Вернуться к статьям Битрикс24 может быть заполнен сделками, задачами, роботами и интеграциями, но часть работы всё равно остаётся в Excel, почте и личных чатах. Типичная ситуация: обращения попадают в CRM, однако этапы понимают по-разному, поля заполняют не всегда, а показатели в отчётах нельзя сверить с карточками.
Аудит Битрикс24 фиксирует маршрут заявки, проверяет настройки и данные, описывает проблемы и порядок их устранения. В результате фиксируют список проблем и работ: что оставить без изменений, что исправить в первую очередь, какие данные требуют разбора и какие доработки нужно отдельно спроектировать.
Когда нужен аудит Битрикс24
Аудит проводят перед развитием действующего портала, подключением 1С или других систем, переносом данных. Он нужен и в ситуации, когда Битрикс24 уже настроен, но сотрудники используют его по разным правилам.
Признаки, при которых систему стоит проверить:
- обращения поступают с сайта, из почты, телефонии и мессенджеров, но неизвестно, все ли они создаются в CRM;
- менеджеры ведут часть работы в Excel или создают сделки по разным правилам;
- в карточках много полей, но нужные данные остаются пустыми;
- этапы воронки не совпадают с реальным путём клиента;
- роботы создают задачи и уведомления, но сотрудники не понимают, что с ними делать;
- показатели в отчётах нельзя объяснить данными из карточек;
- права доступа выдавались постепенно и перестали соответствовать рабочим ролям;
- планируется интеграция с 1С, сайтом, телефонией, почтой или внешним сервисом;
- нужно перенести данные из таблиц, старой CRM или учётной системы;
- после запуска появились дубли и несогласованные настройки.
Для одного отдела с понятным процессом иногда достаточно точечной настройки полей, этапов или роботов. Аудит нужен, когда затронуты несколько ролей, источников данных или связанных процессов.
Подготовка нового проекта и проверка работающего портала — разные задачи. Для старта внедрения подойдёт материал «Как подготовиться к внедрению Битрикс24: чек-лист для руководителя».
Что проверяют в аудите Битрикс24
Глубина проверки зависит от задачи. Если требуется проверить продажи одного отдела, не нужно разбирать все разделы портала с одинаковой детализацией. Но воронки, карточки, права доступа, данные и отчёты обычно связаны.
| Зона проверки | Что разбирают | Вопросы для проверки |
|---|---|---|
| Процессы и воронки | Путь обращения, этапы, ответственные, передачи между отделами, возвраты и отказы | Где начинается и заканчивается процесс? Кто меняет статус? Какие исключения не отражены в CRM? |
| Карточки CRM | Поля сделок, контактов, компаний и других сущностей, обязательность и видимость полей | Какие данные нужны сотрудникам и для отчётов? Какие поля повторяются или не заполняются? |
| Источники обращений | Сайт, формы, почта, телефония, чаты, мессенджеры, ручной ввод | Все ли обращения фиксируются? Можно ли определить источник и ответственного? |
| Автоматизация | Роботы, триггеры, уведомления, задачи, согласования | Какое правило выполняет сценарий? Что происходит при возврате, ошибке или смене ответственного? |
| Права доступа | Доступ к сущностям, финансовым данным, отчётам и согласованиям | Кто может видеть, менять, удалять и утверждать данные? |
| Интеграции | Обмен с 1С, сайтом, телефонией, почтой и внешними API | Какие данные передаются, в каком направлении и кто отвечает за исходную версию? |
| Производительность процессов | Задержки, очереди задач, просрочки и ручные операции | Где работа останавливается, повторяется вручную или зависит от одного сотрудника? |
| Данные и отчёты | Дубли, пустые поля, неактуальные записи, связи между сущностями, показатели | Какие записи нужны в работе? Можно ли проверить показатель по карточкам? |
Аудит воронок продаж и процессов
Воронка должна учитывать не только успешное движение сделки. Типовой сценарий: клиент меняет условия, счёт возвращают на доработку, расчёт передают специалисту, а ответственный меняется в середине работы. Если такие действия не описаны, сотрудники решают их вне CRM.
При проверке воронки фиксируют:
- когда создаётся лид, сделка или другая сущность;
- что означает каждый этап и по какому критерию на него переходят;
- кто меняет статус;
- какие поля обязательны на конкретном этапе;
- какие задачи и уведомления появляются при переходе;
- что происходит при отказе, возврате, ошибке или передаче другому сотруднику;
- какие данные остаются в карточке после завершения процесса.
Робот может поставить задачу, назначить ответственного, отправить уведомление или запустить согласование. До настройки автоматизации нужно согласовать правила квалификации сделки и обработки возвращённого счёта.
Карточки CRM и качество данных
Карточка должна содержать данные, которые нужны следующему участнику процесса, руководителю или отчёту. Поля без понятного назначения заполняют формально либо не заполняют вовсе.
| Проверка | Критерий |
|---|---|
| Поле связано с процессом | Понятно, когда его заполняют и кто это делает |
| Поле нужно для действия или отчёта | Данные используют в работе, документе, контроле или аналитике |
| Обязательность оправданна | Без значения нельзя перейти на этап или завершить процесс |
| Названия единообразны | Пользователь понимает разницу между похожими полями |
| Источник данных понятен | Известно, кто вносит значение и приходит ли оно из интеграции |
| Старые записи разобраны | Есть решение по дублям, пустым полям и неактуальным карточкам |
Перед миграцией определяют, какие компании, контакты, открытые сделки, товары, документы и история нужны сотрудникам в ежедневной работе. Переносить весь архив автоматически не всегда целесообразно: дубли и устаревшие записи усложняют поиск и искажают отчётность.
Проверка роботов и автоматизации
Сценарий автоматизации можно описать обычным языком: после конкретного события система выполняет действие, которое предусмотрено процессом.
Типовой сценарий: после отправки коммерческого предложения робот создаёт задачу на следующий контакт. При аудите такого сценария проверяют событие запуска, исполнителя, срок задачи, повторный переход между этапами, смену ответственного и контроль просрочки.
Чек-лист аудита автоматизации:
- [ ] У каждого робота есть понятная рабочая задача.
- [ ] Определены условие запуска и ожидаемый результат.
- [ ] Нет повторяющихся уведомлений и задач.
- [ ] Учтены возврат на этап, повторный запуск и смена ответственного.
- [ ] Пользователь понимает, какое действие от него требуется.
- [ ] Сценарий проверен на рабочем примере.
- [ ] Для доработки описаны входные данные, исключения и критерии приёмки.
Аудит прав доступа в Битрикс24
Доступ проверяют по операциям, сущностям и данным, с которыми работает каждая роль. Один сотрудник может вести сделки отдела и участвовать в согласовании документов в другом процессе.
Минимальные вопросы для проверки:
- Кто видит сделки и клиентов своего отдела?
- Кто меняет ответственного?
- Кто согласует документы или оплату?
- Кто видит финансовые поля и отчёты?
- Кому доступен экспорт данных?
- Что происходит при увольнении или смене роли?
- Какие настройки может менять администратор?
Как проверить интеграции Битрикс24
Интеграцию описывают через рабочую задачу, а не формулировкой «синхронизация с 1С». Для каждой связи определяют состав данных, направление обмена, владельца данных и момент обновления.
| Система или канал | Что фиксируют до доработки |
|---|---|
| Сайт и формы | Какие обращения создаются, какие поля приходят, как назначается ответственный |
| Почта | Какие письма связываются с клиентом или сделкой, как обрабатываются вложения |
| Телефония | Какие данные звонка сохраняются, как определяется карточка клиента, кто видит записи |
| 1С | Какие объекты участвуют в обмене, где хранится исходная версия данных, как разбирают расхождения |
| Внешний сервис | Какие события передаются, что считается успешной передачей, как фиксируется ошибка |
| Мессенджеры и чаты | Где сохраняется переписка, кто отвечает за обращение, как исключают дубли |
В кейсе RentinCity заявки на оплату передавались в 1С Недвижимость, а данные о платежах после занесения договора синхронизировались обратно в Битрикс24. До настройки определяют, какие данные должны быть доступны пользователям на каждом участке работы.
Сначала подключают связи, без которых критичный процесс не работает. Остальные интеграции можно перенести на следующий этап.
Что получает компания после аудита Битрикс24
По итогам аудита компания получает перечень конкретных проблем, требований и работ:
- описание текущих процессов и участков, где работа идёт вне CRM;
- проблемы в воронках, карточках, данных, правах, автоматизации и интеграциях;
- требования к ключевым сценариям и исключениям;
- перечень записей, которые нужно очистить, перенести или проверить;
- схема ролей и ограничений доступа;
- правила обмена для интеграций;
- сценарии приёмки;
- план исправлений по приоритетам.
Как расставить приоритеты после аудита
Не все задачи исправляют одновременно. Очерёдность определяют по влиянию на ежедневную работу.
| Приоритет | Что входит | Как принимать решение |
|---|---|---|
| Критично для работы | Потеря обращений, отсутствие нужного доступа, ошибочное назначение ответственных, блокирующая интеграция | Без исправления основной процесс не выполняется ежедневно |
| Важно для контроля | Неполные поля, неясные стадии, дубли, недостоверные отчёты, лишние уведомления | Проблема влияет на качество данных и контроль работы |
| Развитие процесса | Новые отчёты, расширение автоматизации, дополнительные интеграции, нестандартные доработки | Задачу планируют после проверки основного процесса |
Если задача требует изменить правила работы отдела, их сначала согласуют. Для проблемы в данных определяют объём очистки и ответственного. До разработки интеграции фиксируют границы обмена.
Что подготовить к аудиту действующего Битрикс24
Перед аудитом достаточно описать проблему, участников процесса, источники обращений и предоставить обезличенные примеры карточек или отчётов. Подробный чек-лист для подготовки к проекту — в материале «Как подготовиться к внедрению Битрикс24: чек-лист для руководителя».
FAQ об аудите Битрикс24
- Чем аудит Битрикс24 отличается от настройки?
Аудит описывает текущее состояние системы, проблемы, требования и порядок исправлений. Настройка меняет воронки, карточки, права, роботов и интеграции по согласованному плану.
- Нужен ли аудит, если Битрикс24 уже настроен?
Да, если сотрудники продолжают работать в Excel, почте или личных чатах, заявки теряются, отчёты вызывают вопросы, а автоматизация создаёт лишние действия.
- Проверяют ли в аудите качество данных?
Да. Проверяют дубли, пустые обязательные поля, неактуальные записи, связи между сущностями и правила именования.
- Нужно ли подключать все интеграции после аудита?
Нет. Для первого этапа нужны связи, без которых критичный процесс не работает. Остальные можно вынести в следующую очередь.
- Можно ли исправить всё одним этапом?
Не всегда. Сначала выделяют основной процесс и проверяют его по сценариям, затем расширяют систему. Очерёдность зависит от влияния проблемы на ежедневную работу.
- Что проверить, чтобы отчёты в Битрикс24 стали полезнее?
Показатели должны быть связаны с правилами заполнения карточек: источниками обращений, этапами, обязательными полями, причинами отказа и ответственными. Если эти данные вносят по-разному, изменение формы отчёта не исправит проблему.
Что делать после аудита
Аудит проверяет маршруты заявок, роли сотрудников, данные, автоматизацию и обмен данными с другими системами. После аудита фиксируют, какие настройки исправить, какие требования согласовать до разработки и как проверить изменения на рабочих сценариях.
Для разбора текущей системы и определения первого этапа закажите внедрение Битрикс24. На странице услуги описаны проектирование процессов, настройка CRM и интеграций, подготовка миграции данных и проверка согласованных сценариев. Стоимость вынесена в отдельный материал: «Сколько стоит внедрение Битрикс24 в 2026 году».