Вернуться к статьям По этим спискам руководитель принимает разные решения. Для просрочки сначала выясняют, что произошло с обещанным результатом. Для задачи без срока определяют, требуется ли дата и какая. Единый список «проблемных задач» скрывает эту разницу.
Начните с двух вопросов к работе
В учебной команде задача на согласование договора должна была завершиться вчера. Другая задача, собрать предложения по улучшению процесса, создана без дедлайна. Обе требуют внимания, но причина разная.
По первой проверьте готовность результата и обязательства перед заказчиком. По второй уточните, это ограниченное поручение или список идей без обещанной даты. Назначать всем таким записям завтрашний срок только ради чистого отчёта бесполезно.
| Что показывает список | Что выяснить | Какое решение зафиксировать |
|---|---|---|
| Срок указан и задача просрочена | Выполнена ли работа, почему не закрыта | Принять результат либо согласовать продолжение |
| Срок не указан | Нужна ли дата для этого поручения | Назначить обоснованный дедлайн или уточнить назначение записи |
| Много просрочек у одного сотрудника | Какие работы действительно конкурируют за время | Определить приоритеты, а не оценивать человека по одному числу |
| Много задач без срока в одном проекте | Есть ли общий порядок постановки | Договориться, какие поручения требуют дат |
Дедлайн задачи отличается от плановых дат начала и окончания. Наличие планового интервала не заменяет крайний срок в списке без дедлайна. Основные различия разбираются в руководстве по задачам и проектам.
Как проверить задачи без дедлайна
Откройте соответствующий дашборд и посмотрите задачи по ответственным и связанным проектам или группам. Выберите небольшой рабочий участок, который руководитель знает по текущим поручениям.
Из списка можно перейти в карточку задачи. Проверьте, действительно ли крайний срок пуст, затем прочитайте описание результата и договорённости. Не заполняйте дату до выяснения, какое действие и к какому моменту нужно выполнить.
Для пилота подготовьте две учебные задачи: с дедлайном и без него. Сверьте состав дашборда с карточками. Такая проверка поможет отличить отсутствие даты от незаполненных плановых полей.
Если список большой, сначала разберите одну группу. Для вывода о порядке постановки задач проверьте сами поручения и причины отсутствия сроков.
Как разбирать просроченные задачи
Во втором приложении доступны просроченные задачи по ответственным, связь с проектом или группой и количество дней просрочки. Откройте нужную запись и проверьте её состояние.
- Убедитесь, что работа ещё не завершена фактически. Иногда результат готов, но карточка не обновлена.
- Прочитайте последний согласованный срок и обещанный результат.
- Выясните причину задержки у ответственного.
- Зафиксируйте следующее действие: приёмку, исправление карточки или согласованный новый срок.
- Повторно проверьте список после обновления данных.
Перед использованием уточните, как ваша установленная версия относит задачи на границе сегодняшнего дня к просроченным. Показатель дней задержки и истёкший час внутри текущих суток могут давать разные способы группировки. Контрольную запись лучше сверить напрямую.
Почему нельзя просто перенести все сроки
Массовый перенос не отвечает на вопрос, что произошло с обязательствами. В одном поручении нужен другой приоритет, в другом отсутствует исходный материал, в третьем требуется принять готовую работу.
Если дата действительно изменилась, согласуйте её с тем, кто ждёт результат. Причину переноса стоит зафиксировать в самой задаче доступным команде способом. Дашборд помогает выбрать карточку для разбора, но не заменяет эту договорённость.
Число просроченных задач также не равно доле рабочего времени сотрудника. Несколько коротких задач и одна большая работа требуют разных усилий. Для оценки нагрузки понадобится дополнительная фактура.
Как включить два списка в регулярный контроль
Назначьте ответственного за просмотр и периодичность разбора. Для задач без срока проверяйте качество постановки, для просрочек выполнение обязательств. Команда должна понимать, что означают оба списка и какие действия следуют после проверки.
Не превращайте первую встречу в попытку исправить все карточки портала. Начните с одного проекта и нескольких задач, сверьте источник и зафиксируйте решения. При следующем просмотре проверьте, выполнены ли они.
Общий подход к внедрению контрольных экранов описан в статье о дашбордах. Здесь результатом работы должны стать решения по конкретным поручениям.
Частые вопросы
Задача без срока уже считается просроченной?
Нет. У неё не задан крайний срок, который можно нарушить. Сначала нужно определить назначение поручения и необходимость даты.
Дашборд сам исправляет сроки или отправляет напоминания?
В описанных возможностях подтверждены просмотр и переход в карточку. Изменения выполняйте в самой задаче; автоматические исправления и уведомления не следует считать частью этих дашбордов.
По количеству просрочек можно оценить эффективность сотрудника?
Одного количества недостаточно. Проверьте сложность работ, приоритеты, доступность исходных материалов и фактическую готовность результата.
Подготовьте по одной учебной записи для каждого состояния и сверьте оба дашборда с исходными карточками. Только после этого используйте их для регулярного разбора команды.