CRM Роботы + AI 2.0

Последний документ в текущей сущности

Что делает

Робот находит последний по времени создания документ, привязанный к текущей CRM-сущности (сделка, лид, контакт, компания или смарт-процесс), и возвращает его полные реквизиты: ID, номер, название, ссылку на скачивание, ID использованного шаблона и статус. Никаких дополнительных параметров не требуется — робот работает в контексте той сущности, на которой запущен бизнес-процесс.

Робот особенно полезен в сценариях, где после генерации документа нужно сразу выполнить действие с ним: отправить клиенту, сохранить в отдельную папку, прикрепить к задаче или передать во внешнюю систему. Вместо того чтобы вручную искать документ в карточке или настраивать отдельный поиск, робот сам находит последний созданный и предоставляет все данные для дальнейшей обработки.

Сценарии использования

Автоматическая отправка клиенту. В сделке сформирован счёт. Робот находит последний документ и передаёт его ID в шаг отправки email — клиент получает счёт автоматически, как только он сгенерирован. Менеджеру не нужно вручную прикреплять файл к письму.

Создание задачи на проверку документа. После генерации договора робот находит его и создаёт задачу для юриста или руководителя, прикрепляя ссылку на скачивание. В описании задачи указывается номер и название документа — ответственному не нужно искать его в карточке сделки.

Сохранение реквизитов в поля сделки. Номер и дата последнего сформированного документа записываются в пользовательские поля сделки. Затем эти поля используются в отчётах: видно, по каким сделкам уже выставлены счета, какие договоры сформированы, где не хватает закрывающих документов.

Контроль повторной генерации. Бизнес-процесс проверяет, есть ли уже документ по текущей сущности. Если робот возвращает документ — значит, он уже был создан ранее. Процесс ветвится: если документ есть — отправляется уведомление «Документ уже существует», если нет — запускается генерация нового.

Настройка

Робот не требует параметров — он автоматически находит последний по дате создания документ, привязанный к текущей сущности.

Действие робота: выберите «Последний документ в текущей сущности» в конструкторе бизнес-процессов.

Порядок поиска: робот сортирует все документы сущности по дате создания (от новых к старым) и возвращает самый свежий.

Важно: если по сущности создано несколько документов в один день, робот возвращает тот, который был создан позже по времени. Если документов нет — все поля возврата будут пустыми, а статус равен N.

Результат

Робот возвращает в переменные бизнес-процесса:

documentId — ID документа в системе;
number — номер документа (если присвоен);
title — название документа;
downloadUrl — прямая ссылка на скачивание файла;
templateId — ID шаблона, по которому создан документ (если применимо);
status — Y (документ найден) или N (документов нет).

Интеграция с другими роботами

Отправка email: downloadUrl → прикрепление файла к письму; number и title → подстановка в текст.
Создание задачи: documentId → привязка документа к задаче; downloadUrl → ссылка в описании.
Уведомления: number → подстановка номера документа в уведомление менеджеру или клиенту.
Условия: status → проверка наличия документа → ветвление логики на «документ есть» / «документа нет».
REST-запрос: documentId → передача ID во внешнюю систему через «Произвольный REST-запрос».

Типичные ошибки при настройке

Ошибка	Причина	Решение
Статус `N`, все поля пусты	По текущей сущности ещё не создано ни одного документа	Убедитесь, что в бизнес-процессе есть шаг генерации документа до вызова этого робота
Ссылка на скачивание не работает	У пользователя, запустившего БП, нет прав на чтение документа	Проверьте права доступа к документам в роли пользователя, от имени которого выполняется процесс
Возвращается не тот документ	По сущности создано несколько документов, и последний по времени — не тот, который нужен	Используйте робот «Последний документ выбранного шаблона», чтобы отфильтровать по конкретному шаблону
`templateId` пуст	Документ создан вручную или загружен, а не сгенерирован по шаблону	Это штатное поведение; для ручных документов ID шаблона отсутствует
Робот не находит только что созданный документ	Документ создаётся с задержкой или асинхронно	Добавьте паузу между созданием документа и вызовом робота, либо убедитесь, что документ успел сохраниться