Вернуться к статьям Начать стоит с одной учебной компании. Нужно убедиться, что состав связанных контактов верен и что компании действительно нужен один менеджер. Если разные контакты обслуживают разные подразделения, сначала согласуйте правило: автоматическое выравнивание ответственных может противоречить вашей работе.
Почему после передачи компании нужно проверить контакты
Карточка компании и карточки её сотрудников содержат собственные сведения об ответственности. Изменение в компании нельзя принимать за доказательство, что все связанные записи уже переданы. Надёжнее открыть несколько контактов и сравнить фактические значения.
Условный пример: за компанию отвечала Анна, теперь её ведёт Павел. В CRM с компанией связаны закупщик и бухгалтер. Если компания уже закреплена за Павлом, а оба контакта по-прежнему за Анной, команда видит разные назначения в связанных карточках. Это учебная ситуация, а не история клиента.
Перед исправлением уточните, какие именно контакты должны следовать за компанией. Совпадение названия работодателя в примечании не заменяет связь в CRM. Если контакт привязан не к той компании, перенос ответственного лишь закрепит ошибку.
Что проверить перед настройкой
Составьте короткий список: компания, новый ответственный, связанные контакты и ожидаемый ответственный каждого из них. Достаточно нескольких контрольных записей, чтобы проверить правило без массовых изменений.
| Проверка | Какое решение принять |
|---|---|
| В компании указан правильный менеджер | Использовать его как исходное назначение |
| Контакты действительно связаны с этой компанией | Исправить ошибочные связи до проверки автоматизации |
| Все контакты должны обслуживаться одним менеджером | Согласовать применение единого правила |
| Один контакт связан с несколькими компаниями | Отдельно определить правило, не предполагать приоритет одной из связей |
| У пользователя нет доступа к части карточек | Попросить администратора проверить права и доступность записей |
Роль администратора и доступ обычного менеджера могут различаться. Поэтому проверка под администратором не заменяет проверку повседневной работы сотрудника. Основные различия разобраны в статье о правах доступа в Битрикс24.
Как выбрать событие для смены ответственного
После установки откройте настройки «Единого ответственного». В описании приложения предусмотрены два варианта условий:
- При создании или изменении карточки компании.
- При изменении компании и создании нового контакта.
Выбор зависит от того, где появляется изменение в вашем процессе. Для передачи существующей компании существенна проверка изменения её карточки. Если после передачи к компании добавляют новых сотрудников клиента, отдельно проверьте создание контакта.
Проверьте каждое выбранное событие отдельно, чтобы понять, какое действие меняет ответственного. Сначала измените ответственного учебной компании и посмотрите связанные контакты. Затем, если выбран режим с созданием контакта, создайте учебный контакт с корректной связью и проверьте его назначение.
Не запускайте передачу всей клиентской базы, пока не разобран результат этих двух сценариев. Переустановка приложения, массовое сохранение компаний и повторное создание контактов не должны заменять проверку конкретного события.
Как проверить результат передачи
В учебной компании укажите согласованного нового менеджера. После обработки события заново откройте связанные контакты и сверяйте значения по составленному списку. Обновляйте карточки, чтобы не оценивать результат по ранее открытой вкладке.
По согласованному правилу в компании и её контрольных контактах должен быть указан один менеджер. Если контакт остался за прежним сотрудником, проверьте его связь с компанией, выбранное условие в настройках и доступность карточки для обработки. Запишите, какая карточка не изменилась и после какого действия.
Затем повторите рабочий путь нового менеджера: он должен открыть нужные карточки в пределах своих прав. Если назначение сменилось, но доступ не появился, разберите настройки прав отдельно. Ответственный в карточке и разрешение на конкретное действие не стоит считать одной настройкой.
Что не входит в такую передачу
Сценарий приложения относится к связи компании и её контактов. Он не подтверждает передачу всех сделок, лидов, задач, открытых диалогов и других объектов, с которыми работал прежний менеджер. Их владельцев и правила обслуживания нужно проверять отдельно.
Не считайте смену ответственного гарантией маршрутизации любого нового обращения. Телефония, почта и каналы сообщений могут иметь собственные правила распределения. После настройки проверьте нужный канал учебным обращением и посмотрите, кто фактически его получил. Если результат другой, расследуйте правило этого канала, а не меняйте всех ответственных повторно.
Если сотрудников клиента ведут несколько команд или у контакта несколько компаний, для автоматизации необходимо явное правило приоритета. В доступном описании приложения такой порядок не раскрыт. Этот сценарий стоит обсудить до включения обработки на соответствующих записях.
Частые вопросы
Можно ли вместе с контактами передать все сделки компании?
Описанный сценарий «Единого ответственного» касается контактов компании. Передачу сделок нужно проверять и организовывать отдельно; смену ответственного компании нельзя считать подтверждением такого переноса.
Исправит ли включение приложения все старые контакты без дополнительных действий?
На это не следует рассчитывать без проверки. Описание связывает обработку с выбранными событиями создания и изменения. Отдельная массовая обработка всей старой базы в нём не заявлена. Сначала проверьте нужное событие на учебной компании.
Что делать, если один контакт связан с несколькими компаниями?
Сначала согласуйте, чей ответственный должен иметь приоритет. Доступное описание приложения не определяет такое правило, поэтому переносить на этот случай результат простой проверки одной компании нельзя.
На странице «Единый ответственный» приведены назначение и настройки приложения. Перед использованием на рабочей базе проверьте оба нужных события и сохраните список контрольных записей: он поможет отличить ошибку связи от ошибки назначения.