Вернуться к статьям Битрикс24 Диск разделяет личные материалы сотрудников и документы, которыми пользуется компания. В портале есть два основных пространства: «Мой диск» и «Общий диск». На личном диске хранятся созданные, сохранённые или использованные сотрудником файлы; общий предназначен для корпоративных шаблонов, инструкций, презентаций, отчётов и других рабочих материалов.
До массовой загрузки файлов стоит определить структуру папок, владельцев и правила доступа. Иначе общий шаблон оказывается в личной папке, а ссылка на папку открывает материалы тем, кому они не предназначались.
«Мой диск» и «Общий диск»
«Мой диск» — личное хранилище сотрудника. В нём могут находиться документы, изображения из комментариев, файлы из задач и другие материалы, с которыми работал конкретный пользователь.
«Общий диск» используют для файлов компании. В нём удобно размещать утверждённые шаблоны договоров, инструкции, презентации, отчёты и материалы, которыми пользуются сотрудники компании.
Файлы с Общего диска, дисков групп и коллег с общим доступом можно подключать к личному диску. Подключение не означает копирование файла, смену владельца или изменение исходных прав. Если подключённый материал больше не нужен в личном разделе, его отключают.
| Пространство | Что размещать | Кто отвечает | Что проверить |
|---|---|---|---|
| Мой диск | Личные рабочие файлы, черновики, собственные вложения | Сотрудник-владелец | Права, подключённые папки, системные файлы |
| Общий диск | Корпоративные шаблоны, инструкции, отчёты | Владелец папки или назначенный сотрудник | Структуру, круг редакторов, правила публикации |
| Подключённые материалы | Файлы, к которым уже выдан доступ | Исходный владелец | Расположение файла и действующие права |
Материалы групп и проектов могут подключаться к личному хранилищу и учитываются в общем объёме файлов портала. Однако не стоит называть их третьим типом Диска или переносить на них правила личного и общего хранения без отдельной проверки.
На личном диске есть системная папка «Загруженные файлы». В ней сохраняются вложения из событий, постов, комментариев, таймлайна CRM и описаний задач. Удаление такого файла из системной папки удаляет его и из места, куда он был прикреплён. Поэтому содержимое этой папки нельзя чистить как обычный набор копий.
Для проектирования структуры, прав и правил работы с файлами подходит настройка Битрикс24. Сначала определяют порядок работы, затем настраивают папки и доступы в портале.
Как организовать папки
Папка должна отвечать на два вопроса: где лежит актуальный документ и кто решает, что в ней можно менять. Само создание папок не защищает от дублей и устаревших файлов.
Для Общего диска обычно достаточно структуры по отделам, типам документов или рабочим направлениям. Не нужно начинать с многоуровневого дерева: сотрудник должен находить нужный шаблон без прямой ссылки и без обращения к автору.
Личный диск лучше оставить для материалов конкретного сотрудника и рабочих вложений. Если документом регулярно пользуется команда, его место — согласованная папка на Общем диске, а не личный раздел автора.
Проверка структуры перед запуском
- Составьте список документов, которые сотрудники должны находить самостоятельно.
- Назначьте владельца каждой общей папки.
- Разделите материалы по отделам, задачам или видам документов.
- Согласуйте правила названий, если они нужны внутреннему регламенту.
- Загрузите несколько тестовых файлов.
- Попросите сотрудников найти их без прямых ссылок.
- Проверьте, кто может просматривать, добавлять, редактировать файлы и передавать доступ.
- Отдельно определите порядок для устаревших материалов.
Такая проверка показывает, понятна ли структура сотрудникам и не открывает ли она лишние папки. Она не гарантирует отсутствие дублей или ошибок в будущем.
Права доступа
Для личного диска доступны права: чтение, добавление, редактирование, «делиться» и полный доступ. Право редактирования не позволяет менять настройки диска и права доступа. Полный доступ разрешает все доступные действия.
| Уровень доступа на личном диске | Подтверждённое ограничение |
|---|---|
| Редактирование | Не позволяет менять настройки диска и права доступа |
| Полный доступ | Разрешает все доступные действия |
Доступ к личному диску можно выдать отдельному пользователю, сотрудникам и отделам, группам социальной сети, внешним пользователям или всем авторизованным пользователям портала. Набор получателей не означает, что все сценарии доступны на любом тарифе и в каждой конфигурации.
Если сотруднику открывают доступ к папке с личного диска, она автоматически отображается на его личном диске. Для отдельного файла действует другой сценарий: при выдаче прав через действие «Права доступа» файл не появляется в личном разделе получателя. Чтобы открыть его, сотрудник переходит в профиль владельца и раздел «Диск».
Сотрудники с любыми выданными правами к личному диску могут скачивать файлы. Поэтому право чтения не следует трактовать как запрет на загрузку документа на компьютер. Если материал нельзя передавать получателю, нужно пересмотреть сам сценарий доступа.
На Общем диске можно включить расширенное управление правами для файлов и папок. Перед настройкой стоит проверить доступность функции в текущем тарифе и параметры конкретного портала. Правила личного диска нельзя автоматически переносить на общий, групповой или проектный.
Совместная работа с документами
В Битрикс24 можно создавать документы и доски, редактировать документы совместно и выдавать доступ к отдельному документу, папке или диску.
Битрикс24.Docs поддерживает комментарии, отслеживание правок, сравнение, объединение и слияние версий. Эти возможности относятся к документам, с которыми работает редактор, и не подтверждают совместную работу с любым внешним форматом файла.
Если файл нельзя менять одновременно нескольким сотрудникам, используют блокировку. Она запрещает коллегам редактировать документ, но не мешает пользователям с доступом открыть, посмотреть или скачать его. Редактировать заблокированный файл может только сотрудник, который его заблокировал.
Блокировка работает при двух условиях: администратор включил соответствующую настройку, а сотрудники редактируют документы через облачные сервисы. Перед введением правила стоит проверить оба условия на тестовом файле.
Совместное редактирование подходит для документов, которые несколько сотрудников готовят одновременно, согласований с комментариями и материалов, где важно видеть историю изменений. Для утверждённых шаблонов обычно ограничивают круг редакторов и назначают владельца папки.
Версии, корзина и восстановление
При каждом сохранении документа Битрикс24 создаёт новую версию и сохраняет предыдущую. История версий и корзина выполняют разные задачи.
История версий помогает вернуться к предыдущему содержимому существующего документа. Срок её хранения зависит от тарифа и ограничения максимального количества записей. В справочных материалах для Стандартного, Профессионального тарифов и Энтерпрайз указан срок 90 дней, но старые версии могут удаляться раньше, если достигнут установленный лимит записей. Перед утверждением регламента эти условия нужно проверить в текущем портале.
Версии документов, связанных с задачами, CRM, Лентой новостей или Календарём, хранятся бессрочно на всех тарифах. Это правило относится только к версиям документов, связанным с перечисленными инструментами. Оно не распространяется на все файлы Диска, корзину, публичные ссылки и локальные копии после синхронизации.
При удалении файла можно выбрать перемещение в корзину или безвозвратное удаление. Объекты из корзины можно восстановить в течение 30 дней после удаления. Корзина продолжает занимать место на Диске. Безвозвратное удаление и очистка корзины не являются обратимыми действиями.
Битрикс24 Диск не следует называть резервной копией или гарантированным архивом. История версий, корзина и синхронизация не подтверждают возможность восстановить любой потерянный файл.
Публичные и внутренние ссылки
Публичная ссылка на папку открывает её в браузере. Получатель может скачать отдельные файлы или всю папку архивом. До отправки важно проверить не только адресата, но и полный состав папки.
Без дополнительных настроек папка по публичной ссылке открывается в режиме просмотра, без пароля и ограничения по времени. Для ссылки можно установить срок активности, пароль и разрешение на редактирование. Возможность отправки публичных ссылок зависит от тарифа и настроек Диска.
Если закрыть доступ, а затем открыть его снова, ссылка обновляется. Старую ссылку после повторного открытия доступа не следует считать рабочей.
Внутреннюю ссылку могут открыть только сотрудники, которым уже выдан доступ. Сама ссылка не заменяет настройку прав.
Чек-лист перед отправкой публичной ссылки
- [ ] Проверить все файлы внутри папки.
- [ ] Убедиться, что в ней нет черновиков и внутренних материалов.
- [ ] Определить получателей.
- [ ] Проверить необходимость пароля.
- [ ] Установить срок действия, если он нужен.
- [ ] Решить, требуется ли право редактирования.
- [ ] Открыть ссылку от имени тестового пользователя.
- [ ] Закрыть доступ после завершения обмена, если папка больше не нужна внешнему получателю.
Публичная ссылка не защищена по умолчанию. Режим просмотра не отменяет возможность скачать материалы из папки.
Синхронизация с компьютером
Файлы и папки Битрикс24 Диска можно синхронизировать с компьютером через приложение Битрикс24. Синхронизация работает в обе стороны: изменения в локальной папке и на Диске передаются между связанными версиями.
Пользователь выбирает папки с личного диска и общие папки, к которым у него есть доступ. Подключать весь доступный объём без необходимости не стоит: растёт число локальных копий, а сотруднику сложнее понять, где находится исходная версия документа.
В классической синхронизации файлы скачиваются на диск компьютера. В режиме эластичного диска они сначала отображаются как ярлыки и загружаются при открытии. При установке приложения через MSI для эластичного диска нужны Dokan на Windows или macFUSE на Mac.
Приложение не синхронизирует файлы с расширениями lnk, tmp, ini, pl, а также файлы с рядом недопустимых символов в названии: / \ : * ? " ' | { } % ; & ~ # < >. Технические ограничения могут меняться после обновления приложения, поэтому их стоит перепроверить перед массовым подключением папок.
Если один файл одновременно редактируют на разных компьютерах при включённой синхронизации, возможен конфликт версий. Приложение синхронизирует наиболее новую версию, а вторая остаётся локальной копией на компьютере сотрудника. Автоматического объединения содержимого документа не происходит.
Синхронизация нужна для работы с ограниченным набором папок на компьютере. Она не заменяет совместное редактирование документа в облачном сервисе.
Файлы из задач, CRM, почты и телефонии
Вложения из задач, CRM, Ленты новостей, Календаря, событий, комментариев, чатов и почты не обязательно хранятся в одном месте. Не стоит считать, что любой файл из рабочего инструмента попадает в единую папку Диска.
На личном диске в папке «Загруженные файлы» сохраняются вложения из событий, постов, комментариев, таймлайна CRM и описаний задач. Удаление такого объекта из системной папки удаляет его и из исходного места загрузки.
На Общем диске есть системные папки «Файлы из почты» и «Телефония». Они могут пополняться материалами из соответствующих инструментов Битрикс24. Появление конкретных файлов зависит от того, используются ли эти инструменты и подключены ли они к порталу.
Для настройки такого порядка заранее проверяют расположение файлов, доступ к карточкам и риск удаления связанных вложений. При необходимости правила связывают с проектом внедрения CRM Битрикс24.
Контроль свободного места
Когда свободное место на Диске заканчивается, новые файлы загрузить нельзя. Объём зависит от тарифного плана, поэтому фиксированные цифры без проверки актуального тарифа приводить не стоит.
Контролировать место лучше до того, как сотрудники столкнутся с запретом на загрузку. В портале можно смотреть показатель «Место в облаке» и использовать инструмент «Очистка места». Он сканирует содержимое Диска, включая корзину и неиспользуемые версии файлов, после чего предлагает варианты удаления.
Обычный пользователь видит данные по своему диску. Администратор может просматривать диски сотрудников и групп. Перед очисткой доступен экспертный режим, но решение об удалении принимает пользователь: система не определяет, нужен ли компании конкретный файл или старая версия.
В разделе «Занято другим» учитывается общий размер файлов портала: материалы личных, общих, проектных и групповых дисков, вложения из задач, событий, Ленты, чатов, почты, телефонии и пользовательских полей. Учёт места не даёт пользователю доступ ко всем этим файлам.
Чек-лист перед очисткой места
- [ ] Проверить свободное место до остановки загрузки файлов.
- [ ] Отделить активные материалы от корзины и истории версий.
- [ ] Проверить владельца файлов, которые предлагаются к удалению.
- [ ] Просмотреть старые версии в экспертном режиме.
- [ ] Учесть, что корзина занимает место.
- [ ] Не использовать безвозвратное удаление без согласования.
- [ ] Проверить связанные вложения из задач, CRM, событий и комментариев.
- [ ] После очистки повторно сверить занятое место.
Аудит Диска
Регулярная проверка Диска нужна для контроля доступа, структуры и свободного места. Периодичность компания определяет самостоятельно.
Начинать стоит с папок, где лежат общие шаблоны, инструкции и документы для внешнего обмена. Для каждой папки проверяют владельца, список пользователей, уровни доступа, наличие публичных ссылок и актуальность файлов. Отдельно просматривают корзину, историю версий и подключённые папки сотрудников.
Если у общих папок нет владельца, техническая настройка не решает вопроса. Некому закрыть внешнюю ссылку, заменить устаревший шаблон или подтвердить удаление файла. При сложной структуре, связанных CRM-вложениях и проблемах с правами может потребоваться техническая поддержка Битрикс24.
FAQ
- Чем отличается «Мой диск» от «Общего диска»?
«Мой диск» — личное хранилище сотрудника с созданными, сохранёнными и использованными файлами. «Общий диск» предназначен для документов компании, которыми пользуются несколько сотрудников. Место выбирают по назначению файла, а не по его формату.
- Можно ли дать коллегам доступ к личной папке?
Да. Для личного диска доступны права чтения, добавления, редактирования, «делиться» и полный доступ. При общем доступе к папке она отображается на личных дисках выбранных сотрудников.
- Почему файл не появился на диске сотрудника?
Если доступ выдан к отдельному файлу через действие «Права доступа», он не появляется на личном диске получателя. Для просмотра сотрудник переходит в профиль владельца и открывает раздел «Диск».
- Можно ли запретить скачивание файла при доступе к личному диску?
На такой запрет рассчитывать не стоит. Сотрудники с любыми выданными правами к личному диску могут скачивать файлы. Для чувствительных материалов нужно пересматривать сценарий предоставления доступа.
- Безопасна ли публичная ссылка по умолчанию?
Нет. Без дополнительных настроек папка открывается в режиме просмотра, без пароля и ограничения по времени. Перед отправкой нужно проверить состав папки, получателей, пароль, срок и право редактирования.
- Можно ли восстановить удалённый файл?
Если файл перемещён в корзину, его можно восстановить в течение 30 дней после удаления. История версий — отдельный механизм для работы с предыдущими сохранениями документа. Безвозвратное удаление и очистка корзины не следует считать обратимыми.
- Почему при синхронизации появились две версии файла?
Такое возможно при одновременном редактировании одного документа на разных компьютерах. Приложение синхронизирует наиболее новую версию, а вторая остаётся локальной копией у сотрудника.
Вывод
Битрикс24 Диск удобен, когда личные файлы отделены от корпоративных, у папок есть владельцы, а доступы проверяют до загрузки документов и отправки ссылок. Особого внимания требуют системные папки, публичные ссылки, синхронизация, корзина и файлы, связанные с задачами или CRM.
Начать можно с одной общей папки: назначить владельца, настроить права для небольшой группы, проверить загрузку, версию, ссылку, удаление в корзину и восстановление. После такой проверки правила переносят на остальные разделы портала.