Подсчёт email активностей

Робот «Подсчёт email активностей» для Битрикс24: точная аналитика email-коммуникаций за период

Что делает

Робот анализирует email-переписку, привязанную к карточке CRM (сделка, лид, контакт, компания), и подсчитывает количество входящих и исходящих писем. На основе полученных данных формирует статус наличия коммуникации (Да/Нет) и возвращает числовые показатели для дальнейшего использования в бизнес-процессах, отчётах и аналитике.

Робот работает с письмами, отправленными и полученными через встроенную CRM-почту или подключённый почтовый ящик, и учитывает все письма в истории переписки по карточке.

Сценарии

1. Контроль реакции менеджера на входящие письма

Робот запускается по сделке при поступлении нового входящего письма. Если количество исходящих писем от менеджера остаётся нулевым в течение заданного времени (например, 4 часов), робот создаёт уведомление руководителю или ставит задачу на ответ.

2. Сегментация клиентской базы по активности

В регулярном бизнес-процессе робот проходит по всем активным сделкам и записывает в пользовательское поле количество писем. Это позволяет построить отчёт и разделить клиентов на группы: «активная переписка», «односторонняя коммуникация», «без ответа».

3. Автоматическое закрытие «молчащих» сделок

Если по сделке есть входящие письма, но нет ни одного исходящего в течение 7 дней, робот автоматически переводит сделку в статус «Требует внимания» или отправляет уведомление менеджеру с предложением закрыть сделку как несостоявшуюся.

4. Приоритизация воронки

Робот используется как условие в бизнес-процессе: сделки с количеством писем больше 10 получают высокий приоритет и дополнительного ответственного, а сделки с нулевой перепиской отправляются на повторный прогрев.

Настройка

Робот не требует параметров — он автоматически работает с email-активностями текущей сущности, на которой запущен бизнес-процесс.

Действие робота: выберите «Подсчёт email активностей» в конструкторе бизнес-процессов.

Условия запуска: робот сам определяет наличие писем, дополнительные фильтры не нужны.

Важно: робот учитывает только те письма, которые зарегистрированы в истории CRM. Если письма были отправлены или получены до подключения CRM-почты, они не будут посчитаны.

Результат

Робот возвращает в переменные бизнес-процесса:

• incomingCount — количество входящих писем по карточке;
• outgoingCount — количество исходящих писем по карточке;
• allCount — общее количество писем (входящие + исходящие);
• hasActivity — статус наличия переписки: Y (есть хотя бы одно письмо) или N (писем нет).

Эти переменные можно использовать в условиях, действиях и уведомлениях следующих шагов бизнес-процесса.

Интеграция

• Бизнес-процессы: встраивается как действие в любой бизнес-процесс CRM (сделки, лиды, контакты, компании).
• Условия: переменная hasActivity используется как условие «Да/Нет» для ветвления логики.
• Уведомления: на основе результата можно отправлять уведомления ответственному, руководителю или в чат.
• Пользовательские поля: числовые показатели можно сохранять в поля сущности для построения отчётов.

Ошибки

Ошибка	Причина	Решение
Все счётчики равны 0	По карточке нет привязанных писем	Проверьте, подключена ли CRM-почта и велась ли переписка через неё
Счётчики не соответствуют реальной переписке	Часть писем была отправлена вне CRM	Убедитесь, что вся переписка ведётся через CRM-почту или интегрированный почтовый ящик
hasActivity всегда N	Письма есть, но не привязаны к сущности	Проверьте, что в карточке есть вкладка «Письма» и история переписки отображается корректно
Робот не запускается	Бизнес-процесс не активирован или сущность не поддерживается	Проверьте, что БП включён и настроен на правильный тип сущности