Поиск дублей контактов

Поиск дублей контактов

Что делает

Робот ищет дубликаты контактов в CRM по заданным параметрам: имени, телефону, email и другим полям. Он проверяет, существуют ли в базе контакты с похожими или совпадающими данными, и возвращает список ID найденных дублей. Это позволяет избежать создания повторных карточек, поддерживать базу контактов в чистоте и автоматизировать процесс объединения дублирующихся записей.

Робот выполняет поиск по всем контактам CRM независимо от ответственного, используя стандартный механизм поиска дубликатов Битрикс24.

Сценарии

1. Проверка перед созданием нового контакта

Робот встраивается в бизнес-процесс создания контакта. Перед сохранением нового контакта он проверяет телефон и email — если дубли найдены, процесс прерывается с уведомлением менеджеру: «Контакт с таким телефоном уже существует (ID: 12345)».

2. Регулярная чистка базы от дублей

Бизнес-процесс запускается по расписанию (раз в неделю) и проходит по всем контактам, созданным за последние 7 дней. Для каждого контакта робот ищет дубли по телефону и email, формирует CSV-отчёт и отправляет его администратору CRM для ручного объединения.

3. Автоматическое объединение дублей при импорте

При массовом импорте контактов из внешней системы (Excel, API) робот проверяет каждую запись. Если найден один точный дубль — новый контакт не создаётся, а существующий обновляется недостающими данными. Если найдено несколько дублей — запись помечается флагом «Требует ручной обработки».

4. Валидация при регистрации через веб-форму

Робот подключается к бизнес-процессу обработки заявок с сайта. При получении новой заявки он проверяет, нет ли в CRM контакта с таким же email или телефоном. Если контакт найден — заявка привязывается к существующему контакту, а не создаёт новый.

Настройка

Робот принимает параметры для поиска дублей. Можно указать одно или несколько полей:

• Имя — поиск по имени контакта (точное или частичное совпадение);
• Телефон — номер телефона в любом формате (робот автоматически очищает от скобок, пробелов и дефисов);
• Email — поиск по точному совпадению email-адреса;
• Другие поля — произвольные поля контакта в формате =UF_CRM_XXX=Значение.

Важно: робот ищет дубли только среди контактов, доступных текущему пользователю (с учётом прав доступа).

Действие робота: выберите «Поиск дублей контактов» в конструкторе бизнес-процессов и заполните поля для поиска.

Результат

Робот возвращает в переменные бизнес-процесса:

• duplicateContactIds — массив ID контактов-дублей (может быть пустым, если дубли не найдены);
• duplicateCount — количество найденных дублей;
• hasDuplicates — Y если найдены дубли, N если база чиста.

Переменные можно использовать для ветвления логики: если hasDuplicates = Y — уведомить менеджера и прервать создание; если N — продолжить сохранение.

Интеграция

• Бизнес-процессы: встраивается в БП контактов, лидов и сделок.
• Условия: переменная hasDuplicates позволяет строить ветвление «дубли найдены / не найдены».
• Уведомления: при обнаружении дублей можно отправить уведомление ответственному с ссылками на карточки.
• Роботы: результат можно передать в робот «Объединение дублей» для автоматического слияния.

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Дубли не найдены, хотя контакт существует	Не совпадают форматы телефона или регистр email	Проверьте формат данных: телефон должен содержать минимум 7 цифр, email — в нижнем регистре
Слишком много дублей (ложные срабатывания)	Слишком короткое имя или общий телефон (например, офисный)	Добавьте дополнительные поля для сужения поиска: email, название компании
Робот не видит контакты других менеджеров	Ограничение прав доступа	Настройте права робота или используйте запуск от администратора
Пустой результат при заполненных полях	Поля переданы в неверном формате	Проверьте, что значения передаются как строки, а телефон — без букв