Возвращает последний документ по шаблону и выбранной сущности.
Для кого и какую проблему решает
Робот полезен для координатора, выбирающего последнюю редакцию документа определённого вида. Последний документ карточки может оказаться актом вместо договора. Робот ограничивает поиск выбранным шаблоном и возвращает последний доступный документ только этого шаблона.
Что делает и когда применять
Робот полезен в сценариях, где важно контролировать документы конкретного шаблона по произвольной сущности.
Что подготовить
Нужен установленный робот из приложения «CRM роботы 2.0 + AI» и право на настройку автоматизации нужной CRM-воронки или шаблона бизнес-процесса. Пользователю, от имени которого работает приложение, должны быть доступны выбранные CRM-элементы и нужное действие с ними.
Укажите тип и ID CRM-карточки и ID шаблона документа. ID шаблона берите из настройки генератора или результата списка использованных шаблонов; его название не заменяет ID.
Как настроить и использовать
- Откройте автоматизацию нужной сущности и выберите стадию, на которой нужен робот «Последний документ выбранного шаблона по выбранной сущности». В шаблоне бизнес-процесса добавьте одноимённое действие.
- Укажите тип и ID CRM-карточки и ID шаблона документа. ID шаблона берите из настройки генератора или результата списка использованных шаблонов; его название не заменяет ID.
- Заполните ID типа сущности, ID сущности, ID шаблона документа. Для рабочего сценария подставьте значения полей документа или результаты предыдущих действий вместо учебных данных ниже.
- Проверьте обязательные поля и варианты выбора в таблице настроек. Сохраните действие и свяжите его результаты с дальнейшими условиями процесса.
- Выполните пробный запуск на отдельном учебном элементе. Проверьте статус и возвращённые данные; если действие не завершилось, разберите ошибку в журнале процесса до использования результата.
Параметры робота
Имена полей ниже совпадают с настройками действия. Значения из таблицы относятся к самому роботу; результаты предыдущих шагов выбирайте через подстановку значения в редакторе.
| Поле в настройках | Что передать | Обязательность и исходное значение |
|---|---|---|
ID типа сущности (entityTypeId) |
Формат: целое число. | Обязательно. Значение по умолчанию в настройках не задано |
ID сущности (entityId) |
Формат: целое число. | Обязательно. Значение по умолчанию в настройках не задано |
ID шаблона документа (templateId) |
Формат: целое число. | Обязательно. Значение по умолчанию в настройках не задано |
Учебный пример
Пример показывает способ настройки на вымышленных данных и ожидаемый смысл результата; это не отчёт о запуске на вашем портале.
- ID типа сущности (
entityTypeId):2. - ID сущности (
entityId):501. - ID шаблона документа (
templateId):21.
При нескольких документах шаблона 21 выберется последний созданный из них. Документы других шаблонов не должны менять этот выбор. Результат не оценивает юридическую силу или подписание редакции.
Какие данные возвращает и что делать дальше
| Результат | Какое значение получает следующий шаг |
|---|---|
ID документа (documentId) |
целое число |
Номер документа (number) |
строка |
Название документа (title) |
строка |
Ссылка на скачивание (downloadUrl) |
строка |
ID шаблона (templateId) |
целое число |
Статус выполнения (status) |
да/нет |
Передайте «ID документа» в следующий шаг только после проверки статуса и непустого результата. Реквизиты и файл выбранной редакции сверьте с задачей до отправки клиенту.
Ошибки и ограничения
Проверяйте результат действия до следующего изменения карточки. Ошибка доступа, неверный идентификатор и отсутствие найденного элемента требуют разных веток процесса. Не подставляйте нулевой или пустой результат как идентификатор существующего документа.