Вернуться к статьям До первой записи решите, кому она предназначена. Список вопросов для собственного анализа и итог проверки, нужный коллегам, требуют разной видимости. Сам факт нахождения заметки в задаче не означает, что весь её текст должен быть общим.
Чем заметка отличается от описания задачи
Описание задаёт, что нужно сделать и какой результат принять. Комментарии используются для обсуждения. Заметка позволяет сохранить отдельный текст рядом с этой работой, не превращая его в новую постановку.
В учебной задаче специалист проверяет расчёт. Он хочет записать вопросы для себя, затем передать команде подтверждённый вывод. Первый текст можно оставить приватным, второй оформить общей заметкой. Реальные данные клиента для такого примера не нужны.
| Что нужно сохранить | Подходящее место |
|---|---|
| Обязательный результат и критерии приёмки | Описание поручения |
| Вопрос к коллеге, требующий ответа | Обсуждение задачи |
| Личный черновой список наблюдений | Приватная заметка |
| Проверенный текст для участников | Общая заметка |
| Последовательность изменений требований | История описания, если она подключена |
Возможности «Истории задач» относятся к версиям описания. Заметка не заменяет журнал изменений и не доказывает, каким было требование до правки.
Как создать запись в задаче
После установки приложения в карточке задачи появляется вкладка «Заметки». Описание продукта также указывает пункт в контекстном меню списка задач.
- Откройте учебную задачу с понятным составом участников.
- Перейдите в «Заметки» и подготовьте короткий текст.
- Выберите приватную или общую видимость по назначению записи.
- Сохраните заметку.
- Снова откройте её и проверьте текст, автора и выбранную видимость.
Начните с нейтральной записи, например списка вопросов к учебному расчёту. Не используйте для проверки личные оценки сотрудников, клиентскую переписку и сведения, которые нельзя раскрывать участникам задачи.
Выбранную настройку нужно проверить со стороны другого участника. Для первой проверки нужны две учётные записи: автор и другой участник. Так можно увидеть результат с обеих сторон.
Как проверить приватность
Сохраните приватную запись под автором и откройте ту же задачу под другим участником. По описанной модели она доступна только создателю. Затем добавьте отдельную общую запись и проверьте её видимость участнику.
Не используйте реальный чувствительный текст в качестве теста. Если работа приложения отличается от ожидаемого, уже опубликованную общую информацию нельзя считать нераскрытой только потому, что настройку потом изменили.
Перед использованием также проверьте доступ к самой задаче. Видимость записи и право открыть поручение относятся к разным вопросам. Не обещайте доступ внешним участникам или другим ролям без проверки на вашем портале.
Когда общая заметка удобнее нового сообщения
Общая запись подходит для текста, к которому участникам нужно возвращаться во время работы: краткого итога проверки, перечня принятых допущений или справочного пояснения. Она остаётся рядом с поручением.
В приложении не предусмотрены уведомления о заметках. Поэтому срочное сообщение, запрос подтверждения или назначение нового обязательства лучше отдельно довести до адресата через принятый командой канал. Сохранённая запись сама по себе не подтверждает, что её прочитали.
Если в заметке появилась новая обязательная часть работы, уточните основную постановку. Иначе участники будут ориентироваться на разные версии задачи. Общие правила ролей и результатов разбираются в руководстве по задачам и проектам.
Что происходит с записями дальше
Существующие заметки можно редактировать и удалять. Перед исправлением общей записи подумайте, нужно ли отдельно сообщить коллегам о существенном изменении: автоматических уведомлений приложение не даёт.
Продукт предназначен для обычного текста. Форматирование и вложения не поддерживаются. Документы следует хранить в предназначенном для них месте, а в заметке оставлять только допустимый текстовый контекст.
Для команды полезно договориться о коротком формате общей заметки: предмет проверки и подтверждённый вывод. Не нужно переносить туда всю переписку. Это затрудняет поиск смысла и может раскрыть сведения, не нужные всем участникам.
Частые вопросы
Кто видит приватную заметку?
По описанию приложения она доступна только автору. Перед использованием чувствительных сведений подтвердите это на учебной записи под двумя ролями.
Придёт уведомление, когда я добавлю общую заметку?
Нет, приложение не поддерживает уведомления. Если от коллеги требуется действие или ответ, сообщите ему отдельно через согласованный рабочий канал.
Можно приложить файл или оформить таблицу?
В приложении подтверждён только обычный текст. Форматирование и вложения не поддерживаются; для документов используйте соответствующие инструменты портала.
Проверьте сначала две нейтральные записи с разной видимостью. Когда результат понятен автору и участнику, договоритесь, какие рабочие тексты команда сохраняет в заметках и какие обязательно отражает в основной задаче.