Товары и складской учёт в Битрикс24

Битрикс24 подходит для ведения каталога, добавления товаров в CRM-сущности, контроля остатков и оформления складских движений. Система не заменяет 1С для бухгалтерского, налогового или полного товарного учёта.

До настройки нужно определить, где ведутся остатки и документы движения: в Битрикс24 или в 1С. Одинаковые поступления, перемещения и списания не следует оформлять параллельно в двух системах: так появляются расхождения.

Каталог и складской учёт связаны с CRM-процессом. Нужно заранее распределить роли: кто создаёт карточки, кто подтверждает приход, когда менеджер резервирует товар, кто проводит документы. Если данные уже ведутся в 1С, обычно требуется интеграция Битрикс24 с 1С, а не повторный ввод одних и тех же операций вручную.

Что хранится в каталоге Битрикс24

Каталог Битрикс24 хранит сведения о товарах и услугах: названия, цены, артикулы и другие параметры. Позиции из него можно добавлять в лиды, сделки, счета и предложения.

Для интернет-магазинов Битрикс24 используется тот же каталог: при подключении магазина товары из него появляются на сайте. Это относится к интернет-магазину Битрикс24, а не к произвольному внешнему сайту или CMS.

Товар и услуга в каталоге различаются.

• Товар — физическая позиция, которую можно продавать и учитывать на складе.
• Услуга — нематериальное предложение. Она не участвует в складском учёте и не имеет вариаций.
• Товар можно преобразовать в услугу и обратно, если у позиции нет вариаций.

Каталог не следует считать заменой бухгалтерского и налогового учёта; наличие отдельных реквизитов и закупочной истории нужно проверять отдельно. Если эти данные должны оставаться в 1С, не стоит переносить их в Битрикс24 без отдельной задачи и правил обмена.

Минимальный набор полей стоит определить до импорта. Обычно это название, артикул, цена и раздел каталога. Дополнительные свойства нужны, только если их используют в продаже, подборе, интеграции или отчётах.

Товары, вариации и свойства

Карточка товара может содержать цену, артикул, штрихкод, габариты, фотографию и вариации. Создавать товары может администратор или сотрудник с соответствующими правами.

Вариации нужны, когда один товар продаётся в разных сочетаниях характеристик, а для каждого сочетания требуется отдельная цена или остаток. Например, общая карточка описывает футболку, а варианты «синяя, размер M» и «чёрная, размер L» существуют как отдельные вариации.

Элемент	Что описывает	Пример	Особенность
Свойство товара	Общую характеристику позиции	Бренд, материал, страна производства	Не заменяет признак выбора конкретного варианта
Свойство вариации	Отличие одного варианта от другого	Размер, цвет, объём	Для него доступны типы «Список» и «Справочник»
Вариация	Конкретное сочетание характеристик	Синяя футболка размера M	Для неё можно вести отдельные цену и остаток
Услуга	Нематериальное предложение	Консультация, монтаж	Не имеет вариаций и не учитывается на складе

Если у товара несколько свойств вариаций, варианты создают для нужных сочетаний. Не следует рассчитывать на автоматическое создание всех комбинаций. До настройки стоит подготовить матрицу: какие сочетания реально существуют, продаются и имеют собственные артикулы или остатки.

Например, у обуви есть три размера и два цвета. Перед созданием вариаций нужно определить:

1. Есть ли отдельный артикул у каждого сочетания.
2. Отличаются ли цены.
3. Ведутся ли остатки по конкретному размеру и цвету.
4. Какие сочетания фактически доступны.
5. Должен ли менеджер выбирать характеристики в сделке.
6. Использует ли внешняя учётная система те же идентификаторы.

Если остаток различается по размеру и цвету, одной общей карточки недостаточно. Если же при продаже и отгрузке варианты не различают, вариации могут только усложнить каталог.

Импорт и экспорт каталога

CSV-импорт подходит для товаров без вариаций. Файл загружают с сопоставлением полей карточки товара. Услуги и товары с вариациями этим способом не импортируются.

Шаблон содержит поля карточки товара. Если у одного поля несколько значений, их указывают в нескольких строках с одинаковым ID товара. Изображения импортируются по прямым публичным ссылкам: локальные файлы с компьютера не подойдут.

Товары можно импортировать по категориям. Для этого в CSV заполняют колонки «Раздел» и при импорте задают количество уровней структуры. Возможность создать много уровней не означает, что каталог стоит делать глубоко вложенным: такую структуру сложнее поддерживать и проверять.

Перед массовой загрузкой стоит проверить небольшую выборку.

Что проверить	Зачем
Идентификатор сопоставления	Чтобы обновление изменяло существующую карточку, а не создавало дубль
Артикулы	Чтобы менеджер не выбирал похожий, но неверный товар
Разделы	Чтобы позиции попадали в согласованную структуру
Свойства	Чтобы не смешать характеристики товара и вариаций
Ссылки на изображения	Чтобы система могла получить фотографии
Состав файла	В CSV должны быть только товары без вариаций и услуг

Экспорт каталога также имеет ограничения. При выгрузке всего каталога товары попадают в единый список без сохранения структуры разделов. При экспорте раздела в файл включаются элементы, показанные в списке. В этом сценарии импорт и экспорт относятся к товарам без вариаций.

CSV не является универсальным способом переноса ассортимента. Если исходные данные содержат услуги, вариативные позиции или фотографии только на локальном диске, порядок загрузки нужно проектировать отдельно. Остатки по вариациям следует смотреть в отчёте «Остатки товаров», а не рассчитывать на экспорт каталога.

Что учитывает складской режим

Складской учёт в Битрикс24 фиксирует поступления, продажи, перемещения и списания. Остатки на складах меняются после проведения документа. Черновик документа остатки не меняет.

Функция доступна не на всех тарифах. Перед запуском нужно проверить её доступность в рабочем портале, а также права сотрудников на каталог, документы и отчёты.

Битрикс24 поддерживает количественный и складской учёт. Количественный учёт фиксирует общее количество товара и уменьшает его при продаже. Документация рассматривает этот вариант как подходящий для небольшого ассортимента и одной торговой точки. Если нужны несколько складов, поступления и перемещения, требуется складской режим.

Складской учёт отражает проведённые операции и начальные данные. Он не подтверждает физическое наличие товара. Если остатки введены неверно, приход оформлен с ошибкой или перемещение осталось черновиком, отчёты покажут именно эти сведения.

Перед включением складского учёта нужно сверить начальные остатки. После включения система обнуляет текущие остатки, а фактическое количество вводят через оприходование. Эта процедура не заменяет инвентаризацию.

Документы движения и отчёты

В складском учёте используются пять документов:

• «Оприходование» — для начальных остатков или излишков.
• «Приход» — для поступления товара от поставщика.
• «Реализация» — для продажи товара.
• «Перемещение» — для передачи между складами.
• «Списание» — для уменьшения количества на складе.

Оприходование и приход не взаимозаменяемы. Приход фиксирует поступление от поставщика, а оприходование используют для начального ввода или излишков.

Проведённый приход увеличивает остаток на выбранном складе. Проведённое перемещение отражает передачу между складом-отправителем и складом-получателем. Проведённое списание уменьшает количество. До проведения документ можно оставить черновиком, исправить состав и проверить фактическую операцию.

Право проводить документы следует выдавать сотрудникам, которые отвечают за подтверждение движения. Менеджер может подготовить документ, но изменение остатков должно происходить после проверки ответственным сотрудником.

Отчёт «Остатки товаров» показывает по каждому складу:

• количество;
• резерв;
• доступный остаток.

Доступный остаток равен количеству за вычетом резерва. Общая стоимость запасов в отчёте рассчитывается по закупочным ценам.

Отчёт «Движение товаров» за выбранный период показывает начальный остаток, поступления, продажи и конечный остаток по складам. В поступления входят проведённые документы прихода, оприходования и перемещения. Продажи отражаются по проведённым реализациям. Это не отчёт о бухгалтерской выручке или финансовом результате.

Условный сценарий проверки движения:

1. Ответственный сверяет количество на складе-отправителе.
2. Создаёт документ перемещения с правильными складами.
3. Оставляет документ черновиком до подтверждения передачи.
4. Проводит документ после подтверждения.
5. Проверяет изменения по складам в отчёте остатков.
6. Добавляет товар в сделку.
7. После закрытия сделки проверяет документ реализации и остаток.
8. При наличии резерва сверяет количество, резерв и доступный остаток.

Сценарий проверяет работу правил в системе, но не заменяет проверку фактической передачи товара.

Связь товаров со сделками

Товары из каталога можно добавлять в лиды, сделки, счета и предложения. При включённом складском учёте закрытие сделки создаёт документ реализации и уменьшает остатки.

Проведённый документ реализации содержит сведения о товаре, цене, дате продажи и покупателе. Если остаток равен нулю, сделка не закроется: система не разрешает провести реализацию «в минус».

Настройка покупки при отсутствии товара позволяет добавить товар в сделку и принять заказ или оплату при отсутствии доступного остатка. Но она не позволяет закрыть сделку и провести реализацию до поступления товара. Для закрытия сделки товар нужно оприходовать либо отключить складской учёт.

Резервирование закрепляет товар за конкретным клиентом и уменьшает доступный остаток. По умолчанию резерв действует три дня, срок можно изменить. Резервирование работает только в режиме «Без заказов».

Резерв не равен списанию и не подтверждает отгрузку. Он показывает, что часть товара уже зарезервирована за конкретным клиентом. Резерв не может превышать количество к продаже, но может быть больше доступного остатка.

При работе со сделками недостаточно смотреть только на общее количество. Для оценки возможности продажи менеджеру следует учитывать доступный остаток с учётом резервов.

Когда складские документы ведут в 1С

Битрикс24 поддерживает режимы складского учёта «в Битрикс24» и «в 1С». В режиме 1С сведения о товарах, остатках и контрагентах поступают из 1С. Приход, перемещение и списание при этом ведутся только в 1С.

Такой режим не предполагает параллельного оформления одних и тех же документов. Для остатков и движений должен быть один источник истины.

В настройках интеграции с 1С можно сопоставить склады, прайс-листы и каталоги, задать выгрузку остатков в реальном времени или по графику, а цены — автоматически или по расписанию. Настройка требует согласованной структуры данных и понятных идентификаторов товаров.

Для синхронизации отгрузок документация ограничивает доступность конфигурациями «Управление торговлей» и «Управление нашей фирмой». Ограничение относится к синхронизации отгрузок, а не ко всем возможностям интеграции.

После включения режима складского учёта 1С действующие магазины снимаются с публикации, поскольку Битрикс24 использует каталог из 1С. Сайты остаются активными. Переключение следует сначала проверить на тестовом контуре: магазины, каталог, соответствие складов, цены и доставку.

Для обмена с учётной системой нужна отдельная схема интеграции Битрикс24: состав передаваемых данных, владелец каждой сущности и порядок обработки расхождений. Если заказ приходит с внешнего ресурса, отдельно оценивают, применима ли в проекте интеграция сайта с 1С.

Как назначить источник истины

Источником истины называют систему, где данные создаются и считаются окончательными для конкретной сущности. В одной компании владельцы разных данных могут различаться: сделки ведут в Битрикс24, а остатки и документы движения — в 1С.

Данные или действие	Битрикс24	1С
Карточки товаров	Каталог поддерживают для CRM и интернет-магазина Битрикс24	Каталог поступает из 1С в режиме учёта «в 1С»
Цены	Ведут в карточках каталога	Выгружают из 1С по настроенному правилу
Остатки	Меняются проведёнными складскими документами	Поступают из 1С
Приход, перемещение, списание	Оформляют в складском учёте Битрикс24	Ведут только в 1С
Сделки	Менеджеры работают в CRM	Правила обмена определяют отдельной схемой проекта

Сценарий учёта в Битрикс24 подходит, если компания ведёт продажи через CRM, готова оформлять документы движения и использует остатки в процессе продажи.

Режим 1С подходит, если складские документы уже ведут в 1С, а менеджерам в Битрикс24 нужны актуальные товары, цены и остатки.

Неподходящая схема — ручная корректировка остатков в нескольких системах и оформление части документов в Битрикс24, а части в 1С. Интеграция не устраняет противоречивые данные, а передаёт их между системами.

Для настройки CRM-процессов, ролей и карточек может потребоваться настройка Битрикс24 или внедрение CRM Битрикс24.

Дубли и расхождения

Дубли появляются, когда у товаров нет стабильного идентификатора, не определено правило обновления или одинаковые позиции загружают из разных источников. Расхождения по остаткам возникают из-за непроведённых документов, ошибок в количестве, складе или дате, а также из-за параллельного учёта.

Частые ошибки:

• импорт до подготовки артикулов, разделов и обязательных свойств;
• загрузка вариативных товаров через CSV;
• включение услуг в CSV-файл;
• использование локальных файлов вместо публичных ссылок на изображения;
• принятие черновика за проведённую операцию;
• трактовка резерва как списания или физического наличия;
• ожидание реализации при нулевом остатке;
• ручная правка остатков одновременно в Битрикс24 и 1С.

Расхождения лучше проверять от первичного документа к отчёту. Сначала выясняют фактическую операцию, затем смотрят её документ, статус проведения, склад, товар, количество и дату. После этого сверяют отчёты «Остатки товаров» и «Движение товаров».

При обнаружении дубля не стоит сразу удалять карточку. Сначала нужно проверить, использовалась ли она в лидах, сделках, счетах, предложениях, документах и интеграциях.

Чек-лист каталога и остатков

• [ ] Определено, где ведутся карточки товаров: в Битрикс24 или в 1С.
• [ ] Для остатков и документов движения назначен один источник истины.
• [ ] У товара есть идентификатор для сопоставления и обновления.
• [ ] Артикулы проверены на дубли и неоднозначные значения.
• [ ] Структура разделов согласована до импорта.
• [ ] Свойства товара отделены от свойств вариаций.
• [ ] Для вариативных товаров подготовлены реальные сочетания характеристик.
• [ ] Услуги отделены от товаров и не включены в CSV-импорт.
• [ ] CSV содержит только товары без вариаций.
• [ ] Ссылки на изображения доступны публично.
• [ ] Перед массовым импортом проверена небольшая выборка.
• [ ] Права на карточки, импорт, документы и отчёты распределены по ролям.
• [ ] Начальные остатки сверены до включения складского учёта.
• [ ] Для ввода начальных остатков используется оприходование.
• [ ] Черновики не считают подтверждёнными операциями.
• [ ] В отчётах проверяют количество, резерв и доступный остаток.
• [ ] Для сделок с нулевым остатком определён порядок ожидания прихода.
• [ ] При режиме 1С на тестовом контуре проверены магазины, каталог, склады, цены и доставка.

FAQ

Можно ли вести товары в Битрикс24 без складского учёта?

Да. Каталог можно использовать для добавления товарных позиций в лиды, сделки, счета и предложения. В этом случае он помогает менеджеру выбирать товары и цены, но не заменяет складские операции.

Подходит ли CSV для загрузки всего ассортимента?

CSV подходит для импорта товаров без вариаций. Услуги и товары с вариациями через этот механизм не импортируются. Для изображений нужны прямые публичные ссылки.

Можно ли вести остатки одновременно в Битрикс24 и 1С?

Для одинаковых операций не следует вести параллельный учёт. Остатки и складские движения должны иметь один источник истины: Битрикс24 либо 1С.

Почему сделка не закрывается, если товар добавлен в неё?

При включённом складском учёте Битрикс24 не проведёт реализацию при нулевом остатке. Настройка покупки при отсутствии товара позволяет принять заказ или оплату, но не закрыть сделку до поступления товара.

Чем резерв отличается от списания?

Резерв закрепляет товар за клиентом и уменьшает доступный остаток. Списание уменьшает количество товара на складе. Резерв не подтверждает отгрузку.

Как проверить остаток, доступный для продажи?

В отчёте «Остатки товаров» нужно смотреть количество и резерв. Доступный остаток равен количеству за вычетом резерва.

Нужна ли 1С для работы со складом?

Это зависит от того, где компания ведёт складские документы. Если приход, перемещение и списание уже оформляют в 1С, их следует оставить там, а Битрикс24 использовать для работы менеджеров с товарами, ценами и остатками через интеграцию.