Изменение предложения из счета

Робот «Изменение предложения из счета» для Битрикс24: автоматическая синхронизация оплат между счётом и коммерческим предложением

Что делает робот

Робот находит коммерческое предложение, связанное с выставленным счётом, и обновляет в нём данные об оплате. Когда клиент оплачивает счёт, робот фиксирует сумму поступления, пересчитывает остаток и при необходимости меняет статус предложения на «Оплачено». Связь между счётом и предложением поддерживается автоматически — менеджеру не нужно открывать оба документа и вручную корректировать цифры.

В компаниях с большим потоком платежей менеджеры тратят часы на ручную сверку: проверить, какой счёт оплачен, найти связанное предложение, обновить сумму, пересчитать остаток. Робот делает это мгновенно — по факту поступления оплаты предложение уже содержит актуальные данные.

Сценарии использования

Автоматическая фиксация полной оплаты. Клиент оплатил счёт на 150 000 рублей. Робот находит предложение, проставляет сумму оплаты 150 000, остаток становится нулевым, а статус меняется на «Оплачено». Менеджер видит актуальный статус в воронке без ручных действий.

Обработка частичной оплаты. Клиент вносит предоплату 60% — 90 000 рублей из 150 000. Робот фиксирует в предложении: оплачено 90 000, остаток 60 000. Статус не меняется на «Оплачено», но сумма поступления зафиксирована. При доплате оставшейся суммы робот снова обновит данные и закроет предложение.

Синхронизация при нескольких счетах. По одному предложению может быть выставлено несколько счетов (поэтапная оплата). Каждый раз при поступлении денег по любому из счетов робот обновляет связанное предложение — сумма оплат накапливается, остаток уменьшается. Менеджер всегда видит консолидированную картину.

Контроль расхождений. Если клиент оплатил сумму, не совпадающую со счётом, робот фиксирует фактическое поступление, и расхождение становится видно сразу — не нужно ждать конца месяца и акта сверки.

Настройка робота

Роботу нужен один параметр — ID счёта. По этому ID он находит связанное предложение и проводит все расчёты автоматически. Счёт должен быть уже создан в CRM и связан с предложением — связь настраивается стандартными средствами Битрикс24 при создании счёта из предложения.

Результат работы

Робот возвращает обновлённые данные предложения:

• Текущая сумма оплаты — сколько всего оплачено на данный момент (с учётом всех предыдущих платежей).
• Остаток к оплате — сколько ещё должен клиент.
• Обновлённый статус — «Оплачено» при полном закрытии, либо сохранение прежнего статуса при частичной оплате.

Эти значения можно использовать в следующих шагах: например, если остаток равен нулю — запустить робота смены стадии сделки.

Интеграция с другими роботами

«Изменение предложения из счета» — мост между финансами и остальной CRM. Ключевые связки:

• Поступление оплаты → «Изменение предложения из счета» → проверка остатка → «Изменение стадии сделки» (на «Оплачено»).
• «Изменение предложения из счета» → «Уведомление менеджера» (если остаток > 0, но прошло больше недели).
• «Изменение предложения из счета» → «Создание задачи» на отгрузку (при полной оплате).

В сценариях с длительным циклом сделки робот работает в паре с роботами контроля сроков: если оплата не поступила к определённой дате — отправляется напоминание клиенту.

Типичные ошибки при настройке

Счёт не связан с предложением. Если счёт создан вручную и не привязан к предложению, робот не найдёт связанный документ и вернёт ошибку. Всегда создавайте счёт на основании предложения — тогда связь формируется автоматически.

Робот запускается до поступления оплаты. Если робот настроен на событие «При создании счёта», он сработает сразу, когда оплаты ещё нет, и просто вернёт текущее состояние предложения. Это не ошибка, но бесполезно. Правильно: запускать робота по событию «При изменении счёта» или вручную после получения уведомления о платеже.

Ожидание, что робот сам проведёт платёж. Робот не создаёт платёжные документы и не взаимодействует с банком. Он только обновляет данные в предложении на основе той информации, которая уже зафиксирована в счёте. Факт оплаты должен быть зарегистрирован в Битрикс24 до запуска робота.