Контроль сделок и задач

Контроль сделок и задач собирает доступные сделки, лиды и задачи в одну очередь за выбранный период. Руководители продаж и проектов видят, что стоит проверить в первую очередь. Администратор Битрикс24 видит индикатор режима, состояния загрузки и предупреждения о недоступных источниках или отказе в доступе. Для каждого объекта приложение рассчитывает оценку риска, выделяет её уровень цветом и показывает причины.

Приложение работает как обзорный экран. Оно не меняет объекты Битрикс24 и не прогнозирует результат сделки. Из каждой строки можно открыть исходную карточку и продолжить работу штатными средствами Битрикс24.

Одна очередь вместо трёх списков

Сделки, лиды и задачи находятся в разных разделах. Контроль сделок и задач сводит доступные текущему пользователю объекты на один экран. По умолчанию они расположены от большего рассчитанного риска к меньшему. Руководитель видит, что требует внимания, почему объект получил такую оценку и кто указан ответственным.

Фактические возможности

• загрузка доступных открытых сделок и лидов, а также незавершённых задач;
• выбор начала и конца периода и одного из доступных часовых поясов;
• оценка риска и цветовое обозначение уровня: низкого, среднего, высокого или критического;
• сводные показатели по всей выборке и блок рассчитанных причин риска;
• таблица с объектом, суммой и валютой при наличии, причинами, номером ответственного и датой;
• сортировка строк текущей страницы по риску или названию;
• детализация текущей страницы по карточкам «Критический риск», «Требуют внимания», «Без следующего дела» или по причине риска; карточка «Средний риск» строки не фильтрует;
• постраничный просмотр по 100 строк;
• переход в исходную карточку сделки, лида или задачи;
• ручное обновление отчёта с текущими параметрами;
• состояния загрузки, частичных данных, недостаточных прав и ошибки; пустая текущая страница обозначается внутри отчёта;
• демонстрационный режим при открытии основного экрана вне портала.

Как формируется оценка риска

Приложение показывает оценку по шкале от 0 до 100 и причины, которые действительно вошли в расчёт. Оценка рассчитывается на начало исключаемой конечной даты периода, а не на момент открытия приложения. В реальном отчёте этой версии используются:

• возраст объекта;
• время без изменения лида или задачи; для сделки — время после перехода стадии либо после изменения, если время перехода не передано;
• просроченный срок задачи.

Возраст постепенно добавляет до 25 баллов, отсутствие изменений — до 20, просроченная задача — 10. Уровень считается средним от 25 баллов, высоким от 50 и критическим от 75.

Оценка задаёт порядок просмотра. Она не является вероятностью закрытия сделки, прогнозом продаж или гарантией того, что остальные объекты не требуют внимания.

Сценарии использования

Руководителю продаж: обзор открытых сделок и лидов

Руководитель продаж задаёт период и получает общую очередь доступных открытых сделок и лидов вместе с задачами. Давно созданные или давно не менявшиеся объекты получают больше баллов риска и поднимаются выше.

Руководителю проектов: контроль незавершённых задач

Руководитель проекта видит задачи со сроком в выбранном периоде и переходит из очереди в исходную карточку. Текущая формула сравнивает срок с конечной границей периода; эту особенность нужно учитывать при разборе причины «Просрочена задача».

Разбор очереди по одной причине

Можно выбрать причину, например «Давно в работе», «Нет движения» или «Просрочена задача». Приложение оставит связанные строки текущей страницы, чтобы их было проще проверить последовательно.

Переход от сводки к объекту

После просмотра оценки и причин пользователь открывает исходную сделку, лид или задачу. Все изменения выполняются уже в карточке Битрикс24.

Администратору Битрикс24: проверка доступности данных

Администратор Битрикс24 видит состояния недостаточных прав, полной ошибки и частичной загрузки. Если один или два источника недоступны, приложение сохраняет строки из тех источников, которые удалось загрузить, и показывает предупреждение.

Ограничения текущей версии

Источники и период

• В текущей версии приложение загружает только сделки, лиды и задачи. Счета, оплаты, дела CRM, последняя коммуникация, история стадий и смарт-процессы не подключены. Рабочий календарь SLA не настроен.
• Сделки и лиды запрашиваются по дате изменения, задачи — по сроку. Задачи без срока в такую выборку не попадают. Конечная дата периода не включается.
• Это текущий срез доступных открытых объектов, а не восстановление состояния CRM на выбранную дату. История изменений и стадий не загружается.
• Для сделок итоговая проверка периода может опираться на время перехода стадии, если оно передано Битрикс24. Поэтому очередь может отличаться от простого списка всех сделок, изменённых за тот же период.

Оценка и показатели

• Возраст, время без изменения и просрочка рассчитываются на начало конечной даты. Поскольку задачи одновременно отбираются по сроку раньше этой границы, любая попавшая в выборку задача со сроком получает причину «Просрочена задача» в текущей реализации.
• Подключённые к реальному отчёту данные дают сделке или лиду не более 45 баллов, задаче — не более 55. Порог критического риска равен 75, поэтому ненулевое значение карточки «Критический риск» для этой версии не подтверждено.
• Источник следующего дела не подключён, поэтому показатель «Без следующего дела» нельзя использовать для вывода об отсутствии запланированных действий.
• При нескольких валютах приложение не пересчитывает суммы в общую валюту и показывает предупреждение.

Интерфейс и доступ

• В интерфейсе нет фильтра по отделу, сравнения периодов, экспорта, уведомлений, автоматического назначения действий и редактирования объектов.
• Сводные показатели и количество причин рассчитываются по всей выборке. Сортировка и доступная детализация применяются только к текущей загруженной странице.
• Ответственный отображается номером пользователя, а не именем. В строке задачи колонка даты может показывать срок.
• Отчёт ограничен правами текущего пользователя и не подтверждает полноту данных за пределами этих прав.

Первоначальный запуск

1. Запустите установку внутри Битрикс24 под пользователем, которому разрешено устанавливать приложения.
2. Не закрывайте окно, пока приложение выполняет подключение к Битрикс24, подготовку и подтверждение установки.
3. После сообщения «Установка завершена» откройте Контроль сделок и задач в разделе «Приложения».
4. Проверьте, что на странице «Контроль сделок и задач» показан индикатор «Данные портала», затем дождитесь результата загрузки. Сам индикатор обозначает режим открытия, но не подтверждает успешную загрузку данных.
5. Проверьте предложенный период и часовой пояс, при необходимости измените их и нажмите «Показать».

Обязательной настройки после установки нет. По умолчанию интерфейс предлагает период примерно за последние 30 дней, включая текущий день, и часовой пояс Europe/Moscow.

Частые вопросы

Какие объекты попадают в очередь?

Приложение работает с доступными текущему пользователю открытыми сделками и лидами, а также незавершёнными задачами. Период для сделок и лидов связан с датами изменения, для задач — со сроком. Конечная дата не включается.

Видит ли руководитель все объекты портала?

Нет. Отчёт выполняется в авторизационном контексте, переданном при открытии приложения, а Битрикс24 может отказать в доступе к отдельным источникам. Отдельной настройки прав внутри Контроль сделок и задач нет.

Что означает предупреждение «Часть источников недоступна»?

Часть данных загружена, но некоторые источники или сигналы не учтены. При успешной загрузке реальный отчёт этой версии всё равно содержит предупреждения о неподключённых делах CRM, истории стадий, оплатах и календаре SLA. Нулевое значение связанного показателя нельзя принимать за подтверждение отсутствия проблемы.

Можно ли открыть объект из очереди?

Да. Кнопка «Открыть» переводит в исходную карточку сделки, лида или задачи в Битрикс24.

Изменяет ли приложение сделки, лиды или задачи?

Нет. Контроль сделок и задач только формирует обзор и открывает исходные карточки. Редактирование выполняется в Битрикс24.

Это прогноз продаж?

Нет. Оценка риска нужна для расстановки порядка проверки. Она не рассчитывает вероятность продажи, будущую выручку или результат сделки.