесса. Он автоматически определяет, какой из документов был сформирован последним, и возвращает все его ключевые данные: ID, номер, название, ссылку на скачивание и ID шаблона.

Главное отличие от робота «Последний документ сущности» — фильтрация по конкретному шаблону. В одной сделке могут быть сформированы счёт, договор, акт и коммерческое предложение. Без фильтрации робот вернёт тот документ, который был создан последним хронологически — и если это счёт, а вам нужен договор, результат будет бесполезен. Робот «Последний документ выбранного шаблона» решает эту проблему: вы указываете шаблон, и робот ищет последний документ именно этого типа.

Сценарии

Получение последнего договора для проверки условий. В бизнес-процессе согласования скидки нужно проверить, какой договор был подписан последним и есть ли в нём ограничения по скидкам. Робот находит последний договор по шаблону «Договор поставки», возвращает ссылку на скачивание — и менеджер или следующий робот может проанализировать условия, не пролистывая всю историю документов сделки.

Автоматическая отправка последнего акта клиенту. Сделка перешла на стадию «Закрытие». Бизнес-процесс запускает робота с шаблоном «Акт выполненных работ», получает файл последнего акта и отправляет его клиенту по email вместе с благодарственным письмом. Менеджеру не нужно искать акт вручную среди десятка документов сделки.

Контроль комплектности документов перед закрытием. Перед переводом сделки на финальную стадию робот проверяет наличие последних версий всех обязательных документов: договора, счёта, акта, счёта-фактуры. Для каждого типа запускается отдельный экземпляр робота со своим шаблоном. Если хотя бы один документ не найден — процесс блокируется, а менеджер получает уведомление с перечнем недостающих.

Сравнение версий коммерческого предложения. Клиент попросил изменить условия, и менеджер сформировал новое КП. Робот получает последнее КП по шаблону — и автоматически сравнивает сумму с предыдущей версией, найденной через этот же робот, но со смещением на предпоследний документ. Если изменение больше 20% — отправляется уведомление руководителю.

Настройка

Робот принимает один обязательный параметр:

• Шаблон документа — выбирается из выпадающего списка всех шаблонов, доступных в портале. Робот будет искать только документы, созданные по этому шаблону.

Дополнительных параметров не требуется: робот автоматически работает с текущей сущностью, на которой запущен бизнес-процесс, и сортирует документы по дате создания, выбирая самый свежий.

Результат

Робот возвращает в переменные бизнес-процесса:

• documentId — ID последнего найденного документа;
• documentNumber — номер документа (если нумерация настроена в шаблоне);
• documentTitle — название документа;
• downloadUrl — прямая ссылка на скачивание файла (PDF, DOCX или другой формат);
• templateId — ID использованного шаблона (для проверки соответствия);
• status — Y при успешном поиске, N если документов по шаблону не найдено.

Если документы по выбранному шаблону отсутствуют в сущности, робот возвращает status = N и пустые значения. Это можно использовать как условие: «документа нет — создать новый через робота генерации».

Интеграция

Робот работает как промежуточное звено в цепочках документооборота:

• Поиск → анализ: нашли последний договор → передали текст в робота парсинга по промпту → извлекли условия.
• Поиск → отправка: нашли последний акт → передали ссылку в робота отправки письма → клиент получает документ автоматически.
• Поиск → проверка: нашли последний счёт → проверили статус оплаты через робота «Изменение предложения из счета».
• Генерация → поиск: создали документ по шаблону → сразу получили его данные этим роботом для следующих шагов.

В комплексных процессах робот запускается несколько раз с разными шаблонами — по одному на каждый тип документа, с которым работает автоматизация.

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Документ не найден, хотя он точно создавался	Шаблон был переименован или удалён после создания документа	Проверьте, что в выпадающем списке выбран актуальный шаблон; при необходимости обновите настройки робота
Возвращается не тот документ	В сущности несколько документов по одному шаблону, и порядок сортировки неочевиден	Робот всегда возвращает последний по дате создания. Если нужен не последний — используйте робота «Список документов сущности» и выберите нужный вручную
Робот не запускается	Бизнес-процесс привязан к типу сущности, где документы не поддерживаются	Убедитесь, что бизнес-процесс настроен на сделку, лид или смарт-процесс с включёнными документами