Перенести или добавить дела в другую сущность

Что делает робот

Робот отправляет дела из текущей карточки в любую другую сущность CRM: звонки, письма, встречи, задачи, обзвоны, веб-формы. Типичная ситуация — бизнес-процесс только что создал новую сущность (сделку из лида, смарт-процесс из сделки), и в неё нужно перекинуть накопленную историю, чтобы новая карточка не начиналась с чистого таймлайна.

Источником всегда выступает текущий элемент, приёмник указывается явно — тип сущности и её ID. Если нужна обратная операция — подтянуть дела из внешней карточки в текущую — используйте робота «Перенести или добавить дела из другой сущности в текущую».

Настройка

• Тип новой сущности — лид, сделка, компания, контакт, смарт-процесс или смарт-счёт;
• ID новой сущности — идентификатор приёмника. Обычно это результат предыдущего шага процесса: ID созданной сделки, ID элемента смарт-процесса;
• Что сделать — режим «Добавить» или «Перенести»;
• Все типы дел — переключатель. Выключите, чтобы выбрать отдельные типы: CALL, MEETING, TASK, CRM_EMAIL, CRM_WEBFORM и другие.

Робот работает на сервере. При большом количестве дел в текущей карточке перенос занимает заметное время — это нормально, процесс дождётся завершения.

Добавить или перенести

Добавить — дело получает вторую привязку и остаётся в текущей карточке. Одна и та же встреча видна и в сделке, и в созданном из неё смарт-процессе.

Перенести — дело привязывается к новой сущности, привязка к текущей снимается. Внутри одного типа сущностей перенос идёт одной операцией. Между разными типами — в два шага: сначала привязка, потом отвязка, и отвязываются только те дела, которые успешно привязались. При частичном сбое дело останется в обеих карточках, а робот вернёт ошибку — дубль виден, потери исключены.

Результат работы

Робот возвращает полную статистику: сколько дел было в источнике, сколько выбрано по фильтру типов, сколько обработано, сколько привязок создано и снято, сколько ошибок. Плюс списки ID обработанных и пропущенных дел и тексты ошибок. На этих полях удобно строить контроль: если счётчик ошибок больше нуля — задача администратору на разбор.

Сценарии из практики

Сделка из лида по процессу. Лид дошёл до финальной стадии, бизнес-процесс создаёт из него сделку. Следующим шагом робот добавляет в сделку все дела лида: звонки, письма, встречи. Менеджер открывает сделку и видит всю историю общения, а не пустую карточку.

Перевод клиента в смарт-процесс. Продажа завершена, дальше клиентом занимается сервисный отдел в смарт-процессе. Процесс создаёт элемент, робот переносит в него дела из сделки, сделка уходит в «Успех». Таймлайн сервисной карточки содержит всю предысторию.

Только письма и задачи в архивную сущность. Старую сделку закрывают, но переписка должна остаться доступной в архивном смарт-процессе. «Все типы дел» выключен, отмечены CRM_EMAIL и TASK. Остальная активность попадёт в список пропущенных и не тронется.

Типичные ошибки

Нулевые счётчики при успешном статусе. Так робот отвечает, когда приёмник совпадает с текущей карточкой — обрабатывать нечего. Почти всегда это значит, что в ID новой сущности подставилась переменная текущего элемента. Проверьте, какой шаг возвращает идентификатор.

Дела остались и в источнике. Работал режим «Добавить» — он не снимает привязку к текущей карточке. Для чистого переноса выберите «Перенести» и повторите.

Часть типов не переехала. Выключен «Все типы дел», а нужный тип не отмечен. Пропущенные дела не портятся — их ID видны в результате робота. Сверьте отмеченные типы с составом таймлайна.

Ошибки при переносе между разными типами сущностей. Отвязка от источника выполняется только для успешно привязанных дел, поэтому при сбое дело остаётся в обеих карточках. Смотрите тексты ошибок — чаще всего это права пользователя, от имени которого запускается робот.