CRM Роботы + AI 2.0

Последний документ выбранного шаблона по выбранной сущности

Что делает

Робот находит последний по времени создания документ, сгенерированный по указанному шаблону и привязанный к заданной сущности CRM, и возвращает его полные реквизиты: ID, номер, название, ссылку на скачивание, ID шаблона и статус. Это самый гибкий робот в группе поиска документов — он принимает три параметра (тип сущности, ID сущности и шаблон) и может работать в любом контексте, не привязываясь к текущей карточке.

Робот особенно полезен, когда нужно проверить наличие конкретного типа документа (счёт, договор, акт, КП) по любой сущности — не только той, в которой запущен бизнес-процесс. Например, процесс запускается в сделке, а проверить нужно документ в связанном смарт-процессе или лиде.

Сценарии использования

Проверка наличия счёта перед отправкой КП. В сложных воронках коммерческое предложение отправляется только после того, как клиенту выставлен счёт. Бизнес-процесс запускается по сделке, а робот проверяет наличие счёта (последний документ по шаблону «Счёт») в этой же сделке. Если счёт есть — КП отправляется; если нет — процесс останавливается с уведомлением менеджеру.

Кросс-сущностный контроль документов. Сделка связана со смарт-процессом «Заявка на производство». Перед переводом сделки в стадию «Выполнено» робот проверяет, создан ли акт выполненных работ в смарт-процессе. Робот получает ID смарт-процесса из поля сделки, указывает шаблон «Акт» и проверяет наличие документа — если акта нет, сделка не закрывается.

Формирование цепочки документов. Бизнес-процесс последовательно генерирует КП, счёт, договор и акт. Перед каждым шагом робот проверяет, не создан ли уже следующий документ. Если создан — процесс пропускает генерацию и переходит к отправке. Это защищает от дублирования документов при повторных запусках.

Отчётность по связанным сущностям. Робот собирает номера и даты документов из нескольких связанных сущностей (сделка + смарт-процесс + лид) и сохраняет их в отчётную карточку. Руководитель видит полную цепочку документов по клиенту в одном месте, без переключения между карточками.

Настройка

Параметры робота:

Тип сущности — тип CRM-объекта, в котором ищется документ: сделка, лид, контакт, компания или смарт-процесс.
ID сущности — идентификатор конкретной карточки. Может быть значением поля, переменной бизнес-процесса или результатом другого робота.
Шаблон документа — выбор из списка шаблонов, доступных в системе. Робот ищет документы, созданные именно по этому шаблону.

Порядок поиска: робот фильтрует документы по указанному шаблону и возвращает последний по дате создания.

Важно: если документы создавались вручную (без шаблона), робот их не найдёт — он ищет только документы, сгенерированные по заданному шаблону. Для поиска любых документов используйте робот «Последний документ выбранной сущности».

Результат

Робот возвращает в переменные бизнес-процесса:

documentId — ID найденного документа;
number — номер документа;
title — название документа;
downloadUrl — прямая ссылка на скачивание;
templateId — ID шаблона (совпадает с выбранным в настройках);
status — Y (документ найден) или N (документов по шаблону нет).

Интеграция с другими роботами

Условия: status → проверка наличия документа → «документ есть — продолжаем» / «документа нет — создаём».
Отправка email: downloadUrl и number → вложение в письмо с указанием номера документа.
Создание задачи: documentId → привязка к задаче на проверку или согласование.
Уведомления: number и title → контекст в уведомлении руководителю.
Генерация документов: используйте status для условного запуска генерации — только если документ ещё не создан.

Типичные ошибки при настройке

Ошибка	Причина	Решение
Статус `N`, хотя документ есть	Документ создан не по шаблону, а вручную или загружен	Используйте робот «Последний документ выбранной сущности» — он находит любые документы, не фильтруя по шаблону
Статус `N`, шаблон указан верно	ID сущности недействителен или перепутан тип сущности	Проверьте, что тип сущности (сделка/лид/смарт-процесс) и ID соответствуют друг другу
Неверный тип сущности в параметрах	Выбран тип «Сделка», а ID передан от смарт-процесса	Убедитесь, что тип сущности и её ID согласованы; для смарт-процессов указывайте конкретный тип (например, SP123)
Возвращается документ из другой сущности	ID сущности передан неверно — робот ищет в другой карточке	Проверьте источник значения ID: переменная БП, поле сделки или результат другого робота
Шаблон не отображается в списке	У приложения нет доступа к шаблону или шаблон удалён	Проверьте права приложения и наличие шаблона в разделе «Шаблоны документов»