Внедрение Битрикс24 в RentinCity

О клиенте

RentinCity управляет коммерческой недвижимостью: бизнес-центрами, складскими комплексами и торговыми площадками. В портфеле компании — объекты в разных районах Москвы и области: Алтуфьево, Кусковская, Люберцы, Химки, Плеханова, Полярная, Минская, Коломенская, Зеленоград. Сотни арендаторов, тысячи квадратных метров, десятки договоров в работе одновременно.

Географически распределённые объекты требовали единой системы, в которой можно вести весь цикл работы с арендаторами и синхронизировать подразделения без потери контекста.

Задача клиента

До перехода на Битрикс24 часть процессов велась во внешних сервисах. После ухода зарубежного ПО с российского рынка заказчик рассматривал Битрикс24 как основной инструмент для работы с контрагентами и внутренними службами.

Нужно было перенести процессы в Битрикс24, связать систему с 1С и оцифровать сценарии, которые раньше контролировались разрозненно:

• карточки арендаторов и договоров;
• реестр объектов и помещений;
• процессы въезда и выезда арендаторов;
• согласования договоров и счетов;
• заявки в юридический, маркетинговый, инженерный и другие отделы;
• штрафы, предписания и работу с высвободившимися площадями.

Что сделали

Основу решения построили на смарт-процессах, пользовательских полях, бизнес-процессах и роботах Битрикс24. Для проекта не стали использовать классические лиды и сделки — логика управления арендаторами требовала отдельной структуры данных.

Договорной контур

Карточка договора стала центральной сущностью по каждому арендатору. Внутри неё собраны: предмет договора, площадь помещения, ставка аренды за квадратный метр, налоговый режим, реквизиты компании и клиента, объект недвижимости.

Договор движется по настроенной воронке стадий: Начало → Подготовка → Доработка → Согласование → Передано контрагенту → Подписано → Заехал → Плановый выезд → Выезд → Проблемный выезд → Завершение. Каждая стадия визуализирована в канбане — руководитель видит, сколько договоров на каком этапе находится.

В карточку добавлены вкладки для работы смежных отделов: «Заявки Юр. отдел», «Согласования», «Заявки инженерам», «Допки» — дополнительные соглашения.

При переводе договора на стадию «Подготовка» система автоматически ставит задачу юристам на проверку документа. После подписания создаются задачи бухгалтерии: «Принять к учёту» и «Занести договор в 1С».

Для быстрого запуска договора по новому арендатору настроен шаблон: менеджер заполняет контрагента, объект, реквизиты — система формирует карточку, переводит её на стадию «Подготовка» и ставит задачу юристам. Все действия фиксируются в таймлайне карточки.

Процесс съезда арендатора

Когда арендатор уведомляет о расторжении, в карточку договора заносится дата уведомления и плановая дата съезда.

Система автоматически создаёт задачи трём подразделениям:

• Бухгалтерия — подготовить акт сверки;
• Инженеры — проверить состояние помещения;
• Маркетинг — разместить объявление о свободной площади.

В карточке съезда собраны поля для контроля каждого этапа: акт сверки, соглашение о расторжении, дата направления и подписания соглашения, проверка исправности помещения, комментарий по нарушениям, акт возврата помещения, погашение долга. Отдельный раздел — «Фотографии до выезда арендатора» для фотофиксации состояния объекта.

Если задолженность не погашена, карточка переводится в стадию «Проблемный выезд». Система автоматически создаёт задачу юристам: «Начать работу по взысканию долга». В задачу сразу подставляются объект, номер договора, даты съезда и ссылка на карточку договора.

Юрист получает готовый контекст без ручного сбора информации. Дальнейшее общение по кейсу ведётся в чате задачи, где видны все предыдущие комментарии и документы.

Эксплуатация и заявки

Для операционного управления объектами настроен отдельный реестр заявок инженерам. Каждая заявка имеет ID, название проблемы, автора, ответственного, стадию исполнения и привязку к объекту.

Типичные обращения: ремонт дверей, замена витринных стёкол, проблемы с вытяжкой, косметический ремонт, подготовка к проверкам Роспотребнадзора.

Заявки проходят по стадиям: Начало → В работе → Завершена. Руководитель видит, какие объекты требуют внимания, кто отвечает за исполнение и не висят ли заявки без движения.

Закупки и оплаты

Закупочный контур реализован как отдельный смарт-процесс со своими стадиями: Начало → В оплате → Успех или Провал. Сотрудники создают задачи на закупку расходных материалов, ремонтных работ и оборудования: от мусорных пакетов до МФУ формата A3. Цветовая индикация стадий позволяет мгновенно оценить статус каждой позиции.

Параллельно работает реестр заявок на оплату. Каждая запись содержит месяц, ID, название платежа, объект, плановую дату оплаты, категорию расхода и реквизиты.

Все коммунальные платежи привязаны к конкретным объектам — можно в любой момент увидеть, сколько и за что платит каждый объект недвижимости.

Интеграция с 1С

Заявки на оплату передаются в 1С Недвижимость. После занесения договора в 1С данные о платежах синхронизируются обратно — бухгалтерия работает в привычной учётной системе, а менеджеры и руководители видят актуальный статус оплат прямо в Битрикс24.

Результат

После внедрения компания работает в едином контуре Битрикс24. В системе ежедневно:

• 614 договоров на стадии передачи контрагенту;
• 314 кейсов выезда арендаторов;
• 52 активных арендатора на стадии «Заехал»;
• отдельные реестры закупок и заявок на оплату с привязкой к объектам.

Руководство видит полную картину: сколько договоров в работе, на каком этапе каждый, где узкие места. Сотрудники разных подразделений — юристы, инженеры, бухгалтеры, маркетологи, менеджеры по аренде — работают в одной системе с понятными задачами, статусами и сроками.

Ключевые эффекты внедрения:

• время запуска договора по новому арендатору сократилось за счёт шаблонизации процесса и автоматической постановки задач смежным отделам;
• проблемные выезды с задолженностью перестали теряться — каждый такой кейс автоматически попадает в стадию «Проблемный выезд» с задачей юристам;
• повторная сдача освободившихся площадей ускорилась — маркетинг получает задачу на публикацию объявления сразу после фиксации съезда;
• контроль состояния помещений при возврате стал прозрачным — фотофиксация и чек-лист проверок хранятся в карточке.

Решение масштабируется на новые объекты без перестройки процессов — достаточно добавить объект в реестр, и все смарт-процессы, заявки и оплаты начинают работать по нему автоматически.

Хотите похожий результат в Битрикс24?

Разберём вашу задачу и предложим понятный план внедрения, настройки или доработки.

Посмотреть стоимость и этапы внедрения Битрикс24