Получить данные письма: тема, адреса, текст, файлы

Что делает робот «Получить данные письма: тема, адреса, текст, файлы»

Это сборный робот — одной операцией вытаскивает из письма всё, что может понадобиться для дальнейшей обработки. Вместо того чтобы настраивать четыре отдельных робота (отдельно тему, отдельно адреса, отдельно текст, отдельно файлы), вы ставите один и получаете полный набор данных.

Робот работает с последним письмом в сделке или лиде. На выходе — структурированный набор: тема, email отправителя, email получателя, тело письма без HTML-тегов и список прикреплённых файлов с их содержимым.

Это базовая операция для сценариев, где письмо — триггер начала работы. Пришло письмо → робот разобрал его на компоненты → дальше по процессу каждый компонент обрабатывается по своему маршруту.

Сценарии использования

Сортировка писем по теме. Клиенты пишут на общий ящик. Робот получает тему письма, и следующий робот классифицирует: «счёт на оплату», «жалоба», «запрос КП», «техподдержка». В зависимости от категории — разная цепочка обработки. Письмо со счётом уходит в бухгалтерию, жалоба — руководителю, запрос КП — в продажи.

Сохранение файлов из письма в CRM. Клиент прислал договор или счёт во вложении. Робот извлекает файлы, и следующий робот сохраняет их в карточку сделки. Менеджер видит документы прямо в CRM, не надо лезть в почту и качать вручную.

Пересылка письма в задачу. Руководитель хочет видеть полный контекст обращения. Робот собирает тему, адресатов, текст и файлы, форматирует в читаемый вид и добавляет в задачу для менеджера. Менеджер читает всё в одной задаче, не переключаясь между CRM и почтой.

Автоматический ответ на основе содержимого. Робот извлёк текст письма и тему. Следующий AI-робот анализирует: клиент просит КП на услугу X. Процесс находит подходящий шаблон КП, заполняет его и отправляет клиенту. От получения письма до отправки КП — без участия человека.

Настройка робота

Параметр один — откуда брать письмо. Обычно это «последнее письмо в сделке» или «последнее письмо в лиде». Источник определяется автоматически по контексту запуска процесса.

Дополнительные опции:

• Извлекать ли файлы (да/нет) — если файлы не нужны, отключите для ускорения
• Очищать HTML из текста (да/нет) — включено по умолчанию, письмо приходит чистым текстом

Результат работы

Робот возвращает несколько полей:

• Тема письма — строка, как в оригинале
• Адрес отправителя — email, с которого пришло письмо
• Адрес получателя — email, на который пришло письмо
• Текст письма — тело письма, очищенное от HTML-тегов и служебных заголовков
• Имена файлов — список названий прикреплённых файлов
• Содержимое файлов — текстовое содержимое каждого файла (если это PDF, Word, текстовый файл)

Если письмо не найдено (например, процесс запущен для сделки, где ещё нет писем) — все поля возвращаются пустыми.

Интеграция с другими роботами

Робот — точка входа для большинства почтовых сценариев:

• «Получить данные письма» → Классификация писем (AI) — определение категории обращения по теме и тексту
• «Получить данные письма» → Действия над текстом — дополнительная очистка или форматирование текста
• «Получить данные письма» → Копировать файл между элементами — перенос вложений в карточку CRM
• «Получить данные письма» → Редактирование поля CRM в задаче — запись извлечённых данных в поля сделки
• «Получить данные письма» → Парсинг текста по промпту — AI-анализ текста письма по заданному запросу

Типичные ошибки при настройке

Письмо не привязано к сущности. Процесс запущен для сделки, но письмо привязано к контакту, а не к сделке напрямую. Робот не найдёт письмо и вернёт пустые поля. Проверьте, что в сделке есть активность типа «Письмо».

Слишком большой файл во вложении. Клиент прислал архив на 50 МБ. Робот попытается извлечь содержимое, но может упереться в ограничение по размеру. Настройте фильтрацию по размеру файла или отключите извлечение файлов для этого сценария.

HTML-письма с таблицами. Некоторые письма содержат сложную вёрстку. После очистки HTML текст может потерять структуру: таблицы превращаются в сплошной текст, теряются отступы. Если структура важна — используйте робота Действия над текстом для восстановления форматирования после извлечения.